Microsoft Outlook アドインのワークプレイス予約 を使用した予約

  • リリースバージョン: Yokohama
  • 更新日 2025年01月30日
  • 所要時間：4分

    • Microsoft Outlook アドインのワークプレイス予約 アプリケーションによって提供される追加機能を使用して、Microsoft Outlook でイベントまたは予約をスケジュール設定します。

    始める前に

    必要なロール：admin

    手順

    1. Microsoft Outlook アプリケーションを開きます。
    2. 作成しようとしている予約のタイプに応じて、次のいずれかのアクションを実行します。
      • 予約またはイベントを作成するには、次に移動します: 新規アイテム > 予約.
      • 会議への招待を送信するには、次の場所に移動します: 新規アイテム > 会議.
    3. [予約] ウィンドウで、予約アドインを選択します。
      アドインによって、予約フォームを含むサイドバーが開かれます。
      注:
      アドインの名前は、マニフェストファイルで指定された名前によって異なります。
    4. 予約の日時を選択します。

      [未来の最大日数] が有効で、開始日と終了日が [未来の最大日数] の値を超えている場合、[未来の最大日数] で指定された日数までしか予約できないことを示す警告メッセージが表示されます。[未来の最大日数]の値は予約可能なモジュールで設定され、予約可能なモジュールを予約できる未来の最大日数を指定します。

      注:
      [未来の最大日数] 値が有効になっていない場合、ユーザーは予約可能モジュールの [最大発生件数] に従って日付を選択できます。詳細については、「予約可能モジュールの構成」を参照してください。
      • 従業員がカレンダーアイコンの 日付ピッカーアイコンをクリックして 開き、[ 未来の最大日数 ] の値よりも後の日付を選択しようとすると、カレンダー日付ピッカーで日付が無効になります。
      • たとえば、[未来の最大日数] 値が 90 日である場合、90 日後より後の日付を選択しようとした場合、90 日を超える日数はカレンダー日付ピッカーで無効になります。
      • 今後 90 日以内にのみスペースを予約できることを示す警告メッセージが表示されます。デフォルトの日付は現在の日付です。
      • 従業員が [未来の最大日数] の値よりも大きい無効な日付を手動で入力した場合、日付は現在の日付にリセットされます。
      注:
      予約の日数が[未来の最大日数]の値を超えると、[予約を保存] および [追加サービスを追加] オプションが無効になります。従業員は選択したサービスを保存できません。従業員は Outlook から招待状を送信できますが、サービスは追加されません。
    5. [スペースを予約] サイドバーで、次の各フィールドに入力します。
      1. 予約する場所が含まれる [建物] を選択します。
      2. その予約で予約するスペースが含まれる [フロア] を選択します。
      3. スペースに必要な [キャパシティ] を選択します。
        指定したキャパシティに応じて、スペースが表示されます。
    6. [検索] をクリックします。
      その検索に基づいて、利用可能なスペースが表示されます。
    7. 利用可能なスペースのリストからスペースを選択します。
      複数のスペースを選択することもできます。
    8. 複数のスペースを選択した場合、すべてのスペースの詳細をプライベートとしてマークするには、[スペース詳細をプライベートに設定] を選択します。
      注:
      このオプションは、選択したスペースに設定されたプライバシー設定に基づいて表示されます。
    9. オプション: 複数のスペースを選択した場合、スペースのプライバシーを個別に設定するには、各スペースの下にある [スペース詳細をプライベートに設定] オプションを使用します。
      注:
      このオプションは、スペースに設定されたプライバシー設定に基づいて表示されます。
    10. [保存して次へ] をクリックします。
    11. その予約とともに追加のサービスを要求するには、[追加サービスを追加] をクリックします。
    12. オプション: 複数のスペースを選択した場合は、各スペースの下で個別に [追加サービスを追加] を選択します。
    13. サービスフォームで、次のサービスから選択します。
      • ケータリング：フードサービスを要求するオプションです朝食またはランチの設定と必要な数量を指定します。
      • 設備：会議用の特別な設備を要求するオプションです。
    14. [サービスを保存] をクリックします。
    15. 予約の詳細を確認します。
    16. 予約を編集するには、[予約を変更 (Change reservation)] をクリックします。
    17. 要求した追加サービスを編集するには、[追加サービスの追加/管理] をクリックします。
    18. [予約を保存] をクリックします。
      予約が作成され、ワークプレイス予約管理 アプリケーションに記録されます。
    19. Outlook の予約ウィンドウで、[送信] をクリックして会議要求を送信します。
      選択したスペースに会議要求が送信され、予約が確認されます。
      注:
      職場カレンダー同期がインストールされ、個人認証モードが有効になっている場合、同期が有効なルームを予約しようとしているときにユーザーがトークンを持っていないと、ポップアップ通知が表示されます。この通知は、トークンが利用できないことをユーザーに通知し、それぞれのメールを使用して Microsoft Exchange にログインしてトークンを取得するように指示します。

    タスクの結果

    予約が作成されます。予約は、Microsoft Outlook ウィンドウから招待を送信する場合にのみ送信されます。