Anforderung für Mitarbeiter zur Bestätigung der Datenschutzeinwilligungsanforderung erstellen.

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  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Erstellen Sie die Anforderung für Ihre Mitarbeiter, vor dem Betreten des Arbeitsplatzes die Datenschutzeinwilligungsanforderung zu beantworten, um die Verwendung ihrer Daten für die Kontaktverfolgung zu erleichtern.

    Vorbereitungen

    • Anforderungen sind in der Anwendung ServiceNow® Mitarbeiter-Bereitschaftsstatus Core verfügbar, die installiert sein muss.
    • Die Anforderung „Datenschutzeinwilligung“ wird mit ServiceNow® Workflow-Studioerstellt. Stellen Sie daher sicher, dass Sie mit den Grundlagen von Flow Designer vertraut sind.

    Erforderliche Rolle: sn_imt_core.admin

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Definieren Sie die Datenschutzeinwilligungsanforderung für Mitarbeiter für die Rückkehr zur Arbeit. Mitarbeiter, die der Verwendung ihrer Daten für die Kontaktnachverfolgung zustimmen, erfüllen die Datenschutzeinwilligungsanforderung und sind berechtigt, an den Arbeitsplatz zurückzukehren. Mitarbeiter, die nicht zustimmen, erfüllen die Datenschutzeinwilligungsanforderung nicht und sind nicht berechtigt, an den Arbeitsplatz zurückzukehren. Weitere Informationen finden Sie unter Antworten Sie auf eine Anforderung einer Datenschutzeinwilligung in Kontaktverfolgung.
    Hinweis:
    Dieses Verfahren beschreibt am Beispiel des Basissystems „Anforderung der Datenschutzeinwilligung“, wie eine Anforderung erstellt wird.

    Prozedur

    1. Erstellen Sie in Workflow-Studio eine Aktion zum Hinzufügen oder Aktualisieren des Anforderungsstatus für einen Mitarbeiter, der auf die Datenschutzeinwilligungsanforderung antwortet.
      1. Erstellen Sie eine Aktion und speichern Sie sie in der Anwendung Mitarbeiter-Bereitschaftsstatus Core.
      2. Erstellen Sie im Abschnitt „Eingaben” der Aktionsgliederung eine Eingabe für den Typ des zu verwendenden Datensatzes, mit dem Sie überprüfen, ob der Mitarbeiter die Anforderung erfüllt.
        Bezeichnung Name Typ Obligatorisch
        Voreinstellung Voreinstellung Zeichenfolge Ja
      3. Fügen Sie der Aktionsgliederung einen Skript-Schritt hinzu.
      4. Wählen Sie im Feld Erforderliche Laufzeit die Option Instanz aus.
      5. Erstellen Sie eine Eingabevariable, indem Sie die für die Aktion erstellte Eingabe als Wert verwenden.

        Mit dieser Variable können Sie die Eingabe für die Aktion in einem Skript verwenden.

        Tabelle : 1. Eingabevariablen
        Name Wert
        Voreinstellung Die Eingabe Voreinstellung, die Sie im Abschnitt „Eingaben“ erstellt haben.
      6. Fügen Sie im Feld Skript ein Skript hinzu, um die Bedingungen zu definieren, unter denen der Anforderungsstatus eines Mitarbeiters cleared oder not_cleared lautet.

        Für die Anforderung der Datenschutzeinwilligung gilt, dass die Anforderung für einen Mitarbeiter den Status not_cleared aufweist, wenn der Mitarbeiter der Datenschutzeinwilligungsanforderung nicht zustimmt und cleared, wenn der Mitarbeiter zustimmt.

        (function execute(inputs, outputs) {
    if (inputs.preferences == "agree") {
        outputs.requirement_status = "cleared";
    } else if (inputs.preferences == "withdraw_consent") {
        outputs.requirement_status = "not_cleared";
    }

})(inputs, outputs);
      7. Erstellen Sie eine Ausgabevariable für den Anforderungsstatus.

        Diese Ausgabevariable definiert die Variable requirement_status, die Sie im Skript verwendet haben.

        Tabelle : 2. Ausgabevariablen
        Bezeichnung Name Typ Obligatorisch Auswahl (Erweiterte Optionen)
        requirement_status requirement_status Auswahl Ja Dropdownliste mit --Keine--
      8. Erstellen Sie im Abschnitt „Ausgaben” der Aktionsgliederung eine Ausgabe für den Anforderungsstatus.

        Wenn Sie diese Ausgabe erstellen, können Sie die Ausgabevariable requirement_status aus dem Skript als Ausgabe verwenden, die von der Aktion zurückgegeben wird.

        Tabelle : 3. Ausgabevariablen
        Bezeichnung Name Typ Obligatorisch Auswahl (Erweiterte Optionen)
        Anforderungsstatus requirement_status Auswahl Nein Dropdownliste mit --Keine--
      9. Weisen Sie der Ausgabe den Wert von requirement_status zu.
        Tabelle : 4. Ausgabevariablen
        Bezeichnung Wert
        Anforderungsstatus Ausgabevariable requirement_status aus dem Skript-Schritt.

        Die Aktion gibt den Wert von requirement_status für den Mitarbeiter (cleared oder not_cleared) als Ausgabe zurück.

      10. Klicken Sie auf Veröffentlichen.
    2. Erstellen Sie eine Datenschutzeinwilligungsanforderung.
      1. Navigieren zu Arbeitsschutzstatus des Mitarbeiters > Health and Safety-Anforderungen.
      2. Klicken Sie auf Neu.
      3. Füllen Sie die Felder im Formular aus.

