複数の職場アイテムの予約の作成

  • リリースバージョン: Yokohama
  • 更新日 2025年01月30日
  • 所要時間：6分

    • 1 つの予約で、同じ日時に複数の職場アイテムを予約します。

    始める前に

    必要なロール：sn_wsd_core.workplace_user

    このタスクについて

    自分のため、または他のユーザーの代わりに、複数の職場アイテムを同時に予約します。

    部屋またはデスクを予約する前に、スケジュールビューを使用して、選択したアイテムの使用可否を確認します。職場アイテムで利用可能な標準サービスを確認します。

    注:
    アドミニストレーターまたは予約マネージャーは、URL を使用して手動で開いた予約を編集することはできません。

    手順

    1. 次のいずれかの開始点から [予約を行う] ページに移動します。
      ロケーションステップ
      アプリケーションナビゲーターから 次のように移動する。 ワークプレイス予約管理 > Portal (ポータル) > 新規予約.
      移行元：ワークプレイスサービスポータル
      1. 次のように移動する。 ワークプレイスコア > 職場サービスポータル > ワークプレイスサービスポータルホーム.
        注:
        従業員センター から要求を出すこともできます。ホームページで、次の場所に移動します: 職場 > すべての職場を参照 をクリックし、[職場サービス] を選択します。
      2. 予約ポータルを開き、次のいずれかを実行します。
        • クリックします 予約 > 予約を行う.
        • ホームページで直接 [予約を行う] を選択します。
        • 職場サービスカタログから [新規一般予約] を選択します。
          1. 選択 カタログ > カテゴリ別に参照 > 職場サービスカタログ.
            注:
            ポータルに複数のカタログが構成されている場合は、[カタログ] リストに移動し、 職場サービスカタログ.
          2. 選択 予約管理 > 新規一般予約.
      [予約を行う] ページが新しいタブで開きます。
    2. [デスク]、[会議室]、[駐車場] などの職場アイテムのタイプを選択します。
    3. [検索] を選択します。
      検索条件に一致する利用可能な職場アイテムが表示されます。
      注:
      人の近くを参照しているときにプライベートスペースがある場合、それらのスペースは検索結果に表示されません。
      注:
      [カードビュー] タブと [スケジュールビュー] タブを切り替えて、職場アイテムの使用可否を確認できます。組織でインドアマッピングや Mappedin などのインドアマッププロバイダーを使用している場合は、 マップビュー を使用してインタラクティブな場所とウェイファインディングを職場に提供します。インドアマッピングは WSD を備えた組み込みマッププロバイダーであり、Mappedin は WSD と統合されたサードパーティのマッププロバイダーです。DXF マップはサポートされていません。
    4. オプション: 職場アイテムをアルファベット順にソートするか、[フィルターを表示] オプションでフィルターを使用してソートします。

      職場アイテムをソートして、お気に入りの場所を最初に表示することもできます。オプションを表示するには、従業員センター にアクセスでき、お気に入りの場所を設定している必要があります。最初にお気に入りの場所がアルファベット順に表示され、その後に検索条件に一致する他の場所が表示されます。

    5. 次のいずれかのオプションを使用して、予約する職場アイテムを選択します。
      • [追加] をクリックします。
      • [スケジュールビュー] タブを選択した場合は、[追加] をクリックします。
      • [マップビュー] タブを選択した場合は、緑色のスペースを選択し、[追加] をクリックします。
    6. [次へ] を選択します。
    7. フォームのフィールドに入力します。
      表 : 1. 予約の詳細フォーム
      フィールド 説明
      予約タイトル 会議のタイトル。
      すべてのスペース詳細をプライベートに設定 選択したすべてのスペースをプライベートにするオプション。
      注:
      このオプションは、選択したスペースの場所のプライバシー設定に基づいて表示されます。
      件名を非公開に設定 予約の件名をプライベートとしてマークするオプション。
      これらのアイテムを同じユーザー用にまとめて予約する (Reserve these items together for the same person) 同じユーザーのすべての職場を予約するには、このオプションを選択します。
      これは次のユーザーの予約です 他の人の代わりに予約を要求する場合は、その人の名前を選択します。自分のために予約を要求する場合は、このフィールドを空のままにします。
      出席者の数 会議に出席することが予定されている人数。
      この予約に招待者を追加
      注:
      このセクションは、アドミニストレーターがこの職場の場所に出席者を招待する構成を有効にしている場合にのみ表示されます。[出席者数 (Number for attendees)] オプションが表示されている場合、このオプションは表示されません。
      同僚を招待 予約に招待する従業員を選択します。
      外部訪問者を招待 外部訪問者を招待するオプション。
      注:
      このオプションは、ワークプレイス訪問者管理 アプリケーションをインストールしている場合にのみ表示されます。
      • 以前に既に登録している訪問者の場合は、次の操作を実行します。
        1. [前の訪問者] を選択します。
        2. [以前の訪問者を選択] フィールドで、訪問者を選択します。

