従業員ドキュメント管理 の詳細
従業員ドキュメント管理 を使用すると、ドキュメント管理を簡素化し、ドキュメントの完全性と精度を維持し、アクセスを制御できます。
従業員ドキュメント管理を簡素化
- 現在複数のケースに格納されているファイルを一元化する。
- 自動または手動で、ケースから従業員ファイルに従業員ドキュメントを移動する。
- メタデータのタグを使用してドキュメントを検索する。
- 従業員 (HR プロファイル) のすべてのドキュメント、またはドキュメントタイプ別にすべてのドキュメントに訴訟ホールドを実行する。
- ドキュメントへのアクセス権を定義する。
- 従業員ドキュメントを保存する期間、および訴訟ホールドで消去できない期間を決定する保持ポリシーを定義する。
- ドキュメントを消去するタイミングを定義する。
従業員ドキュメント管理 の構成
ベースシステムでは、従業員ドキュメント管理の効率的な設定にすぐに使用できる、事前設定済みのレコードが提供されます。
従業員ドキュメントの定義
従業員ドキュメント管理を使用するには、以下を定義する必要があります。
- ドキュメントタイプ：ドキュメントをカテゴリ化する方法に加えて、ドキュメントをセンターオブエクセレンス (COE)、トピックカテゴリ、トピックの詳細に関連付ける方法を定義します。たとえば、合計報酬または各福利厚生に関連するすべてのドキュメント用に、ドキュメントタイプを作成できます。また、ドキュメントタイプにより、アクセス権を付与するユーザー、保存期間、訴訟ホールドが有効かどうかも決定されます。
- 保存期間：規制または会社のポリシーに基づいて、従業員ドキュメントを保持する期間を定義します。
- 保持ポリシー：保存期間と基準を組み合わせて、従業員ドキュメントを保持する期間を決定します。
- セキュリティ方針：従業員ドキュメントの表示、作成、移動、または消去の承認ができるユーザーを決定します。
HR ケースが完了しクローズされた場合に、従業員ドキュメントを自動的にドキュメントリポジトリに移動するように設定できます。
アドミン、エージェント、従業員による、従業員ドキュメント管理 へのアクセス
従業員ドキュメント管理のアクセスには、複数のレベルがあります。
- アドミニストレーターは、従業員ドキュメント管理アプリケーションを設定します。
- エージェントは、従業員の代理として、または、ケースの一環として、従業員ドキュメントをアップロードします。
- ドキュメントをアップロードし、表示できる従業員です。
従業員ドキュメント管理のアドミニストレーターは、従業員ドキュメントにアクセスする必要がある従業員に、適切なロールをアサインします。セキュリティポリシーは、アクセスと消去の承認を決定します。
ドキュメントタイプに加えて、関連付けられている保持ポリシーと保存期間が、従業員ドキュメントを消去するタイミングを決定します。セキュリティポリシーは、消去の承認を要求できます。セキュリティポリシーでは、消去承認が可能なグループにユーザーが所属している必要があります。
HR プロファイルに対しては、訴訟ホールドを実行できます。訴訟ホールドは、従業員ドキュメントを消去できないようにするものです。ドキュメントタイプ別に訴訟ホールドを実行し、管理することもできます。ドキュメントタイプ別に管理を行うと、一括処理の効率が上がります。
エージェント向け 従業員ドキュメント管理
従業員ドキュメント管理のエージェントは次のことができます。
- さまざまなフィルターを使用して、既存の従業員ドキュメントを検索する。
- 従業員ドキュメントをリポジトリに直接配置、またはアップロードする。
- 会社が HR サービスデリバリ (HRSD) も使用している場合、HR ケースフォームからリポジトリに従業員ドキュメントを移動できます。従業員ドキュメントは、HR ケースがクローズしたときに自動的に移動するように設定することもできます。
従業員アクセス
ドキュメントタイプからアクセス権を付与されている場合、従業員は自分の従業員ドキュメントを表示できます。従業員ドキュメントは、HR ケースやサービスポータル、または従業員サービスセンター (ESC) のプロファイルページでも利用できます。「ドキュメントタイプのポリシーの定義」を参照してください。