Modifications des versions d’article
La gestion des versions d’article introduit de nouvelles actions qui permettent aux utilisateurs de la base de connaissances de créer et de réviser des versions d’articles existants. Elle introduit également de nouveaux champs et des listes connexes dans le formulaire Connaissances, de nouvelles colonnes dans la liste Connaissances et des mises à jour des rapports du tableau de bord Connaissances.
Actions des nouveaux utilisateurs
Dans le cadre de la création de versions d’article, les utilisateurs peuvent :
- Consultez un article publié et créez une autre version en cliquant sur Valider dans le formulaire de connaissances. Remarque :Seuls l’auteur, le propriétaire de la base de connaissances et les utilisateurs ayant le rôle knowledge_admin peuvent modifier un article ayant l’état Brouillon.
- Rappelez un article qui est en cours de révision ou dont la publication est planifiée en cliquant sur Rappeler dans le formulaire Connaissances.
- Sélectionnez un article précédemment publié à l’état Obsolète et faites-en la version publiée actuelle en cliquant sur Rendre cet article à jourdans l’en-tête du formulaire Connaissances.
Remarque :
Pour modifier un article publié sans avoir à créer une nouvelle version, assurez-vous que la glide.knowman.versioning.enable_minor_edits propriété est activée.
Changements apportés à la liste Connaissances
La fonctionnalité de gestion des versions d’article ajoute les éléments suivants à la liste Connaissances :
- La colonne Version affiche le numéro de version de l’article. La liste Connaissances affiche plusieurs versions d’un article.
- La colonne Workflow inclut le nouvel état Obsolète .
Modifications apportées au formulaire Connaissances
La fonctionnalité de gestion des versions d’article ajoute les éléments suivants au formulaire Connaissances :
- Le champ Version affiche le numéro de version de l’article.
- Le champ Numéro d’affichage affiche une combinaison du numéro d’article et du numéro de version. Par exemple, KB0010004 v1.02. Toutes les références à un article de la base de connaissances utilisent ce numéro d’affichage.
- Le champ Version de base affiche le numéro d’article de la base de connaissances et la version sur laquelle l’article actuel est basé.
- Le champ Révisé par affiche le nom de l’utilisateur qui a extrait un article publié et créé une nouvelle version.
- La liste connexe Versions d’article affiche une liste de toutes les versions d’un article. Dans cette liste, vous pouvez :
- Cliquez sur la version pour afficher une version spécifique d’un article.
- Cliquez sur le lien connexe Afficher l’article pour afficher la vue de la page de l’article.
Remarque :
Si nécessaire, configurez le formulaire pour afficher les champs et la liste connexe.
Changements apportés aux modules de connaissances
La fonctionnalité de gestion des versions d’article introduit les modifications suivantes du module Connaissances :
- Mes articles de la base de connaissances
- Pour un utilisateur de la base de connaissances, ce module comprend des enregistrements pour les articles créés par l’utilisateur ainsi que des enregistrements pour chaque article révisé par l’utilisateur.
- Pour un réviseur de connaissances, ce module comprend des enregistrements pour les articles publiés par l’utilisateur ainsi que des enregistrements pour chaque article révisé par l’utilisateur.
- Mes éléments marqués
- Pour un utilisateur de la base de connaissances, ce module inclut des enregistrements pour chaque révision apportée aux articles créés par l’utilisateur.
- Pour un réviseur de connaissances, ce module inclut des enregistrements pour chaque article révisé par l’utilisateur.
Remarque :
Les utilisateurs qui ont personnalisé ces modules ne voient pas ces changements.
Changements apportés aux rapports du tableau de bord Gestion des connaissances
Les rapports du tableau de bord Vue d’ensemble de Knowledge Management ont été mis à jour pour inclure les changements liés à la gestion des versions des articles lorsque le module d’extension Knowledge Management Advanced est activé.
- Articles marqués au cours des 30 derniers jours
- Articles marqués comme non utiles au cours des 30 derniers jours
- Articles utilisés par mois
- Utilisation de la base de connaissances
- Affichage des bases de connaissances
- Base de connaissances mise à jour au cours des 30 derniers jours
- Connaissances marquées au cours des 30 derniers jours
- Base de connaissances par état de workflow
- Base de connaissances créée par l’auteur
- Base de connaissances créée au cours des 30 derniers jours
- Nouveaux articles de la base de connaissances créés au cours des 30 derniers jours
- Évaluations des connaissances au cours des 30 derniers jours
Informations sur la gestion des versions disponibles dans le portail de services Knowledge Management
Les résultats de recherche dans la base de connaissances affichent le numéro d’article et le numéro de version de chaque article.
Remarque :
Pour afficher le numéro de version de l’article en regard du numéro de l’article dans les résultats de recherche, activez la glide.knowman.search.show_article_number propriété dans la section Propriétés de recherche dans la base de connaissances de la page Propriétés de Gestion des connaissances.
Si vous accédez à un article à partir du système de base ou du portail de services de la base de connaissances à l’aide de l’URL d’un article de la base de connaissances, vous devez également inclure le numéro de version de l’article dans l’URL. Par exemple, pour accéder au KB0000005 article de la base de connaissances, au lieu d’utiliser l’URL https://< nom >/sp ?id=kb_article&sys_id=KB0000005 comme URL, vous devez utiliser https://<nom d’instance>/sp ?id=kb_article&sys_id=KB0000005%20V1.0 .
La page d’affichage d’article affiche une section d’historique des versions pour les articles qui ont été mis à jour. Cette section comprend les numéros de version, la date de mise à jour et le nom de l’auteur ou du réviseur.
- Cliquez sur Dernière version ou sur le numéro de version et l’état actuel pour développer la section Historique des versions.
- Cliquez sur le numéro de version pour ouvrir la version spécifique de l’article.
- Lors de l’affichage d’un article obsolète, un message informe l’utilisateur qu’une version mise à jour plus récente est disponible. Le message inclut un lien vers la dernière version.