        Der Abschnitt „Bisherige relevante Datensätze einschließen“ definiert eine Reihe von Datensätzen, die bereits erstellt wurden, aber dennoch den Anforderungs-Flow auslösen sollen. Durch Einbeziehen vorheriger Datensätze wird sichergestellt, dass der Anforderungsstatus von Mitarbeitern, die die Anforderung abgeschlossen haben, bevor sie aktiviert wurde, auf Freigegeben gesetzt wird.

        Tabelle : 5. Formular „Health and Safety-Anforderung“
        Feld Beschreibung
        Name Eindeutiger Name für die Anforderung.
        Anforderungsflow Flow zum Aktualisieren des Anforderungsstatus für Mitarbeiter.

        Lassen Sie dieses Feld leer. Sie kehren zum Anforderungsdatensatz zurück und füllen dieses Feld aus, nachdem Sie den Flow erstellt haben.
        Aktiv Dieses Feld ist schreibgeschützt. Sobald Sie alle Felder für die Anforderung aktualisiert haben, können Sie die Anforderung mithilfe der Schaltfläche Aktivieren aktivieren.
        Standardstatus Der Standardstatus, der Mitarbeitern zugewiesen wird, die keine Aktivität in Bezug auf das Abschließen der Anforderung aufweisen. Die Optionen sind „Freigegeben“ und „Nicht freigegeben“.

        Beispielsweise wird Mitarbeitern, die in der Tabelle „Anwender-Datenschutzerklärung und -einwilligungen“ [sn_imt_tracing_user_privacy_consent] über keinen Datensatz verfügen, der Standardstatus „Not Cleared“ für die Datenschutzeinwilligungsanforderung zugewiesen.
        Verwendungsdauer Option zum Festlegen eines Zeitlimits für die Gültigkeit des Anforderungsstatus.

        Wählen Sie dieses Feld nicht aus, da der Status des Mitarbeiters automatisch aktualisiert wird, wenn der Mitarbeiter auf die Datenschutzeinwilligungsanforderung antwortet.
        Bisherige relevante Datensätze einschließen
        Tabelle Tabelle für die Suche nach zuvor erstellten Datensätzen, die den Anforderungs-Flow auslösen.

        Beispielsweise wird für Datenschutzeinwilligungsanforderungen die Tabelle „Anwender-Datenschutzerklärung und -einwilligungen“ verwendet.
        Bedingung Bedingungen, um die Datensätze aus der Tabelle zu filtern, die den Flow auslösen
      4. Klicken Sie auf Absenden.
    3. Erstellen Sie in Workflow-Studio einen Flow, um den Anforderungsstatus eines Mitarbeiters zu aktualisieren.
      1. Erstellen Sie einen Flow und speichern Sie ihn in der Anwendung Mitarbeiter-Bereitschaftsstatus Core.
      2. Fügen Sie einen Auslöser hinzu, damit der Flow immer dann ausgeführt wird, wenn ein Datensatz, mit dem Sie den Anforderungsstatus überprüfen, erstellt oder aktualisiert wird.

        Beispielsweise wird der Flow für die Datenschutzeinwilligungsanforderung immer dann ausgeführt, wenn ein Datensatz für eine Benutzer-Datenschutzerklärung und -einwilligung erstellt oder aktualisiert wird.

        Tabelle : 6. Wiederholung
        Auslöser Tabelle Bedingung Auslöser ausführen
        Erstellt oder aktualisiert Benutzer-Datenschutzerklärung und -einwilligungen [sn_imt_tracing_user_privacy_consent] [Voreinstellungen] [ändert sich zu] [Ich stimme zu] ODER [Voreinstellungen] [ändert sich zu] [Einwilligung zurückziehen]. Nur wenn derzeit keine Ausführung erfolgt
      3. Fügen Sie dem Flow die von Ihnen erstellte Aktion hinzu, wobei der Datensatz des Auslösers als Eingabe verwendet wird.
        Fügen Sie beispielsweise für die Voreinstellungseingabe den Datensatz „Benutzer-Datenschutzerklärung und -einwilligung“ hinzu, der im Auslöser-Event erstellt oder aktualisiert wurde.
      4. Fügen Sie die in Mitarbeiter-Bereitschaftsstatus Core bereitgestellte Aktion „Benutzeranforderung aktualisieren” in den Flow ein.
        Tabelle : 7. Eingaben für die Benutzeranforderung aktualisieren.
        Benutzer [User] Arbeitsschutzanforderung [Health and Safety Requirement] Anforderungsstatus DateTime für Auslöser
        Feld Benutzer aus dem Auslöser-Datensatz. Beispielsweise das Feld Benutzer aus dem Datensatz „Benutzer-Datenschutzerklärung und -einwilligung“. Die von Ihnen für die Datenschutzeinwilligung erstellte Arbeitsschutzanforderung requirement_status, der von der von Ihnen erstellten Aktion zurückgegeben wird Lassen Sie das Feld leer.
      5. Klicken Sie auf Aktivieren.
    4. Schließen Sie die Arbeitsschutzanforderung ab.
      1. Navigieren zu Arbeitsschutzstatus des Mitarbeiters > Health and Safety-Anforderungen.
      2. Öffnen Sie den Datensatz „Anforderung der Datenschutzeinwilligung“.
      3. Fügen Sie im Feld Anforderungsflow den Flow hinzu, den Sie zum Aktualisieren des Anforderungsstatus für Mitarbeiter erstellt haben.
      4. Klicken Sie auf Aktualisieren.

    Nächste Maßnahme

    Sie müssen die Anforderung aktivieren, bevor Sie verfolgen können, ob die Mitarbeiter sie erfüllen. Anweisungen dazu finden Sie unter Arbeitsschutzanforderung aktivieren..