バーチャル会議リンクを含む予約の作成
オフィスの外にいる従業員がバーチャル会議リンクを使用して予約に参加できるようにします。[代理] で選択された従業員に対して仮想会議リンクが作成されます。
始める前に
必要なロール:sn_wsd_core.workplace_user
手順
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次のいずれかの開始点から [予約を行う] ページに移動します。
ロケーション ステップ アプリケーションナビゲーターから 次のように移動する。 ワークプレイス予約管理 > Portal (ポータル) > 新規予約. Employee Center - 従業員センター (All (すべて) > セルフサービス > 従業員センター)) を開きます。ホームページで、次の場所に移動します: 職場 > すべての職場を参照 をクリックし、[職場サービス] を選択します。
- 予約ポータルを開き、次のいずれかを実行します。
- クリックします 予約 > 予約を行う.
- ホームページで直接 [予約を行う] を選択します。
- 職場サービスカタログから [新規一般予約] を選択します。
- 選択 カタログ > カテゴリ別に参照 > 職場サービスカタログ.注:ポータルに複数のカタログが構成されている場合は、[カタログ] リストに移動し、 職場サービスカタログ.
- 選択 予約管理 > 新規一般予約.
- 選択 カタログ > カテゴリ別に参照 > 職場サービスカタログ.
[予約を行う] ページが新しいタブで開きます。 -
予約する職場アイテムのタイプを選択します。
タイプは、会議室やデスクなどのタブとして表示されます。
- オプション:
予約する予約可能なモジュールを選択したら、[ すべて参照] を選択します。
デフォルトでは、[すべて参照] オプションが選択されます。
-
次の利用可能な基準を使用して、予約する職場アイテムを検索します。
専用ロール (sn_wsd_rsv.bypass_module_validation) を持つスペース計画者および予約計画者 (sn_wsd_rsv.reservation_planner) は、予約可能モジュール構成の特定の設定を無視またはバイパスできます。詳細については、「イベントプランナーがより柔軟に予約を処理できるようにする」を参照してください。
たとえば、専用ロール (sn_wsd_rsv.bypass_module_validation) を持つ予約計画者またはスペース計画者は、予約可能モジュールの次の設定を無視またはバイパスできます。- 未来の最大日数
- 最大発生件数
- 最小期間と最大期間
- 利用可能
- 終日
フォームフィールドに記入します。
表 : 1. 予約フォームを作成する フィールド名 説明 建物 選択した敷地の建物の名前。リストから建物を選択します。例:デモ敷地。 建物名と場所名は、アルファベット順にソートされるか、[建物] テーブルと [地域] テーブルで設定した [順序 ] に従ってソートされます。建物または地域でソート順が設定されている場合、建物名と場所はそれに応じてソートされます。アイテムのソート 順 の値が指定されていない場合、アイテムはリストの一番上に表示され (昇順)、アルファベット順にソートされます。建物名と場所名は、ラベル名に基づいてアルファベット順にソートされます。たとえば、建物 A、建物 B などです。
フロア 予約する建物のフロア。 フロア名はアルファベット順にソートされるか、指定されたソート順に値がソートされます。[フロア] テーブルでソート順を設定できます。アイテムのソート順の値が指定されていない場合、アイテムはリストの一番上に表示され (昇順)、アルファベット順にソートされます。フロア名は、名前とラベルに基づいてアルファベット順にソートされます。
から 注:時間ディレクティブのフィールド (開始、時刻、終了) は、 Now Mobile アプリの MESP (モバイル従業員サービスポータル) でも使用できます。予約の開始日。1 日の予約の場合、[ 開始] フィールドのみが表示され、終了日を入力するオプションは表示されません。 - 開始日が [将来の最大日数] [予約可能モジュール] の値を超えている場合、従業員は日付を選択して予約を作成できません。この値は、アドミニストレーターによって予約可能モジュールで構成されます。詳細については、「予約可能モジュールの構成」を参照してください。
アドミニストレーターによって [未来の最大日数] の値が構成されている場合、最大許容日を過ぎた日付を選択することはできません。カレンダー日付ピッカーの日付は、日付が先すぎると無効になります。
注:[未来の最大日数] の値が構成されていない場合、日付の選択は制限されません。日付の選択は、[最大発生回数] の値に基づいて行われます。詳細については、「予約可能モジュールの構成」を参照してください。 - [ 未来の最大日数 ] の値よりも大きい無効な日付を入力すると、日付は現在の日付にリセットされます。
