Gérer les notifications par e-mail dans Gestion des connaissances
Les rappels permettent aux utilisateurs concernés de consulter des articles de la base de connaissances et d’effectuer les tâches qui leur sont associées.
Par défaut, l’application Gestion des connaissances inclut les types de notifications par e-mail suivants :
- Notifications par e-mail pour les tâches de commentaire d’article de la base de connaissances.
- Notifications par e-mail pour les abonnements à la base de connaissances.
- Notifications par e-mail pour le workflow de publication d’approbation d’articles de la base de connaissances.
- Notifications par e-mail pour les tâches de traduction.
- Notifications par e-mail pour les articles de la base de connaissances qui expirent.
- Notifications par e-mail pour les avis sur l’indice de qualité des articles (AQI).
Vous pouvez décider si vous devez recevoir des notifications de connaissances en définissant les préférences de notification. Pour plus d'informations, consultez Définir les préférences de notification de la base de connaissances.
Notifications par e-mail pour les tâches de commentaire d’article de la base de connaissances
Les notifications par e-mail pour les tâches de commentaire sur l’article de la base de connaissances sont disponibles lorsque votre administrateur active le module d’extension Knowledge Management Core (com.glideapp.knowledge).
Le tableau suivant décrit la liste des destinataires des notifications pour les tâches de commentaire d’article de la base de connaissances et les conditions associées lors de l’envoi d’une notification.
| Notification | Condition | Destinataires |
|---|---|---|
| Tâche de commentaire KM : commentée | Un commentaire a été ajouté à une tâche de commentaire de l’utilisateur. | Utilisateur à qui la tâche de commentaire a été affectée |
| Tâche de commentaire KM : créée | Une tâche de commentaire de l’utilisateur a été créée. | Utilisateur à qui la tâche de commentaire a été affectée |
| Tâche de commentaire KM : informations de l’émetteur | Des informations supplémentaires ont été demandées à l’émetteur d’une tâche de commentaire de l’utilisateur. | Utilisateur ayant soumis la tâche de commentaire |
| Tâche de commentaire KM : réaffectée | Une tâche de commentaire de l’utilisateur a été réaffectée. | Utilisateur à qui la tâche de commentaire a été réaffectée |
| Tâche de commentaire KM : résolution acceptée | Une résolution décrite dans une tâche de commentaire d’utilisateur a été acceptée. | Utilisateur à qui la tâche de commentaire a été affectée |
| Tâche de commentaire KM : résolution rejetée | Une résolution décrite dans une tâche de commentaire d’utilisateur a été rejetée. | Utilisateur à qui la tâche de commentaire a été affectée |
| Tâche de commentaire KM : résolue | Une tâche relative aux commentaires de l’utilisateur a été définie comme résolue. | Utilisateur ayant soumis la tâche de commentaire |
Notifications par e-mail pour les abonnements à la base de connaissances
Les notifications par e-mail pour les abonnements à la base de connaissances sont disponibles lorsque votre administrateur active le module d’extension Knowledge Management Core (com.glideapp.knowledge). Pour les notifications associées à des groupes de propriété, votre administrateur doit également activer le module d’extension Knowledge Management Advanced (com.snc.knowledge_advanced).
Le tableau suivant décrit la liste des destinataires des notifications pour les abonnements à la base de connaissances et les conditions associées lors de l’envoi d’une notification.
| Notification | Condition | Destinataires |
|---|---|---|
| Groupe d’abonnements KM : sortie de l’article | Un article de la base de connaissances faisant l’objet d’un abonnement a été extrait |
Remarque : L’utilisateur qui a extrait l’article ne reçoit pas la notification. |
| Groupe d’abonnement KM : article commenté | Un commentaire a été ajouté à un article de la base de connaissances abonné |
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| Abonnement au gestionnaire de clés : article publié | Un article de la base de connaissances a été créé dans une base de connaissances abonnée |
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| Abonnement au gestionnaire de clés : article révisé | Un article de la base de connaissances faisant l’objet d’un abonnement a été modifié |
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| Abonnement au gestionnaire de clés : article révisé dans la base de connaissances abonnée | Un article de la base de connaissances d’une base de connaissances abonnée a été modifié. |
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Notifications par e-mail pour le workflow de publication d’approbation d’articles de la base de connaissances
Les notifications par e-mail pour le workflow de publication d’approbation d’article de la base de connaissances sont disponibles lorsque votre administrateur active le module d’extension Knowledge Management Core (com.glideapp.knowledge).
