面談管理

  • リリースバージョン: Yokohama
  • 更新日 2025年01月30日
  • 所要時間：17分

    • 面談管理を使用してテンプレートを作成し、一貫性のある効率的な方法での質問、回答、メモのキャプチャ、Microsoft Outlook とのスケジュールの同期、および面談のより適切な計画や追跡を行います。

    インタビューテンプレートの設定

    エージェントが適切な情報を迅速かつ一貫して正確に取得できるように、 HR サービスデリバリ (HRSD) インタビューテンプレートを設定します。

    admin ロールを持っている場合は、Now Platform のインタビューテンプレート プラグイン (com.sn_interview_templates) を有効にします。詳細については、「インタビューテンプレートの有効化」を参照してください。
    • インタビュー質問テンプレートを作成します。
    • インタビューテンプレートタグを作成します。タグは、インタビュー質問テンプレートをフィルタリングするのに役立つため、面談で使用する関連質問を簡単に参照できます。たとえば、エージェントは、話し相手や具体的な申し立て内容に応じて、さまざまな質問をします。テンプレートタグは、エージェントが適切なインタビューテンプレートを見つけるのに役立ちます。
    表 : 1. インストールされるロール
    ロール 説明 ロールを含む
    インタビュー質問テンプレートアドミン [sn_interview_temp.admin] インタビュー質問テンプレート、テンプレートタグ、および 労務 (ER) プロパティへのアクセス、読み込み、作成、および編集ができます。 sn_interview_temp.reader、sn_interview_temp.writer
    インタビュー質問テンプレートライター [sn_interview_temp.writer] インタビュー質問テンプレートおよびテンプレートタグへのアクセス、読み込み、作成、および編集ができます。 sn_interview_temp.reader
    インタビューテンプレートリーダー [sn_interview_temp.reader] インタビュー質問テンプレートおよびテンプレートタグへのアクセスおよび読み込みができます。 適用外

    システムプロパティ

    sn_interview_temp.filter_attr_allowed_tables システムプロパティによって、インタビュー質問テンプレートのインタビューテンプレートタグを作成できるテーブルが決まります。

    複数のテーブルを入力する場合は、テーブル名をカンマ (,) で区切りますが、テーブル間にスペースは入れません。

    インタビュー質問テンプレートのシステムプロパティ

    テンプレートタグ

    テンプレートタグは、インタビューテンプレートを整理する方法であり、正しいテンプレートを検索するときにインタビューテンプレートをフィルタリングする方法でもあります。テンプレートタグを使用すると、関連質問を簡単かつ迅速に見つけることができます。

    従来の UI から [質問] ボタンを選択すると、すべてのインタビューテンプレートが表示されます。テンプレートタグは、表示される各インタビューテンプレートの下部に表示されます。

    HR サービスデリバリ (HRSD) エージェントワークスペース では、テンプレートタグが下部に表示されます。

    作成できるテンプレートタグには次の 2 種類があります。
    • 参照：次のテーブルのフィールドを使用して参照タグを作成します。
      • 申し立てサブタイプ [sn_hr_er_allegation_subtype]
      • 申し立てタイプ [sn_hr_er_allegation_type]
      • HR サービス [sn_hr_core_service]
    • カスタム：独自のインタビューテンプレート構成を作成します。例：
      • [顧客カテゴリ (Customer category)] = [関係者タイプ (Involved party type)]
      • カスタムタグ：
        • 申立人
        • 申し立ての対象
        • 証人
        [インタビュー質問テンプレート] タグ
      [関係者タイプ (Involved party type)] は組織のトップレベルのカテゴリになり、タグを使用して面談対象者のタイプを整理します。

    インタビューテンプレートの有効化

    admin ロールを持っている場合は、Now Platform の インタビューテンプレートプラグイン (com.sn_interview_templates) を有効化できます。

    始める前に

    必要なロール：admin

    手順

    1. 次のように移動する。 All (すべて) > システムアプリケーション > 利用可能なすべてのアプリケーション > All (すべて).
    2. フィルター基準と検索バーを使用して、インタビューテンプレートプラグイン (com.sn_interview_templates) を検索します。

      名前または ID でプラグインを検索できます。プラグインが見つからない場合は、ServiceNow 担当者から要求する必要があります。

    3. [インストール] を選択して、インストールプロセスを開始します。
      注:
      ドメインセパレーションと代理アドミンがインスタンスで有効になっている場合、管理ユーザーはグローバルドメインに含まれている必要があります。それ以外の場合、次のエラーが表示されます： 「別の操作が実行されているため、アプリケーションのインストールは利用できません： <プラグイン名> のプラグインの有効化 (Application installation is unavailable because another operation is running: Plugin Activation for <plugin name>)」
      インストールが完了するとメッセージが表示されます。プラグインとともにインストールされるコンポーネントの詳細については、「 アプリケーションとともにインストールされているコンポーネントの検索」を参照してください。