          訪問者の詳細をプレビューし、必要に応じて詳細を変更することもできます。詳細は、すべての訪問者関連レコードと登録レコードで自動的に更新されます。

      • 初めて訪問者を登録する場合は、次の操作を実行します。
        1. [新しい訪問者を追加] を選択します。
        2. [訪問者のタイプ] で訪問者のタイプを選択します。
        3. 特別ゲストの場合は、[VIP] を有効にします。
        4. [名] に訪問者の名前を入力します。
        5. [姓] に訪問者の姓を入力します。
        6. [メールアドレス] に、登録の詳細と連絡事項を送信する訪問者のメールアドレスを指定します。
        7. [電話番号] に訪問者の電話番号を入力します。
        8. [組織] に訪問者の組織の詳細を入力します。
        9. [役職] に訪問者の役職を入力します 。
        10. [プライベートメモ] セクションで、任意の個人情報を指定します。
        11. [訪問者の設定] フィールドと [通知設定] フィールドで、訪問者の設定を選択します。
        12. [保存して追加] をクリックして訪問者を追加します。
      感度 会議の性質。機密性のある会議を開催する場合は、[プライベート] を選択します。
      注:
      会議を [プライベート] としてマークすると、[予約タイトル] は他のユーザーに対して非表示になり、[** プライベート ** (** private **)] と表示されます。タイトルは、自分またはこの会議を要求した人だけが見ることができます。
    8. [予約を送信] をクリックします。

    タスクの結果

    アイテムが承認を必要としない場合、選択した職場アイテムは予約されます。要求のステータスが [確認済み] に更新されます。

    いずれかのアイテムの承認が必要な場合、要求は承認者に送信されます。要求のステータスが [承認待ち] に更新されます。

    次のタスク

    • 予約を表示、編集、またはキャンセルするには、「予約の共有、変更またはキャンセル」を参照してください。
    • 予約の招待者を表示、追加、または削除するには、次の操作を実行します。
      1. [予約概要] ページで [招待者] タブを選択します。
      2. 招待者の場所を変更するには、次の操作を実行します。
        1. 招待者の横にあるチェックボックスをオンにします。
        2. 選択 Actions (アクション) > アサイン先.

          招待者の詳細の横にあるアクションアイコン (アクションアイコン) を選択することもできます。

        3. [新しい場所のアサイン] フィールドで、招待者の移動先の場所を選択します。
        4. [更新を送信] をクリックします。

          予約の変更に関するメールが招待者に送信されます。

      3. 招待者を追加または削除するには、次の操作を実行します。
        1. [予約概要] ページで、次を選択します Actions (アクション) > 予約の詳細を変更.
        2. [予約の詳細] ページで、[この予約に招待者を追加] セクションに移動します。
        3. 招待者を追加するには、検索リストから招待者の名前を選択します。
        4. 招待者を削除するには、招待者の名前の近くにある削除アイコン (削除アイコン) をクリックします。
        5. [予約の詳細を更新する] をクリックします。

        招待者を追加した場合は、予約の詳細が記載されたメールが招待者に送信されます。招待者を削除した場合は、予約がキャンセルされたことを通知するメールが送信されます。