HR-Profil hinzufügen oder ändern

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 6 Minuten Lesedauer

    • Mitarbeiter können in ihrem HR-Profil direkt einige Informationen bearbeiten, beispielsweise Notfallkontaktinformationen. Bestimmte Felder dürfen sie jedoch nicht bearbeiten. Wenn Mitarbeiter Informationen ändern möchten, die sie nicht ändern dürfen, müssen sie für diese Änderungen eine allgemeine Anforderung an HR senden.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_hr_core.secure_info_writer, sn_hr_core.basic oder sn_hr_core.manager

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Der HR-Administrator [sn_hr_core.admin] kann konfigurieren, welche HR-Profilfelder ein Mitarbeiter aktualisieren kann. Für Informationen, die ein Mitarbeiter nicht ändern kann, muss eine Change-Anforderung für HR-Beschäftigungsinformationen gestellt werden.
    Hinweis:
    Verwenden Sie die konfigurierbare Allow-Liste, um Felder hinzuzufügen, die Mitarbeiter selbst ändern können. Diese Allow-Liste ist eine Systemeigenschaft, auf die Sie zugreifen können, indem Sie zu wechseln Alle > HR-Verwaltung > Eigenschaften. Die Liste der durch Benutzer bearbeitbaren Felder wird als kommagetrennte Liste angezeigt. Der Eigenschaftsname lautet sn_hr_core.hr_profile_editable_fields.

    So aktualisieren Sie das HR-Profil, wenn Ihnen eine Change-Anforderung für Beschäftigungsinformationen zugewiesen wird:

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR-Profil > HR-Profile.
      Die HR-Profilliste wird geöffnet.
    2. Suchen Sie das vorhandene HR-Profil, das aktualisiert werden soll, indem Sie Benutzer aus dem Suchmenü „HR-Profilliste“ auswählen, den Namen eingeben und die Eingabetaste drücken.

      Sie können auch auf eine Profilnummer klicken, um ein Benutzerprofil zu öffnen.

      Wählen Sie unter HR-Profile die Option Neu aus, und geben Sie den Benutzernamen in das Feld Benutzer im HR-Profilformular „Neuer Datensatz“ ein, um das Profil zu erstellen. Der Benutzername kann nicht geändert werden, nachdem ein HR-Profil gespeichert wurde.

    3. Klicken Sie auf die Profilzahl, um das Benutzerprofil zu öffnen.
      Das Profil wird geöffnet und zeigt die eingegebenen Informationen wie Namen, Manager, Abteilung, Standort und Kontaktfelder aus dem Benutzerdatensatz an.
    4. Füllen Sie das Formular mit zusätzlichen Informationen aus oder aktualisieren Sie es.
      Tabelle : 1. HR-Profilabschnitte und zugehörige Listen
      Abschnitt oder zugehörige Liste Beschreibung
      Nummer Die automatisch zugewiesene Profil-ID-Nummer, die nicht geändert werden kann.
      Anwender Der Benutzer, dem das Profil zugeordnet ist. Klicken Sie auf das Symbol Nachschlagen mit Liste und dann auf Neu, um einen Benutzer zu erstellen.
      Präfix Klicken Sie und wählen Sie den Titel des Benutzers aus.
      Vorname Der Vorname des Benutzers, der aus dem Benutzerdatensatz abgerufen wurde.
      Zweiter Vorname Zweiter Vorname des Benutzers, der aus dem Benutzerdatensatz abgerufen wurde.
      Nachname Nachname des Benutzers, der aus dem Benutzerdatensatz abgerufen wurde.
      Geschlecht Wählen Sie das Geschlecht des Benutzers aus.
      Aktiv Aktivieren Sie dieses Feld, um anzugeben, dass der Benutzer aktuell für Ihr Unternehmen arbeitet.
      Gesetzliche Aufbewahrungspflicht Gibt an, dass das HR-Profil der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt und alle zugehörigen Mitarbeiterdokumente nicht gelöscht werden können.
      • Klicken Sie im Header des Formulars auf die Schaltfläche Gesetzliche Aufbewahrungspflicht hinzufügen.
      • Wählen Sie einen Grund aus.
      • Geben Sie Kommentare ein.
      • Klicken Sie auf OK.