時間 予約開始時の開始時間。従業員は、ドロップダウンリストを使用するか、フィールドに時間を入力して時間を選択できます。時間インクリメントの値は、アドミニストレーターが設定した値によって異なります。選択可能なデフォルトの予約期間は 30 分です。 予約開始時間と予約終了時間の time_picker_interval_size プロパティは、サービスポータルウィジェットインスタンスを使用して構成されます。開始時間フィールドインクリメントの値は、 time_picker_interval_sizeに設定された値によって異なります。デフォルトの予約時間インクリメント値の期間は 30 分です。詳細については、「https://www.servicenow.com/docs/bundle/xanadu-platform-user-interface/page/build/service-portal/concept/c_ConfigureWidgetInstances.html」を参照してください。
注:過去の日付を選択することはできません。選択した場所の時間は、建物のタイムゾーンによって異なります。理想の 予約の終了日。 [終了日] が [未来の最大日数] の値を超えていると、従業員は日付を選択して予約を作成できません。[未来の最大日数] の値は、[予約可能なモジュール] を予約できる未来の最大日数を指定します。注:1 日予約の場合、終了日を入力するオプションは使用できません。[ 未来の最大日数 ] の値よりも大きい無効な日付を入力すると、日付は現在の日付にリセットされます。
注:[ 未来の最大日数 ] の値が有効になっていない場合、日付の選択は制限されず、予約可能なモジュールで構成された [最大発生回数 ] の値に基づきます。詳細については、「予約可能モジュールの構成」を参照してください。時間 職場アイテムの使用を終了する終了時間。従業員は、ドロップダウンリストを使用するか、フィールドに時刻を入力して、終了時間を選択できます。終了時間インクリメントの値は、アドミニストレーターが設定した値によって異なります。デフォルトの予約終了時間は 30 分です。 予約開始時間と予約終了時間の time_picker_interval_size プロパティは、サービスポータルウィジェットインスタンスを使用して構成されます。[開始時間] フィールドと [終了時間] フィールドのインクリメント値は、 time_picker_interval_sizeに設定された値によって異なります。デフォルトの予約時間インクリメント値の期間は 30 分です。詳細については、「https://www.servicenow.com/docs/bundle/xanadu-platform-user-interface/page/build/service-portal/concept/c_ConfigureWidgetInstances.html」を参照してください。
注:過去の日付を選択することはできません。たとえば、開始時間が 09:00 の場合、この期間より後の終了時間を選択できます。同じ日の 09:00 より前の時間を選択することはできません。選択した場所の時間は、建物のタイムゾーンによって異なります。繰り返し 職場アイテムを繰り返し予約するオプション。予約を繰り返す日数と回数を指定します。 週次予約の場合は、予約する曜日を選択します。[繰り返し] オプションは、アドミニストレーターが設定した構成に基づいて表示されます。また、繰り返し予約の競合が発生する場合、アドミニストレーターが同じように構成されていれば、それらは自動的に解決されます。
[繰り返し発生する競合を自動解決 (Auto-resolve recurring conflicts</uicontrol>] オプションが [予約可能なモジュール] フォームで有効になっています。アプリケーションは、繰り返し発生する予約の競合の自動解決を試みます。詳細については、「繰り返し予約の自動解決」を参照してください。
注:追加サービスの追加オプションは繰り返し予約では利用できません。終日 職場アイテムを終日または 1 日予約するオプション。選択した タイプで職場アドミニストレーターが終日予約設定を有効にしている場合に、このオプションが表示されます。予約の開始時刻と終了時刻は、組織が設定するタイミングによって異なります。[終日] オプションは、[スペース詳細] ページでも使用できます。 注:[終日] オプションの外観は、アドミンの構成によって異なります。選択した タイプに対してアドミニストレーターが終日の予約を必須としている場合、予約は自動的に終日になります。終日の場合は、予約の開始日のみを変更できます。建物を追加 複数の建物にまたがる複数の職場アイテムを予約します。予約の同じ日時でも建物のタイムゾーンが異なる。 注:このオプションは、[ 複数の予約を許可 ] チェックボックスをオンにした場合に使用できます。 予約可能なモジュール > 予約可能モジュールの構成 学習します。詳細については、「複数建物の予約の作成」を参照してください。- アドミニストレーターが予約できる未来の最大日数の制限を設定している場合、アドミニストレーターが設定した日付より後の日を選択することはできません。制限に関する警告が表示されます。
