従業員ドキュメント管理の一括インポート

  • リリースバージョン: Yokohama
  • 更新日 2025年01月30日
  • 所要時間：7分

    • 従業員ドキュメント管理の一括インポート機能を使用して、外部のサードパーティ製のクラウドベースのストレージ、またはローカルネットワークディレクトリーから、従業員ドキュメント管理へ従業員ドキュメントをコピーできます。従業員ドキュメントがHR サービスデリバリ (HRSD)にあれば、管理が効率的かつ簡単になります。

    注:
    • 従業員ドキュメント管理の ステージローカルファイル ワークフローを使用して、MID サーバー経由で SSH プロトコルを使用してファイルをインポートできます。
    • ローカルファイルのステージングワークフローは、オーケストレーションプラグイン (com.snc.runbook_automation) をインストールしている場合にのみ使用できます。このワークフローの SSH 関連アクティビティは、オーケストレーションプラグインの一部としてのみ利用できます。

    現在、HR サービスデリバリ (HRSD)の外部に従業員ドキュメントを格納している場合は、これらのドキュメントを統合することができ、また社員の在職期間中、ドキュメントを維持することができます。

    現在のドキュメントリポジトリ

    現在従業員ドキュメントを格納している場所によって、一括インポートの設定が決まります。従業員ドキュメント管理一括インポート機能は、以下との統合を提供します。
    • ローカルドキュメントストレージソリューション。
    • サードパーティ製のクラウドベースのドキュメントストレージソリューション

    ローカルドキュメントストレージの設定

    ローカルドキュメントリポジトリから従業員ドキュメントをインポートするには、オーケストレーション [com.snc.runbook_automation] プラグインを有効にする必要があります。
    注:
    Java JRE 6 以降も必要です。

    EDM - ローカルディレクトリー図

    HR サービスデリバリ (HRSD)をローカルドキュメントリポジトリで設定するプロセスは以下のとおりです。
    1. HR サービスデリバリ (HRSD)を、従業員ドキュメントインポート設定のソース場所と通信するように設定します。
      ローカルドキュメントストレージを設定する前に、MID サーバーが設定され、利用可能なことを確認します。MID サーバーは、ServiceNow インスタンスとアプリケーション、データソース、サービスの間で行われるデータの通信や移動を容易にするために必要です。
      重要:
      デフォルトでは、この機能はファイルサーバーが UNIX であると想定しています。ファイルサーバーが UNIX 以外の OS の場合は、ソリューションをカスタマイズする必要があります。
      • Secure Shell Protocol (SSH) 認証情報のみがサポートされています。
      • MID サーバーは Windows または Linux サーバー上に配置できます。インポートするファイルをホストするサーバーは、Windows 以外である必要があります。
        注:
        ローカルドキュメントストレージを構成する他の方法では、カスタム開発が必要です。
      ローカルドキュメントストレージでの認証に使用する認証情報を作成します。「MID サーバーへの SSH 認証情報の設定」を参照してください。
      注:
      ローカルドキュメントリポジトリへ接続する際に、アドミン権限を付与する必要が生じる場合があります。
    2. 確認のソース手順を作成または編集します。この手順は、ローカルディレクトリーと従業員ドキュメント管理の間の接続を検証するために必要な、ソースの手順を作成するものです。
      注:
      集中管理リポジトリにソースの従業員ドキュメントがある場合は、シンプルなディレクトリー構造と一貫したファイルの命名規則の使用を強くお勧めします。そうすれば、エラーを少なくすることができます。
    3. ソースジョブの検証開始を実行することで、接続を確認し、ソースの従業員ドキュメントが識別され、位置が特定されたことを確認します。
    4. 従業員ドキュメントのインポートソースの作成または編集この手順は、ローカルドキュメントストレージから従業員ドキュメント管理にインポートするソースドキュメントを識別するものです。
    5. ステージングジョブを実行します。このステップでは、ソースの従業員ドキュメントに関する情報を、従業員ドキュメントステージング [sn_hr_ef_import_staging] テーブルに保存します。従業員ドキュメントのインポートに必要な情報はすべて、このレコードに含まれています。
    6. ステージングレコードを表示し、ステップ 3 と 4 が正しいことを確認します。ステージングテーブルでは、エラーを修正することができます。
    7. キャプチャのソース手順を作成または編集します。このソースの手順は、ステージングレコードとソース従業員ドキュメントを従業員ドキュメント管理にインポートするものです。
    8. [準備完了] ステータスのステージングレコードを処理するキャプチャジョブを開始し、ソース従業員ドキュメントをプルまたは検索します。ソース従業員ドキュメントが、従業員ドキュメント管理にコピーされます。