Le tableau suivant décrit la liste des destinataires des notifications pour le workflow de publication d’approbation d’article de la base de connaissances et les conditions associées lors de l’envoi d’une notification.
| Notification | Condition | Destinataires |
|---|---|---|
| KM : approuver l’article pour publication | Un article de la base de connaissances a été approuvé pour publication avec la fonctionnalité de groupe de propriété désactivée. | Propriétaires et gestionnaires de la base de connaissances |
| Un article de la base de connaissances a été approuvé pour publication avec la fonctionnalité de groupe de propriété activée. | Gestionnaire et membres du groupe de propriété | |
| KM : article approuvé pour publication | La publication d’un article de la base de connaissances a été approuvée. | Utilisateur (auteur ou réviseur) qui a soumis l’article pour approbation |
| KM : article rejeté pour publication | La publication d’un article de la base de connaissances a été rejetée. | Utilisateur (auteur ou réviseur) qui a soumis l’article pour approbation |
Notifications par e-mail pour les tâches de traduction
Les notifications par e-mail pour les tâches de traduction sont disponibles lorsque votre administrateur active le module d’extension Knowledge Management Advanced (com.snc.knowledge_advanced) et le module d’extension I18N : Knowledge Management internationalization Plugin v2 (com.glideapp.knowledge.i18n2). Le module d’extension 18N : Internationalization (com.glide.i18n) active le module d’extension I18N : Knowledge Management Internationalization Plugin v2.
Le tableau suivant décrit la liste des destinataires des notifications pour les tâches de traduction sur les articles de la base de connaissances et les conditions associées lorsqu’une notification est envoyée.
| Notification | Condition | Destinataires |
|---|---|---|
| Tâche de traduction KM : Mes affectations | Une tâche de traduction a été affectée. | Utilisateur à qui la tâche de traduction a été affectée |
| Tâche de traduction KM : fermée | Une tâche de traduction a été fermée après la publication de la version traduite de l’article de la base de connaissances. |
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Notifications par e-mail pour les articles de la base de connaissances qui expirent
Les notifications par e-mail pour les articles de la base de connaissances arrivant à expiration sont disponibles lorsque votre administrateur active le module d’extension Knowledge Management Core (com.glideapp.knowledge) et définit la valeur de la glide.knowman.enable_article_expiry_notification propriété sur vrai. Par défaut, la valeur de la propriété est définie sur faux.
Les articles de la base de connaissances ont une date d’expiration définie à l’aide du champ Date de fin de validité lors de la création de l’article. Les articles n’apparaissent pas dans les résultats de recherche après la date de fin de validité.
Le premier jour de chaque mois, l’application envoie une notification par e-mail à une liste de destinataires autorisés pour leur rappeler les articles dont l’expiration est prévue pour le mois prochain. L’utilisateur peut alors déterminer s’il souhaite étendre la date de fin de validité pour continuer à fournir l’accès à l’article.
- Jusqu’à 10 : la notification par e-mail comprend une liste de liens d’articles affichés sous forme de tableau et classés par ordre croissant selon leur date de fin de validité. Cliquez sur un lien pour ouvrir l’article en Now Platform.
- Plus de 10 : la notification par e-mail comprend un lien Afficher la liste des articles arrivant à expiration , qui, lorsqu’il est consulté, ouvre une liste Now Platform de tous les articles expirant au cours du mois suivant.
Le tableau suivant décrit la liste des destinataires des notifications pour les articles de la base de connaissances expirés et les conditions associées lorsqu’une notification est envoyée.
| Notification | Condition | Destinataires |
|---|---|---|
| KM : avertissement d’expiration de l’article | L’expiration d’un article est prévue pour le mois suivant avec la fonctionnalité de groupe de propriété désactivée. |
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| L’expiration d’un article est prévue pour le mois suivant avec la fonctionnalité de groupe de propriété activée. |
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Notifications par e-mail pour les avis sur l’indice de qualité des articles (AQI)
Les notifications par e-mail pour une révision de l’indice de qualité des articles de la base de connaissances sont disponibles lorsque votre administrateur active le module d’extension Knowledge Management Advanced (com.snc.knowledge_advanced).
Le tableau suivant décrit la liste des destinataires des notifications pour une révision d’AQI (indice de qualité de l’article) sur les articles de la base de connaissances et les conditions associées lors de l’envoi d’une notification.
| Notification | Condition | Destinataires |
|---|---|---|
| KM : AQI sur l’article | Un AQI (indice de qualité de l’article) a été exécuté et soumis sur un article de la base de connaissances avec la fonctionnalité de groupe de propriété désactivée. | Utilisateur (auteur ou réviseur) qui a mis à jour l’article pour la dernière fois |
| KM : AQI de l’article du groupe de propriété | Un AQI a été effectué et soumis sur un article de la base de connaissances avec la fonctionnalité de groupe de propriété activée. |
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