    インタビュー質問テンプレートの作成

    インタビュー質問テンプレートを使用すると、エージェントは、一貫した効率的な方法で面談から回答を取り込むことができます。

    始める前に

    必要なロール：sn_interview_temp.admin

    手順

    1. 次のように移動する。 All (すべて) > ER 活動 > 面談質問テンプレート.
    2. [新規] または既存のインタビュー質問テンプレートを選択します。
    3. フォームに入力するか、編集します。
      フィールド値
      アクティブ インタビュー質問テンプレートを有効にして利用できるようにするオプション。
      名前 インタビュー質問テンプレートを識別する名前。
      アプリケーション インタビュー質問テンプレートが属するアプリケーション。
      注:
      表示されるアプリケーションは、現在のアプリケーションスコープに依存します。詳細については、「アプリケーションスコープ」を参照してください。
      テーブル インタビュー質問テンプレートが関連付けられているテーブルの名前。
      注:
      ER 面談レコードのインタビュー質問テンプレートのみを表示するには、面談 (sn_er_interview) テーブルを選択します。このフィールドを空白のままにすると、インタビューテンプレートはグローバルに利用できます (インタビューテンプレートを使用するように設定されているどのテーブルにもアクセスできます)。現在、ベースシステムでは、労務 (ER) 面談のみがアクセスできるように設定されています。
      質問テンプレートの本文 (Question template body) 面談のタイプに関連する質問のリスト。

      インタビュー質問テンプレートはリッチテキストをサポートしています。
    4. [保存] を選択します。
      [テンプレートタグ] 関連リストが表示されます。インタビューテンプレートをフィルタリングするには、インタビューテンプレートをテンプレートタグに関連付ける必要があります。
      注:
      [テンプレートタグ] の詳細については、「インタビューテンプレートタグの作成」を参照してください。

    インタビューテンプレートタグの作成

    事前定義された属性でインタビュー質問テンプレートをフィルタリングするために使用できるテンプレートタグを作成します。テンプレートタグを使用すると、関連質問を簡単かつ迅速に見つけることができます。

    始める前に

    必要なロール：sn_interview_temp.admin

    インタビューテンプレートタグは、テンプレートを参照または検索する方法として、エージェントのフィルタリングインタラクションを促進します。

    手順

    1. 次のように移動する。 All (すべて) > インタビューテンプレート > テンプレートタグ.
    2. [New (新規)] を選択します。
    3. フォームに入力します。
      表 : 2. [テンプレートタグ] フォーム
      フィールド 説明
      タグタイプ 作成しているタグのカテゴリ。以下から選択可能です。
      • 参照：特定のテーブルに関連するタグを作成する場合に選択します。表示されるテーブルは、sn_interview_temp.filter_attr_allowed_tables システムプロパティのエントリによって異なります。詳細については、「インタビューテンプレートの設定」を参照してください。
        注:
        インタビュー質問テンプレートを使用するアプリケーションが複数ある場合、[参照] を使用すると、インタビュー質問テンプレートを個別に保持できます。タグをテーブルに関連付けると、ユーザーがインタビュー質問テンプレートをすばやく簡単にフィルタリングできるようになります。
      • カスタム：カスタムカテゴリによって参照される、自由形式テキストのタグを作成する場合に選択します。
      テーブル インタビューテンプレートタグに関連付けられたテーブル。選択するタグは、選択したテーブルからのものです。
      次のいずれかのテーブルを関連付けることができます。
      • 申し立てサブタイプ [sn_hr_er_allegation_subtype]
      • 申し立てタイプ [sn_hr_er_allegation_type]
      • HR サービス [sn_hr_core_service]

      このフィールドは、[タグタイプ] フィールドで [参照] が選択された場合にのみ表示されます。
      カスタムカテゴリ (Custom category) カスタムタグが属するカテゴリ。

      作成する前に、構造を詳細に把握してください。タグとカテゴリを明確に整理することで、特定の質問をすばやく検索できます。

      このフィールドは、[タグタイプ] リストから [カスタム] を選択した場合にのみ表示されます。
      カスタムタグ (Custom tag) 質問のインタビューテンプレートに関連付けるタグ。

