Processus Gestion des tâches de communication
Gestion des tâches de communication vous aide à rationaliser le processus en créant des plans de communication désignés pour une communication efficace lors d’un événement. Le plan de communication, avec ses tâches définies, vous aide à vous concentrer sur la résolution du problème actuel au lieu de décider quand envoyer une communication, quelles informations partager et qui informer.
Mode de fonctionnement de Gestion des tâches de communication
Avec Gestion des tâches de communication, vous pouvez prédéfinir un plan de communication pour un événement tel qu’un incident majeur, une maintenance planifiée et une mise en production. Chaque plan implique généralement une série de tâches qui définissent différentes activités de communication et de collaboration ainsi que la fréquence et la méthode de communication. Pour chaque tâche, vous devez spécifier le canal de communication pour contacter les personnes concernées. Vous pouvez également définir des modèles pour les e-mails et les SMS.
Après avoir défini la tâche et le canal de communication, vous pouvez définir les contacts ou l’audience cible à contacter pour chaque tâche.
Une fois qu’un plan de communication est défini, il est associé à la table de tâches appropriée en fonction des conditions définies. Par la suite, les tâches définies dans le plan sont exécutées séquentiellement et les personnes concernées sont contactées comme définies dans le plan. Le plan de communication rend le processus de communication et de collaboration plus fluide et apporte une résolution plus rapide du problème.
Flux Task Communications Management dans Major Incident Management
Supposons que vous souhaitez qu’un plan de communication des incidents soit généré pour un incident majeur de priorité élevée.- En tant que gestionnaire d’incidents majeurs, vous pouvez prédéfinir un plan de communication et les conditions qui régissent sa pièce jointe. Dans ce cas, les conditions sont les suivantes : Priorité = Élevée et État de l’incident majeur = Accepté. Considérez que l’audience cible est constituée des personnes concernées techniques de l’incident et que la définition du plan de communication est nommée Technical Communications.
- La définition de plan peut avoir plusieurs définitions de tâches de communication telles que :
- Initier les communications techniques
- Mise à jour de l’état technique
- Chaque définition de tâche de communication spécifie également le canal de communication et la fréquence de communication (unique ou récurrente).
- Initier les communications techniques utilise l’e-mail comme canal de communication et la fréquence de communication est unique.
- La mise à jour de l’état technique utilise les e-mails et les SMS comme canal de communication et la fréquence de communication est récurrente.
- L’audience cible dans les communications est définie comme les définitions de contact de communication sur la définition du plan. Dans ce cas, considérez les propriétaires de service des éléments de configuration (CI) affectés liés à l’incident comme des personnes concernées par l’technique.
- Lorsqu’un incident remplit ces conditions, un plan de communication des incidents ainsi que ses tâches sont joints à l’enregistrement d’incident.
- En tant que gestionnaire d’incidents majeurs, vous pouvez effectuer efficacement la communication sans délai dans la résolution de l’incident majeur.
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