- たとえば、アドミニストレーターが未来の日数を 45 日間に制限している場合、繰り返し予約を行うときに 45 日より後の日付を選択することはできません。[ この日付で終了 ] オプションで使用できる日数は、[ 日次]、[ 週次]、または [月次 ] の選択によって異なります。繰り返し予約に指定された終了日時は、予約の終了日時を示すために使用されます。
表 : 2. [未来の最大日数] の値が 45 日の場合の繰り返し予約 繰り返し 期間 期間中の日数 [日次] を選択 ドロップダウンリストから [期間 (For)] か [まで] を選択します。 [対象] を選択した場合、アプリケーションには [日数] が 1 で、最大 45 日と表示されます。 [期限] の場合、現在の日付と選択したタイムゾーン (ヨーロッパ/パリなど) が表示されます。
[週次] を選択 必要に応じて平日を選択します。この例では、すべての平日が選択されています (月曜日、火曜日など)。 (オプション) [持続] ドロップダウンリストから [期間 (For)] または [まで] を選択することもできます。
[期間] を選択した場合、週数は 1 と表示され、最大 6 週間が表示されます。 [期限] の [この日付で終了] フィールドには、選択したタイムゾーンと、週次の 6 回の繰り返し期間が表示されます。
[月次] を選択 [持続] ドロップダウンリストから [まで] を選択します。 [この日付で終了 (End on this date)] フィールドには、選択したタイムゾーンと月次 2 回の繰り返し期間が表示されます。 - アドミニストレーターが [予約可能] モジュールで将来の日数にそのような制限を設定していない場合は、任意の日付を選択できます。これは、選択して作成できるオカレンスの数によっても異なります。注:[未来の最大日数] 予約可能モジュールで構成された期間を超える日付を選択することはできません。たとえば、[将来の最大日数] の値が 45 の場合、繰り返し予約を行うときにこの期間を超える日付を選択することはできません。[ この日付で終了 ] オプションで使用できる日数は、[ 日次]、[ 週次]、または [月次 ] の選択によって異なります。予約可能なモジュールで 未来の最大日数 の値が構成されていない場合、日付の選択は制限されず、従業員は 最大発生回数 の構成に基づいて日付を選択できます。
-
次の利用可能な基準を使用して、予約する職場アイテムを検索します。
- オプション:
[ 人の近くで参照] を選択して、同僚またはチームメンバーの近くの利用可能なスペースを検索します。
注:このオプションは、[人の近くでの参照を有効にする] 予約可能モジュールプロパティが有効になっている場合にのみ表示されます。詳細については、「予約可能モジュールの構成」を参照してください。
[ 人の近くで参照する最大日数 (Max number of days for browse near a person )] 予約可能モジュールプロパティは、同僚の近くのスペースを最大日数予約するように構成できます。このプロパティのデフォルト値は 7 です。 [人の近くで参照 ] は、予約可能なモジュールで [ 人の近くで参照を有効にする ] オプションが選択されている場合にのみ表示されます。システムは、現在の日付 (1 日目) から [人の近くで参照する最大日数 (Max number of days for browse near a person)] をカウントします。ここで、7 日間には現在の日付 (1 日目) と次の 6 つの利用可能な暦日が含まれます。
詳細については、「予約可能モジュールの構成」を参照してください。
- [誰の近くに座りますか?]:近くのスペースを予約したいユーザーまたは同僚を選択します。
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同僚やチームメンバーの近くの最適なスペースを検索するには、次の詳細を指定します。
注:チームメンバーや同僚の近くで予約する場合は、繰り返し予約を作成できません。