      カスタムカテゴリに関連付けられたカスタムタグを入力して、最上位にカスタムカテゴリがあり、その下にタグがある階層を作成します。

      例：
      • [顧客カテゴリ (Customer category)] = [関係者タイプ (Involved party type)]
      • カスタムタグ：
        • 証人
        • 申立人
        • 申し立ての対象
      [関係者タイプ (Involved party type)] は組織のトップレベルのカテゴリになり、タグを使用して面談対象者のタイプを整理します。
      アプリケーション 現在使用しており、インタビューテンプレートタグに関連付けられている、アプリケーションスコープ。
      ドメイン 現在のスコープが関連付けられているドメイン。このフィールドは、複数のドメインを使用する顧客に適用されます。詳細については、「ドメインセパレーションとHR サービスデリバリ」を参照してください。
    4. [保存] または [送信] を選択します。

    面談管理の使用

    コア UI または HR サービスデリバリ (HRSD) エージェントワークスペース を使用して、面談をスケジュール設定してドキュメント化したり、面談テンプレートを使用したりできます。

    面談のレコードの作成は、労務 (ER) 調査の重要な部分です。

    面談のスケジューリング：面談をスケジュール設定する方法は 2 つあります。

    面談のスケジューリング

    デフォルトの ServiceNow® カレンダーを使用するか Microsoft Exchange と統合して、労務 (ER) ケースに関連する面談をスケジュール設定できます。

    従来の UI を使用した HR サービスデリバリ (HRSD) 労務 (ER) の面談のスケジュール設定

    面談の文書化は、ER ケースにとって非常に重要です。[面談] フォームを使用して、ER ケースのメモを取り、重要な詳細を取得します。

    始める前に

    必要なロール：sn_hr_er.case_writer

    手順

    1. 次のように移動する。 All (すべて) > ER 活動 > ケース.
    2. ER ケースを選択します。
    3. 下にスクロールして、関連リストの [面談] タブを選択します。
    4. [新規] を選択します。
    5. フォームに入力します。
      表 : 3. 面談
      フィールド 説明
      番号 面談レコードを識別する番号。面談番号は自動的に割り当てられます。
      HR ケース 面談に関連付けられた HR ER ケース番号。
      注:
      労務 (ER) から面談にアクセスする場合は、面談を関連付ける HR ケースを選択する必要があります。
      面接を受ける人 面談を受ける人の名前。

      [リストから参照] アイコン [リストから参照] アイコン をクリックし、面談を受ける人を検索します。名前が表示されない場合は、[新規] を選択して関係者を作成できます。詳細については、「従来の UI または エージェントワークスペース での HR サービスデリバリ (HRSD) 労務 (ER) の関係者レコードの作成」を参照してください。
      面接者 面談を行った人の名前。
      面接者のロックを解除アイコン 面接者のロックを解除アイコン をクリックし、面談を実施する人の名前を検索します。
      注:
      sn_interview_temp.writer ロールを持つメンバー、または 労務 (ER) スキルを持つグループに属するメンバーのみ。

      オプションで、各面接者のメールアドレスを入力することもできます。
      外部の出席者 社外の人が面談に出席したことを示します。
      外部招待メール 面談に出席する外部の人のメールアドレス。
      メソッドのスケジュール 面接をスケジュールするために使用する方法。

      会社が手動のスケジューリング方法のみを使用している場合は、[手動入力] が表示され、編集できません。

      会社が Microsoft Outlook カレンダーとの統合を使用してスケジュール設定している場合は、[カレンダー (Calender)] が表示されます。詳細については、「面談管理の使用」を参照してください。
      開始日 面談の日付と開始時刻。
      終了日 面談の日付と終了時刻。
      他の関係者 面談レコードの一部として使用する他のユーザー。

      自分を追加するには [自分を追加] アイコン [自分を追加] アイコン をクリックし、自分または他のユーザーを追加するには [他の関係者をロック解除 (Unlock additional parties)] アイコン [他の関係者をロック解除 (Unlock additional parties)] アイコン をクリックします。

      オプションで、各面接者のメールアドレスを入力することもできます。
      外部 URL 面談に関連する URL。たとえば、会社が HR サービスデリバリ (HRSD) とは異なるシステムまたは外部システムで面談メモを管理している場合は、その URL を入力してリンクと一貫性を維持できます。
      面接日 面談が行われた日付。面談が終了した後に表示されます。
      作成者 面談招待レコードを作成したユーザー。
      インタービューメモ 面談のメモ、またはインタビュー質問テンプレートの質問に対する回答を入力できます。
    6. 右上隅にある [質問] ボタンを選択して表示し、インタビューテンプレートから質問を選択します。
      インタビューテンプレートによって、面談を実施する際の一貫性と効率性が保証されます。詳細については、「インタビュー質問テンプレートの作成」を参照してください。
    7. インタビューテンプレートが表示された場合は、それを選択し、[クリップボードにコピー] または [メモに挿入 (Insert to notes)] を選択できます。
      注:
      [クリップボードにコピー] では、インタビューテンプレートから質問がコピーされ、外部ドキュメントに貼り付けることができます。[メモに挿入 (Insert to notes)] では、すべての質問が [面談のメモ (Interview notes)] フィールドにコピーされます。
    8. [保存] または [送信] を選択します。
      [保存] を選択すると、[証拠 (Evidence)] 関連リストが表示されます。詳細については、「労務 (ER) のエビデンス管理」を参照してください。