      Wenn Sie die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für ein HR-Profil aufheben möchten, klicken Sie im Header des Formulars auf die Schaltfläche Gesetzliche Aufbewahrungspflicht entfernen.
      Geburtsdatum Klicken Sie auf das Symbol Datum auswählen, und wählen Sie das Geburtsdatum des Benutzers aus.
      Geburtsort Geben Sie den Geburtsort des Benutzers ein.
      Geburtsland Wählen Sie das Land aus, in dem der Benutzer geboren wurde.
      Familienstand Wählen Sie den Familienstand des Benutzers aus.
      Staatsangehörigkeit Geben Sie die Staatsangehörigkeit oder die Nation ein, in der der Benutzer lebt.
      Volkszugehörigkeit Geben Sie die ethnische Gruppe ein, mit der sich der Benutzer identifiziert.
      Bereit zur Rückkehr an den Arbeitsplatz Gibt an, ob der Mitarbeiter zur Rückkehr an den Arbeitsplatz bereit ist. Funktioniert mit Enterprise Employee Experience Packs für Mitarbeiter, die während einer gesundheitlichen Krisensituation von zu Hause aus arbeiten.

      Wenn Sie Ja auswählen, wird der Mitarbeiter in Kampagnen und Lebenszyklus-Events einbezogen, die mit der Rückkehr an den Arbeitsplatz zusammenhängen.

      Wenn Sie Ich bin mir nicht sicher auswählen, wird der Mitarbeiter in manche der Lebenszyklus-Events einbezogen, die mit der Rückkehr an den Arbeitsplatz zusammenhängen. In diesem Fall wird eine HR-Aufgabe ausgelöst, damit die HR-Abteilung die Bedenken des Mitarbeiters prüft.

      Weitere Informationen finden Sie unter Enterprise Employee Experience Pack.
      Rückkehr an den Arbeitsplatz – Datum Funktioniert in Kombination mit dem Feld Bereit zur Rückkehr an den Arbeitsplatz Wählen Sie das Datum aus, zu dem der Mitarbeiter an den Arbeitsplatz zurückkehren möchte.
      Beschäftigungsinformationen

      Informationen, wie beispielsweise Beschäftigungsstatus und Art der Beschäftigung, Personalnummer sowie Start- und Enddaten.
      Beschäftigungsstartdatum Klicken Sie für einzuarbeitende Mitarbeiter auf das Symbol Datum auswählen, und wählen Sie den ersten Tag der Tätigkeit aus.
      Beschäftigungsenddatum Klicken Sie für Offboarding-Mitarbeiter auf das Symbol Datum auswählen, und wählen Sie den letzten Tag der Tätigkeit aus.
      Beschäftigungstyp Wählen Sie die Art der Beschäftigung für den Benutzer aus.
      Probezeit Geben Sie den Zeitraum an, in dem der Benutzer in der Probezeit ist.
      Enddatum für Probezeit Geben Sie das Datum ein, an dem die Probezeit für den Benutzer endet.
      Beurlaubungsstatus Der Status des Mitarbeiters, wenn eine Beurlaubung angefordert wurde. Werte sind:
      • Angefordert
      • Genehmigt
      • Beurlaubung
      • Abgelehnt
      • Abgeschlossen
      • Storniert
      Position Klicken Sie und wählen Sie den Stellentitel für den Benutzer aus.
      Abteilung Wählen Sie die Abteilung des Benutzers aus.
      Manager Wählen Sie den Manager aus, dem der Benutzer unterstellt ist.
      Standort Wählen Sie den Bürostandort des Benutzers aus.
      Ortstyp Wählen Sie den Ortstyp des Benutzers, um den Standort weiter zu definieren.
      Offboarding-Typ Klicken Sie bei Mitarbeiter-Offboarding und wählen Sie die Art der Beschäftigungsbeendigung aus.
      Kündigungsfrist Für Unternehmen, die eine Kündigungsfrist einhalten müssen, bevor ein Mitarbeiter entlassen werden kann. Geben Sie den Zeitraum zwischen Erhalt des Kündigungsschreibens und dem Ende des letzten Arbeitstags ein.
      Personalnummer Geben Sie die Personalnummer des Benutzers ein.
      Sozialversicherungsnummer Geben Sie die Sozialversicherungsnummer des Benutzers ein.
      Hinweis:
      Dieses Feld ist aus Sicherheitsgründen nicht verschlüsselt. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, die Felder Nationale Steuer-ID (verschlüsselt), Typ der nationalen Steuer-ID und „Land der nationalen Steuer-ID“ zu verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter HR-Profil – Verschlüsselte Steueridentifizierungsfelder.
      Nationale Steuer-ID (verschlüsselt) Nationale Steueridentifikationsnummer des Mitarbeiters.
      Hinweis:
      Dieses Feld verwendet die Verschlüsselung Password2 (2-Wege-Verschlüsselung) Key Management Framework (KMF).
      Typ der nationalen Steuer-ID Der Typ der nationalen Steueridentifikationsnummer, die Ihrem Mitarbeiter zugeordnet ist. Folgende Typen sind verfügbar:
      • ITIN: Individuelle Steueridentifikationsnummer
      • SSN: Sozialversicherungsnummer
      • TIN: Steueridentifikationsnummer
      Land der nationalen Steuer-ID Land, das der nationalem Steueridentifikationsnummer des Mitarbeiters zugeordnet ist.

