HR-PDF-Dokumentvorlagen für DocuSign-Vorlagen konfigurieren

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Wenn Sie die DocuSign-Integration verwenden, konfigurieren Sie eine HR-PDF-Dokumentvorlage für jede DocuSign-Vorlage, die Sie für die Signierung zur Verfügung stellen möchten.

    Vorbereitungen

    Erstellen Sie die DocuSign-Vorlage, die Sie für die Signierung über das DocuSign-System verfügbar machen möchten. Weitere Informationen finden Sie im DocuSign eSignature-Benutzerhandbuch. Sie müssen auch Ihre Accounts synchronisieren, um die DocuSign-Vorlage (und alle anderen neuen oder aktualisierten Vorlagen) in das ServiceNow-System zu übertragen. Weitere Informationen finden Sie unter Synchronize Docusign with ServiceNow.

    Hinweis:
    Jeder DocuSign-Vorlage muss ein Dokument zugeordnet sein. Mehrere Dokumente pro Vorlage werden nicht unterstützt.

    Erforderliche Rolle: sn_hr_core.admin

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Sie müssen jedes Signaturfeld in der DocuSign-Vorlage einem entsprechenden Benutzerfeld in einer Tabelle zuordnen. Sie können auch Felder aus der DocuSign-Vorlage den entsprechenden Tabellenfeldern zuordnen, um das Dokument automatisch auszufüllen, wenn es zum Signieren generiert wird.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR-Verwaltung > Dokumentvorlagen.
    2. Klicken Sie auf Neu oder öffnen Sie einen Datensatz.
      Hinweis:
      Wenn Sie einen neuen Datensatz erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie PDF-Dokumentvorlageauswählen.
    3. Legen Sie im Formular „PDF-Dokumentvorlage“ das Feld Vorlagentyp auf DocuSign-Vorlage fest.
      Legen Sie das Feld „Vorlagentyp“ auf „DocuSign-Vorlage“ fest.
    4. Füllen Sie die entsprechenden Felder im Formular aus.
      Tabelle : 1. HR-PDF-Vorlagenformular
      Feld Beschreibung
      Name Name der HR-Dokumentvorlage.
      Tabelle HR-Tabelle, der die HR-Dokumentvorlage zugeordnet ist.
      Dokumenttyp Dokumenttyp, unter dem die HR-Dokumentvorlage kategorisiert ist.
      Aktiv Option zum Aktivieren der HR-Dokumentvorlage zur Verwendung.
      Vorlagentyp Legen Sie den Wert auf DocuSign-Vorlage fest.
      DocuSign-Vorlage Wählen Sie die zu verwendende DocuSign-Vorlage aus.
      Hinweis:
      Sie müssen jedes Mal eine Synchronisierung durchführen, wenn Sie neue oder aktualisierte DocuSign-Vorlagen abrufen müssen. Navigieren Sie zum Synchronisieren zu DocuSign > Accounts und klicken Sie auf den zugehörigen Link Accounts abrufen. Weitere Informationen finden Sie unter Synchronize Docusign with ServiceNow.
      HR-Kriterien Definiert die Bedingungen, die die betreffende Person eines HR-Falls erfüllen muss, damit ein HR-Mitarbeiter in dessen Auftrag auf die HR-Dokumentvorlage zugreifen kann.
      Hinweis:
      Informieren Sie sich beim Definieren von Bedingungen wie der Beachtung der Groß-/Kleinschreibung oder Nullwerten über die API GlideFilter - Scoped, Global.
    5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Header des Formulars, und klicken Sie auf Speichern.
      Das Feld Status der Vorlagenfelder abrufen, der zugehörige Link Vorlagenfelder abrufen und der Abschnitt „PDF-Vorlagenzuordnungen“ werden angezeigt.
    6. Klicken Sie auf den zugehörigen Link Vorlagenfelder abrufen.
      Hinweis:
      Wenn in der DocuSign-Vorlage Änderungen an den Signatur- oder Dokumentfeldern vorgenommen werden, müssen Sie auf den zugehörigen Link Vorlagenfelder abrufen klicken, um diese Änderungen zu synchronisieren. Vorhandene Zuordnungen sind nicht betroffen.
      Klicken Sie auf den zugehörigen Link „Vorlagenfelder abrufen“.
    7. Wenn das Feld Status der Vorlagenfelder abrufen zu Abgeschlossen geändert wird, laden Sie das Formular erneut.
      Hinweis:
      Wenn Sie einen Safari-Browser verwenden, müssen Sie das Formular erneut laden, um den geänderten Status anzuzeigen.
      Im Abschnitt PDF-Vorlagenzuordnungen wird eine Liste der Felder angezeigt, die zugeordnet werden können.
    8. Im Abschnitt PDF-Vorlagenzuordnungen müssen Sie jedes Signaturfeld der DocuSign-Vorlage einem entsprechenden Benutzerfeld in einer Tabelle zuordnen.
      Hinweis:
      Die Konfiguration der Signaturfelder, auch für parallele und serielle Signierung, muss im DocuSign-System abgeschlossen sein. Sie können die Signaturfelder nicht innerhalb der HR-PDF-Dokumentvorlage hinzufügen oder konfigurieren.
      Zuweisung von Tabellenfeldern zu Signaturfeldern in einer DocuSign-Vorlage.
    9. Im Abschnitt PDF-Vorlagenzuordnungen können Sie auch Felder aus der DocuSign-Vorlage den entsprechenden Tabellenfeldern zuordnen, um das Dokument automatisch auszufüllen, wenn es zum Signieren generiert wird.
      Hinweis:
      • Stellen Sie sicher, dass der Datentyp des DocuSign-Felds mit dem des Tabellenfelds übereinstimmt.
      • Die Zuordnung wird für die folgenden DocuSign-Feldtypen nicht unterstützt:
        • Initial
        • Datum der Unterzeichnung
        • Zahlungselement
        • Formel
        • Anhang
        • Hinweis
        • Genehmigen
        • Ablehnen
    10. Klicken Sie auf Aktualisieren.