Processus d’approbation et de publication de documents
Un réviseur approuve ou rejette le document. Un document peut avoir plusieurs réviseurs. Au cours du processus d’approbation, l’approbateur approuve ou rejette le document. Un document passe par le processus d’approbation après le processus d’examen. Un document est publié à l’issue du processus d’examen et d’approbation.
Un document peut avoir un ou plusieurs réviseurs et aucun approbateur, et vice versa. Vous devez avoir le rôle platform_document_management_admin ou admin pour créer des règles d’approbation et de révision.
- Ajouter des approbateurs et des réviseurs à un document.
- Lancez le workflow d’approbation et de révision pour une version de document.
- Publiez la version approuvée.
- Consultez le flux d’activité du workflow d’approbation et de révision.
Tous les approbateurs et réviseurs ont un accès en lecture aux documents qu’ils approuvent.
Règle de révision d’approbation de document
Examen de document
Si le réviseur rejette le document, l’auteur et le propriétaire en sont informés et la révision est annulée. L’auteur, le propriétaire et le réviseur doivent discuter des modifications à apporter au document. Si le réviseur approuve le document, l’auteur et le propriétaire sont informés que la révision a abouti et le document peut passer à l’étape d’approbation. Si plusieurs réviseurs sont affectés à un document, le premier réviseur à agir dicte ce qu’il advient du document. Par exemple, il y a deux examinateurs, A et B.
Si le réviseur A agit en premier et rejette le document, le processus de révision s’arrête et l’état de révision est défini sur Annulé. Le réviseur B reçoit un e-mail de notification indiquant que la révision a été rejetée et que l’état passe à N’est plus nécessaire. Si le réviseur A agit en premier et approuve le document, le processus de révision s’arrête et le document peut passer à l’étape d’approbation. L’état du réviseur B passe à N’est plus nécessaire.
Approbation de document
Une fois le document révisé, soumettez-le pour approbation. Si le document n’a pas d’approbateur, le processus d’approbation est omis.
Si l’approbateur final approuve le document, l’auteur et le propriétaire en sont informés. Une fois l’approbation finale validée, l’étape du document passe à Prêt pour publication dans la liste Versions du document.
- Séquence 1 : Approbateurs A et B
- Séquence 2 : Approbateurs C et D
- Séquence 3 : Approbateur E
Les séquences se déroulent dans l’ordre chronologique croissant, les approbateurs A et B reçoivent la demande d’approbation en premier (les approbateurs C, D et E ne font pas encore partie du processus). À l’instar du processus de révision, le premier approbateur à agir dans une séquence dicte ce qu’il advient du document. Si l’approbateur A agit en premier et rejette le document, le processus d’approbation s’arrête et l’état est défini sur Annulé. Le statut de l’approbateur B devient N’est plus nécessaire. Si l’approbateur A agit en premier et approuve le document, le processus s’arrête et l’état de l’approbateur B passe à N’est plus nécessaire. Le document passe ensuite à la séquence d’approbation 2. Après qu’au moins un approbateur dans chaque séquence a approuvé le document, l’auteur et le propriétaire sont informés que le document a été approuvé.
Publier un document
Une fois qu’un document a été créé et modifié, la révision peut être soumise pour examen préliminaire et approbation finale. Après approbation finale, le document peut être publié.
Si le processus d’approbation et de publication est répété, la révision publiée est retirée lorsque la nouvelle révision est publiée. Tous les workflows en cours d’exécution sur les révisions précédentes sont annulés lorsque le document est publié.