- いずれかの予約日を選択する:予約を行う予約日。 注:同僚にワークプレイスプロファイルがある場合は、[ 人の近くで参照する最大日数 ] で指定されたすべての日付 (日付範囲) が表示されます。ワークプレイスプロファイルがない場合は、該当する場合、同僚またはチームメンバーの利用可能な予約日のみが表示されます。日付を選択した後、利用可能なスペースを予約できます。プライバシーが有効になっている (プライベート) スペースは選択できません。日付は、次の考慮事項に基づいて表示されます。
- [人の近くで参照する最大日数 (Max number of days for browse near a person)] 予約可能モジュールプロパティで指定した最大日数。詳細については、「予約可能モジュールの構成」を参照してください。
- 開始日と終了日:複数日の予約が有効になっている場合は、予約時に同僚の複数日予約の範囲内で日付を選択できます。
たとえば、[ 複数日の最大日数 ] が 10 で、15 日間の予約をしようとすると、検証エラーが表示されます。現在の日付から 10 日以内の予約のみが許可されています。
詳細については、「複数日の予約を作成する」を参照してください。
- 次のいずれかの予約スペースを選択:ワークプレイスプロファイルを持つ同僚またはチームメンバーに対してプライベートとしてマークされていない専用スペースと予約済みスペースを表示するオプション。選択したユーザーまたは同僚にワークプレイスプロファイルがない場合は、利用可能な予約済みスペース (該当する場合) のみが表示されます。 注:同僚に永続的にアサインされたスペースがあり、同じ日に予約がある場合、または複数の予約がある場合は、これらのスペースのいずれかを選択して、同僚の近くを予約できます。
- 開始:予約開始日。選択した建物のタイムゾーンに基づいて時間が表示されます。
- 終了日:予約終了日。選択した建物のタイムゾーンに基づいて時間が表示されます。
- 終日:職場アイテムを終日予約するには、このオプションを選択します。予約の開始日時は、組織が設定した日時によって異なります。選択した職場の場所に対して職場アドミニストレーターが 終日 予約設定を有効にしている場合に、このオプションが表示されます。
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複数日の予約の場合、[ 開始] フィールドと [終了] フィールドには、複数日の予約に指定された日付範囲が表示されます。
- いずれかの予約日を選択する:予約を行う予約日。
- オプション:
エリア内の利用可能なすべてのスペースを表示するには、[ エリアで参照] を選択します。
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次の詳細を指定して、エリア内の最適なスペースを検索します。
- エリア:予約するスペースがある建物内のエリア。
エリアはアルファベット順にソートされるか、[エリア] テーブルで設定した [順序] に従ってソートされます。エリアにソート 順 が設定されている場合、エリアはそれに応じてソートされます。アイテムのソート 順 の値が指定されていない場合、アイテムはリストの一番上に表示され (昇順)、アルファベット順にソートされます。エリア名は、ラベル名に基づいてアルファベット順にソートされます。[順序] のあるアイテムが一覧表示されます。
- 終日:職場アイテムを終日予約するには、このオプションを選択します。予約の開始時刻と終了時刻は、会社が設定するタイミングによって異なります。終了時刻は変更できません。選択した [タイプ] で職場アドミニストレーターが終日予約設定を有効にしている場合に、このオプションが表示されます。
- エリア:予約するスペースがある建物内のエリア。
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次の詳細を指定して、エリア内の最適なスペースを検索します。
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[検索] をクリックします。
検索条件に一致し、予約可能な職場アイテムが表示されます。注:人の近くを参照しているときにプライベートスペースがある場合、それらのスペースは検索結果に表示されません。注:[カードビュー] タブと [スケジュールビュー] タブを切り替えて、職場アイテムの使用可否を確認できます。会社がフロアマップをアップロードしている場合は、Mappedin またはインドアマッピングでフロアマップを表示します。フロアマップの使用方法の詳細については、「ワークプレイススペースマッピング」を参照してください。
- オプション:
職場アイテムをアルファベット順にソートするか、[フィルターを表示] オプションでフィルターを使用してソートします。
職場アイテムをソートして、お気に入りの場所を最初に表示することもできます。オプションを表示するには、従業員センター にアクセスでき、お気に入りの場所を設定している必要があります。最初にお気に入りの場所がアルファベット順に表示され、その後に検索条件に一致する他の場所が表示されます。