    サードパーティ製のクラウドベースのドキュメントストレージソリューションの設定

    サードパーティ製のクラウドベースのドキュメントリポジトリから従業員ドキュメントをインポートするには、ServiceNow 統合ハブインストーラー[com.glide.hub.integrations] プラグインを有効にする必要があります。
    注:
    サードパーティ製のクラウドベースのドキュメントストレージとの統合は、カスタム実装と見なされます。従業員ドキュメント管理の一括インポートは、サードパーティ製のクラウドベースのドキュメントストレージと統合するための基本的なフレームワークを提供します。 ServiceNow ソリューションコンサルタントとの相談が必要になる場合があります。
    EDM - クラウド図

    サードパーティ製のクラウドベース (ソース) ドキュメントリポジトリを設定するには、以下が必要です。

    • ソースドキュメントリポジトリの URL
    • 認証情報エイリアス

    HR サービスデリバリ (HRSD)をサードパーティ製のクラウドベースのドキュメントストレージソリューションで設定するプロセスは、以下のとおりです。

    1. HR サービスデリバリ (HRSD)をサードパーティ製のクラウドベースのドキュメントリポジトリと通信するように設定します。
    2. 確認のソース手順を作成または編集します。この手順は、サードパーティ製のクラウドベースのドキュメントリポジトリと従業員ドキュメント管理の間の接続を検証するために必要な、ソースの手順を作成するものです。
      注:
      ソースの従業員ドキュメントには、シンプルなディレクトリー構造と一貫したファイルの命名規則の使用を強くお勧めします。そうすれば、エラーを少なくすることができます。
    3. ソースジョブの検証開始を実行し、サードパーティ製のクラウドベースのドキュメントリポジトリが従業員ドキュメント管理と通信していることを確認します。
    4. ディレクトリーのインポートソース手順の作成または編集この手順は、ソースドキュメントが格納されているサードパーティ製のクラウドベースのドキュメントストレージのディレクトリーを識別するものです。
    5. ファイルインポートソース手順の作成または編集この手順は、サードパーティ製のクラウドベースのドキュメントストレージから、従業員ドキュメント管理にインポートするソースドキュメントを識別するものです。
    6. ステージングジョブを実行します。このステップでは、ソースの従業員ドキュメントに関する情報を、従業員ドキュメントステージング [sn_hr_ef_import_staging] テーブルに保存します。従業員ドキュメントのインポートに必要な情報はすべて、このレコードに含まれています。
    7. ステージングレコードを表示し、ステップ 3 と 4 が正しいことを確認します。ステージングテーブルでは、エラーを修正することができます。
    8. キャプチャのソース手順を作成または編集します。このソースの手順は、ステージングレコードとソース従業員ドキュメントを従業員ドキュメント管理にインポートするものです。
    9. [準備完了] ステータスのステージングレコードを処理するキャプチャジョブを開始し、ソース従業員ドキュメントをプルまたは検索します。ソース従業員ドキュメントが、従業員ドキュメント管理にコピーされます。

    ファイルサイズ制限

    ベースシステムでは、30 メガバイト以下の従業員ドキュメントをインポートできます。

    従業員ドキュメント管理アプリケーションのプロパティの sn_hr_ef.max_file_size フィールドを使用して、ファイルの最大サイズを設定できます。
    注:
    最大サイズを増やすと、システムパフォーマンスに影響する場合があります。

    詳細については、「従業員ドキュメント管理アプリケーションのプロパティ」を参照してください。