      Sie können den Ländernamen eingeben oder das Vorschlagsymbol ( Vorschlagsymbol) auswählen, um eine Liste der Länder anzuzeigen.
      Kontaktinformationen

      Informationen wie Adresse, Telefonnummer, private E-Mail-Adresse. Einige Feldwerte werden aus dem Onboarding-Formular kopiert.
      Folgende zugehörige Links sind verfügbar:
      Neuen Fall erstellen Klicken, um für das angezeigte HR-Profil einen HR-Fall zu erstellen.
      Mitarbeiter-Organigramm anzeigen Klicken Sie, um das Organigramm des Mitarbeiters anzuzeigen.
      Managerprofil anzeigen Zeigen Sie durch Klicken das HR-Profil des Managers des Mitarbeiters an.
      Die folgenden zugehörigen Listen werden automatisch ausgefüllt.
      Begünstigte Eine Liste der Begünstigten, die mit dem Mitarbeiter verknüpft sind. Klicken Sie auf Neu, um einen Begünstigten zu erstellen.
      Wer ist abgedeckt Eine Liste von Personen, die von den Vorteilen für den Mitarbeiter abgedeckt werden.
      Notfallkontakte

      Eine Liste der Notfallkontakte des Mitarbeiters. Ein Kontakt in der Liste wird als Primärkontakt angegeben, die anderen können als Alternative eingegeben werden.
      Mitarbeiterdokumente Führt alle HR-Mitarbeiterdokumente auf, die mit dem HR-Profil verknüpft sind.
      Hinweis:
      Diese Registerkarte wird nur angezeigt, wenn das Feld Mitarbeiterzugriff im Formular Dokumenttyp aktiviert ist.
      Direkt unterstellte Mitarbeiter Liste der Mitarbeiter, die dem Benutzer direkt unterstellt sind.
      Kollegen Liste der anderen Mitarbeiter, die denselben Manager wie der Benutzer haben.
      Fälle Offene HR-Fälle für den Benutzer.
      Gesetzliche Aufbewahrungspflichten Führt gesetzliche oder rechtliche Aufbewahrungspflichten für mitarbeiterbezogene Dokumente auf.

      Klicken Sie auf Gesetzliche Aufbewahrungspflicht hinzufügen oder Neu, um die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Dokumente hinzuzufügen, die mit dem Mitarbeiter verknüpft sind.
      Mitgliedschaften in Arbeitnehmerverband Listet die mit dem Mitarbeiter verknüpften Gewerkschaftsinformationen auf.

      Wählen Sie Neu, um Gewerkschaftsinformationen für den Mitarbeiter hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Mitgliedschaften in Arbeitnehmerverbänden erstellen.
    5. Klicken Sie auf Absenden, und kehren Sie zur Listenseite HR-Profil zurück, oder klicken Sie auf Speichern, um im Formular HR-Profil zu bleiben.
      Hinweis:
      Einige HR-Profilinformationen, wie z. B. Abteilung, werden zwischen den Benutzer- [sys_user] und HR-Profildatensätzen [hr_profile] synchronisiert. Wenn Informationen in einem Datensatz aktualisiert werden, gelten die Aktualisierungen automatisch auch für den anderen Datensatz.