注:人の近くのスペースを参照している場合、職場アイテムをアルファベット順またはお気に入りの場所でソートすることはできません。人の近くのスペースは、近接度に基づいて検索されます。 -
次のいずれかのオプションを使用して、予約する職場アイテムを選択します。
- [追加] をクリックします。
- [スケジュールビュー] タブで [追加] をクリックします。
- [マップビュー] で、緑色のスペースを選択し、[追加] を選択します。
- [次へ] を選択します。
-
フォームのフィールドに入力します。
表 : 3. 予約の詳細フォーム フィールド 説明 予約タイトル 会議のタイトル。 すべてのスペース詳細をプライベートに設定 選択したすべてのスペースをプライベートにするオプション。 注:このオプションは、選択したスペースの場所のプライバシー設定に基づいて表示されます。件名を非公開に設定 予約をプライベートとしてマークして、予約タイトルを非表示にするオプション。 バーチャル会議リンクを追加 リモートの従業員が予約に参加できるように、バーチャル会議リンクを生成するオプション。 注:(Microsoft Teams にのみ適用) 2023 年 5 月のストアリリースの時点で、会議リンクを追加すると、カレンダープロバイダーとのイベントの同期中に会議の詳細が取得されます。これは次のユーザーの予約です 他の人の代わりに予約を要求する場合は、その人の名前を選択します。自分のために予約を要求する場合は、このフィールドを空のままにします。 この予約に招待者を追加 注:このセクションは、アドミニストレーターがこの職場の場所に出席者を招待する構成を有効にしている場合にのみ表示されます。同僚を招待 予約に招待する従業員を選択します。 外部訪問者を招待 外部訪問者を招待するオプション。 注:このオプションは、ワークプレイス訪問者管理 アプリケーションをインストールしている場合にのみ表示されます。- 以前に既に登録している訪問者の場合は、次の操作を実行します。
- [前の訪問者] を選択します。
- [以前の訪問者を選択] フィールドで、訪問者を選択します。
訪問者の詳細をプレビューし、必要に応じて詳細を変更することもできます。詳細は、すべての訪問者関連レコードと登録レコードで自動的に更新されます。
- 初めて訪問者を登録する場合は、次の操作を実行します。
- [新しい訪問者を追加] を選択します。
- [訪問者のタイプ] で訪問者のタイプを選択します。
- 訪問者が特別ゲストの場合は、[VIP] を有効にします。
- [名] に訪問者の名前を入力します。
- [姓] に訪問者の姓を入力します。
- [メールアドレス] に、登録の詳細と連絡事項を送信する訪問者のメールアドレスを指定します。
- [電話番号] に訪問者の電話番号を入力します。
- [組織] に訪問者の組織の詳細を入力します。
- [役職] に訪問者の役職を入力します 。
- [プライベートメモ] セクションで、任意の個人情報を指定します。
- [訪問者の設定] フィールドと [通知設定] フィールドで、訪問者の設定を選択します。
- [保存して追加] をクリックして訪問者を追加します。
追加サービスを追加 予約で利用可能な追加サービス。 - 以前に既に登録している訪問者の場合は、次の操作を実行します。
- [予約を送信] をクリックします。
タスクの結果
- Zoom:Zoom 会議リンクが追加された場合、そのリンクは会議への招待を含むメールの [場所] フィールドに表示されます。
- Microsoft Teams:バーチャル会議リンクを使用して予約が作成されると、会議リンクと参加関連の詳細が取得されます。この予約が Microsoft Outlook カレンダーと同期されると、会議リンクと参加関連の詳細がカレンダーイベントの本文に追加されます。同様に、[Teams 会議 (Teams meeting)] トグルボタンを使用して Microsoft Outlook カレンダーで予約が作成されると、会議リンクが取得され、バーチャル会議リンクとして保存されます。注:会議リンクはメールの本文に表示されるため、いずれの場合も会議の詳細を更新または変更する場合は、ワークプレイス予約管理 のみを使用して行う必要があります。予約の同期が実行されると、詳細 (この場合は会議リンクと詳細) は一方向、つまり ワークプレイス予約管理 からカレンダープロバイダー (この場合は Microsoft Teams) でのみ同期されるためです。カレンダープロバイダーから会議の詳細またはメモに既に変更を加えている場合は、同期が実行されると ワークプレイス予約管理 によって上書きされます。
- その他のバーチャル会議プロバイダー: 会議リンクが、会議への招待を含むメールの [場所] フィールドに追加されます。