Utiliser Live Feed pour travailler sur les enregistrements
Un flux d’enregistrements est associé à un enregistrement, tel qu’un incident ou un changement.
Les flux d’enregistrements aident les utilisateurs à collaborer sur les enregistrements en fournissant un endroit où toute personne pouvant accéder à l’enregistrement pour partager des messages et publier des pièces jointes propres à cet enregistrement.
- Suivez les flux d’enregistrements et publiez des messages dans le flux en direct. Ces messages peuvent également être automatiquement conservés dans les champs journaux des commentaires ou des notes de travail des enregistrements.
- Afficher le flux en direct à partir des enregistrements.
- Travaillez sur plusieurs enregistrements à partir de Mon flux.
- Accédez aux fonctions de l’équipe Live Feed, telles que l’envoi d’invitations et l’abonnement aux notifications par e-mail.
Fonctionnement des flux de documents
- Approuve automatiquement l’adhésion pour chaque utilisateur qui peut accéder à l’enregistrement.
- Utilise le numéro d’enregistrement comme nom de groupe.
- Utilise la description brève de l’enregistrement comme description de groupe.
- Gère tous les messages publiés dans l’enregistrement dans un flux en direct (si l’enregistrement dispose d’un champ journal pour les commentaires). Lorsque le groupe est créé, les messages existants sont ajoutés au flux de documents.
- Répertorie le groupe lorsque les utilisateurs sélectionnent Afficher tous les groupes sur leur interface de flux en direct, sauf si l’enregistrement associé au flux de documents a été fermé. Lorsque l’état de l’enregistrement est fermé, le groupe de flux en direct devient inactif et non répertorié.
- Ajoute automatiquement les utilisateurs au groupe de documents lorsqu’ils consultent l’enregistrement.
Création d’un groupe de documents
Lorsqu’un utilisateur suit ou affiche un enregistrement sur un flux en direct, un groupe de flux en direct est automatiquement créé et associé à l’enregistrement (s’il n’en existe pas déjà un). L’utilisateur devient membre du groupe et peut utiliser le flux en direct pour travailler sur l’enregistrement. Si l’utilisateur peut accéder aux notes de travail sur l’enregistrement, il devient également administrateur de groupe.
Un groupe de flux en direct est également créé automatiquement lorsqu’un utilisateur crée un enregistrement sur une table qui utilise des flux de documents, telle que la table Incident. L’utilisateur qui crée l’enregistrement devient l’administrateur du groupe, et tout autre utilisateur qui modifie le même enregistrement rejoint automatiquement le groupe.