    エージェントワークスペース を使用した HR サービスデリバリ (HRSD) 労務 (ER) の面談のスケジュール設定

    HR サービスデリバリ (HRSD) エージェントワークスペース を使用して、面談のレコードをキャプチャします。

    始める前に

    必要なロール：sn_hr_er.case_writer

    手順

    1. 次のように移動する。 All (すべて) > HR ケース管理 > HR エージェントワークスペース.
    2. [リスト] アイコン ([リスト] アイコン) を選択します。
    3. [その他 (Other)] を選択します。
    4. [労務 (ER) ケース] を選択します。
    5. ER ケースを選択します。
    6. [ケースタイムライン] の下に並んでいるタブから [その他] を選択します。
    7. [面談] を選択します。
    8. [新規] を選択します。
    9. フォームに入力します。
      表 : 4. [新規面談を作成 (Create new interview)] フォーム
      フィールド 説明
      番号 面談レコードを識別する番号。面談番号は自動的に割り当てられます。
      HR ケース 面談に関連付けられた HR ER ケース番号。
      注:
      労務 (ER) から面談にアクセスする場合は、面談を関連付ける HR ケースを選択する必要があります。
      面接を受ける人 面談を受ける人の名前。

      [リストから参照] アイコン [リストから参照] アイコン をクリックし、面談を受ける人を検索します。名前が表示されない場合は、関係者を作成できます。詳細については、「従来の UI または エージェントワークスペース での HR サービスデリバリ (HRSD) 労務 (ER) の関係者レコードの作成」を参照してください。
      面接者 面談を行った人の名前。
      フィールド内をクリックすると、選択可能な名前のリストが表示されます。
      注:
      sn_interview_temp.writer ロールを持つメンバー、または 労務 (ER) スキルを持つグループに属するメンバーのみ。
      外部の出席者 外部の出席者を面談レコードに追加することを示します。
      外部招待メール 外部の出席者のメールアドレス。
      [外部の出席者 (External attendees)] の選択肢を選択した場合にのみ表示されます。
      注:
      各メールアドレスはカンマで区切ります。
      メソッドのスケジュール 面接をスケジュールするために使用する方法。

      [手動入力] を選択して、面談の開始日時と終了日時を選択します。

      会社が Microsoft Outlook カレンダーとの統合を使用してスケジュール設定している場合は、[カレンダー (Calender)] を選択します。会社の Outlook カレンダーと同期するインターフェイスで面接をスケジュール設定できます。詳細については、「面談管理の使用」を参照してください。
      開始日 面談の開始日時。

      カレンダーを表示アイコン (カレンダーを表示アイコン) を選択し、面談を開始する日時を選択します。
      終了日 面談の終了日時。

      カレンダーを表示アイコン (カレンダーを表示アイコン) を選択し、面談を終了する日時を選択します。
      他の関係者 面談レコードの一部として使用する他のユーザー。

      フィールド内をクリックすると、名前のリストが表示されます。

      オプションで、各面接者のメールアドレスを入力することもできます。
      注:
      これらの名前は以下から取得されます。
      外部 URL 面談に関連する URL。
      作成者 面談レコードの作成者のユーザー名。
      インタービューメモ 面談のメモ、またはインタビュー質問テンプレートの質問に対する回答を入力できます。

      コンテキストサイドバーで、インタビューテンプレート アイコン (インタビューテンプレートアイコン) を選択して、インタビュー質問テンプレートを検索します。

      HR エージェントワークスペース - インタビューテンプレート

      インタビューテンプレートには、面談に使用できる質問が用意されています。テンプレートから質問を [面談のメモ (Interview notes)] フィールドに挿入することも、クリップボードにコピーして外部ドキュメントに挿入することもできます。

      HR エージェントワークスペース - インタビューテンプレート

      インタビューテンプレートアイコン を選択して、[メモに挿入] または [クリップボードにコピー] の選択肢を表示します。

      インタビューテンプレートによって、面談を実施する際の一貫性と効率性が保証されます。詳細については、「インタビュー質問テンプレートの作成」を参照してください。
    10. [保存] を選択します。