訪問者登録の実行

  • リリースバージョン: Yokohama
  • 更新日 2025年01月30日
  • 所要時間：5分

    • 訪問者またはオフサイトの同僚の訪問を事前に計画します。日付、時間、場所などの訪問の詳細を指定します。

    始める前に

    重要:
    ワークプレイスコア (sn_wsd_core) バージョン 2.1 以降では、すべてのアップデートと新機能は ワークプレイスサービスポータル でのみ使用できます。ServiceNow® により提供された職場のサービスは、バージョン 2.1 以降の ワークプレイスコア (sn_wsd_core) の サービスポータル から削除されます。サービスポータル で職場サービスカタログを構成するには、「サービスポータルでのカタログの構成」を参照してください。

    必要なロール：sn_wsd_core.workplace_user

    このタスクについて

    この要求を送信してゲストを登録します。訪問の追加要件がある場合は、受付スタッフへのプライベートメモとして指定します。

    ワークプレイス訪問者管理 アドミニストレーターと受付スタッフは、アプリケーションから直接訪問者を登録することもできます。次のように移動する。 ワークプレイス訪問者管理 > 受付スタッフ > 訪問者を登録.

    仮想エージェントチャットサポートを使用して訪問者を登録することもできます。次のように移動する。 ワークプレイスコア > 職場サービスポータル > ワークプレイスサービスポータルホーム をクリックし、チャットアイコン (チャットアイコン) を選択します。質問を入力するか [すべて表示] を選択して、利用可能なオプションのリストから選択して訪問者を登録します。

    手順

    1. 次のように移動する。 All (すべて) > ワークプレイスコア > 職場サービスポータル.
      注:
      従業員センター から要求を出すこともできます。ホームページで、次の場所に移動します: 職場 > すべての職場を参照 をクリックし、[職場サービス] を選択します。
    2. [訪問者管理 (Visitor Management)] カテゴリを開きます。
      1. [カタログ] を選択します。
      2. [カテゴリ別参照] を選択します。
      3. 職場サービスカタログで、[訪問者管理 (Visitor Management)] を選択します。
        注:
        ポータルに複数のカタログが構成されている場合は、[カタログ] リストに移動し、 職場サービスカタログ > 訪問者管理.
    3. [ゲストとして登録 (Register a guest)] を選択します。
    4. フォームのフィールドに入力します。
      表 : 1. ゲストフォームの登録
      フィールド 説明
      訪問の説明 訪問の目的に関する詳細を含む説明
      ロケーション 訪問の場所
      ホスト 訪問者のホストの名前。デフォルトでは、このフィールドは [システムアドミニストレーター] に設定されています。
      到着日時 (Arrival date and time) 訪問の日付と到着時刻。到着日時アイコン (到着日時アイコン) として表示されます。
      出発日時 (Departure date and time) このフィールドは、指定された到着日時の 1 時間後に自動的に設定されます。このフィールドを変更するには、出発日時アイコン (出発日時アイコン) を使用して独自の時間を選択します。
      終日 一日がかりの訪問のオプション。
      受付へのプライベートメモ (Private note to receptionist) 受付への追加要件またはプライベートメモ
      共同ホスト (Co-hosts) 訪問者の共同ホスト。登録について共同ホストとメインホストに通知されます。
    5. [外部訪問者を追加 (Add an external visitor)] を選択して、訪問者を追加します。
      1. [追加] を選択します。
      2. フォームのフィールドに入力します。
        表 : 2. 外部訪問者を追加フォーム
        既知の訪問者を選択 (Select a known visitor) 訪問者が以前に訪問したことがある場合に、既知の訪問者のリストから選択するオプション。この選択により、訪問者の名前、メール、およびその他の関連情報が自動的に設定されます。
        訪問者のタイプ (Visitor type) 訪問者のタイプ
        名 訪問者の名
        姓 訪問者の姓
        タイトル 訪問者の役職 (必要な場合)。
        訪問者のメール 訪問者のメールアドレス
        訪問者の電話番号 (Visitor's phone number) 訪問者の連絡先番号
        組織 訪問者の組織
        WiFi 訪問者に WiFi アクセス権を付与するオプション
        VIP 訪問者を重要な人物 (VIP) としてマークするオプション。このオプションは、受付が訪問者を優先順位付けするのに役立ちます。
        駐車場の設定 (Parking preferences) 訪問者の駐車場の設定
        ナンバープレート 訪問者のナンバープレートの詳細
      3. [追加] を選択します。
      行の追加/削除アイコン (行の追加/削除アイコン) を使用して、フォームテーブルの行を編集または削除できます。
    6. [会社の従業員を追加 (Add a company employee)] を選択して、同僚を追加します。
      1. [追加] を選択します。
      2. フォームのフィールドに入力します。
        表 : 3. 会社の従業員を追加フォーム
        同僚を選択 (Select a colleague) 同僚の名前。

        [名]、[姓]、および [メール] フィールドは自動的に設定されます。詳細を編集するには、[レコードのプレビュー] アイコン ([レコードのプレビュー] アイコン) を選択し、変更を [保存] します。
        電子メール このフィールドでは、選択した同僚のメールアドレスが自動的に設定されます。これは編集できます。
        駐車場タイプ (Parking Type) 同僚の駐車場の設定
        ナンバープレート 同僚のナンバープレートの詳細
      3. [追加] を選択します。
      行の追加/削除アイコン (行の追加/削除アイコン) を使用して、フォームテーブルの行を編集または削除できます。
    7. [通知オプション] フィールドで、訪問者が建物にチェックインしたときに通知されるチャネルを選択します。
      仮想エージェントを Microsoft Teams や Slack などの他のチャネルとリンクできます。詳細については、「Integrating Virtual Agent with other channels」を参照してください。
    8. [送信] を選択します。

    タスクの結果

    訪問者登録が送信されます。要求を表示できます。

    次のタスク

    いつでも要求の詳細を確認するか、またはキャンセルを選択できます。
    1. プラットフォームに応じて、次のいずれか 1 つを実行して要求を表示してください。
      • ワークプレイスサービスポータル で、[要求] タブに移動して自分の要求と予約を表示します。
      • Now Mobile アプリのナビゲーションバーで [For Me (自分)] をタップし、[自分の要求 (My Request)] セクションまで下にスクロールして自分の要求を表示します。
      • 仮想エージェントチャットで質問を入力するか、[すべて表示] を選択して、利用可能なオプションのリストから選択して訪問者の詳細を表示します。
    2. 要求をキャンセルする場合は、[要求をキャンセル (Cancel Request)] を選択します。
    3. 検索オプションを使用して、[訪問者リスト] で登録済みの訪問者を検索できます。