Konfigurieren Sie ein externes Speichersystem

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Konfigurieren Sie als Vertragskonfigurator ein externes Speichersystem zum Speichern unterzeichneter Vertragsdokumente.

    Vorbereitungen

    Stellen Sie sicher, dass der Administrator Spokes für das externe Speichersystem installiert und eingerichtet hat, das Sie konfigurieren möchten.
    Google Drive Spoke v1.3.0 oder höher
    Weitere Informationen zum Setup und Erstellen des Accounts Google Drive finden Sie unter Einrichten Google Drive Spoke.
    Microsoft OneDrive Spoke v2.1.0 oder höher
    Weitere Informationen zum Setup und Erstellen des Accounts Google Drive finden Sie unter Einrichten Microsoft OneDrive Spoke .

    Erforderliche Rolle: sn_cm_core.contract_config

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Bei der Konfiguration des externen Speichers werden den Benutzern, die der Vertragsanforderung zugeordnet sind, abhängig vom Status der Vertragsanforderung und vom Status des Vertragsdokuments Zugriffsberechtigungen gewährt.

    Die Berechtigungen werden auf Anforderungsebene gewährt. Alle Dokumentordner und Dokumente im Anforderungsordner erben die Berechtigungen vom übergeordneten Ordner.

    Alle Anwenderrollen verfügen automatisch über Leseberechtigung.

    Die Schreibberechtigung wird den folgenden Anwenderrollen gewährt, wenn der Status der Vertragsanforderung „In Arbeit“ oder „Neu“ ist (es sei denn, das Vertragsdokumentstatus lautet ebenfalls „Neu“):
    • Zugewiesen an
    • Zuweisungsgruppenmanager
    • Collaborator

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Kernelemente für Verträge > Vertragsintegrationen > Integrationen.
    2. Erstellen oder ändern Sie die Konfiguration einer externen App.
      • Klicken Sie auf Neu, um die Konfiguration einer externen App zu erstellen.
      • Um eine vorhandene externe App-Konfiguration zu ändern, öffnen Sie die vorhandene externe App-Konfiguration aus der Liste.
    3. Klicken Sie auf der Seite „Vertragsintegrationstyp“ auf den Link Externer Speicher.
    4. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 1. Formular „Externer Speicher“
      Feld Beschreibung
      Name Name der Konfiguration der externen Apps.
      Beschreibung Beschreibung der Konfiguration der externen App.
      Aktiv Option zum Markieren der Konfiguration eines externen Speichers als aktiv.
      Tabelle Tabelle, die zum Speichern der Anforderungsdetails für Ihre Anwendung konfiguriert ist.
      Wenn Ihre Anwendung beispielsweise einen Vertrag für Incidents initiiert, wählen Sie die Tabelle „Incident“ [Incident] aus. Wählen Sie in ähnlicher Weise die Tabelle „Vertrag“ [ast_contract] für das Vertrags-Repository aus.
      Hinweis:
      Wenn Sie eine andere Tabelle auswählen, müssen Sie einen entsprechenden Flow zuordnen.
      Bedingung Filterbedingungen, mit denen bestimmt wird, welche Integrations-App verwendet werden soll.

      Angenommen, Sie haben bereits die Integration des externen Speichers Google Drive eingerichtet und möchten dort nur NDA-Verträge speichern. Sie können die Bedingung wie folgt definieren:

      [Kategorie] [ist] [NDA]. Dann wählen Sie Google Drive aus.

      Ebenso können Sie Bedingungen basierend auf der Region definieren, z. B. [Standort] [ist] [Vereinigte Staaten] und wählen Sie dann Google Drive oder [Standort] [ist] [Indien] und wählen Sie dann Microsoft OneDrive aus, um eine bessere Erkennung zu ermöglichen.
      Ausführungsreihenfolge Reihenfolge, in der ein externes Speichersystem zum Speichern von Vertragsdokumenten verwendet wird. Das System mit dem niedrigeren Wert wird zuerst ausgewählt.
      App Externes Speichersystem wie Google Drive oder Microsoft OneDrive.
      Ordnerstruktur Dateipfad zum Speichern des unterzeichneten Vertragsdokuments im externen Speichersystem.
      Definieren Sie eine Ordnerstruktur mithilfe einer Kombination aus statischem und dynamisch generiertem Text aus den ausgewählten Feldern. Beispiel: Ordnerstruktur Rechtsabteilung/${company}/Verträge/${number}. Dabei gilt:
      • Rechtsabteilung und Verträge sind die statischen Texte.
      • ${company} und ${number} sind die aus der Liste Variablen auswählen ausgewählten Felder.

        Diese Feldvariablen werden beim Speichern eines Dokuments dynamisch durch die Werte im jeweiligen Feld ersetzt.
    5. Speichern Sie die Konfiguration der externen App.
      • Speichern Sie die neue Konfiguration einer externen App, indem Sie auf Absenden klicken.
      • Speichern Sie die Änderungen an der vorhandenen Konfiguration einer externen App, indem Sie auf Aktualisieren klicken.

    Ergebnisse

    Die Konfiguration für das externe Speichersystem kann jetzt zum Speichern von Vertragsdokumenten verwendet werden.
    Hinweis:
    (Optional) Sie können den Datensatz anzeigen, bearbeiten und löschen.