従業員ドキュメント管理でインストールされるコンポーネント

  • リリースバージョン: Yokohama
  • 更新日 2025年01月30日
  • 所要時間：8分

    • 従業員ドキュメント管理 [com.sn_employee_document_management] プラグインがアクティブ化されると、いくつかのタイプのコンポーネント (テーブル、ユーザーロール、スケジュール済みジョブなど) がインストールされます。

    注:
    アプリケーションファイルテーブルには、このアプリケーションとともにインストールされたコンポーネントがリストされています。このテーブルへのアクセス手順については、「アプリケーションとともにインストールされているコンポーネントの検索」を参照してください。
    この機能ではデモデータを利用できます。
    注:
    従業員ドキュメント管理 [com.sn_employee_document_management] プラグインにより、sn_hr_ef.min_admin_count システムプロパティ [sys_properties.list] が有効になります。このプロパティでは、このロールを持つアクティブなユーザーの最小数 (デフォルトは 2) を要求することによって、唯一の従業員ドキュメント管理のアドミンユーザーを削除できないようにします。

    ドキュメント管理のロールと説明

    表 : 1. ドキュメント管理ロールの詳細
    ロールタイトル [名前] 説明 ロールを含む
    EF アドミン

    [sn_hr_ef.admin]

    		 従業員ドキュメント管理アプリケーションを完全にコントロールする権限があります。可能な操作：
    • 従業員ドキュメント管理へのアクセス。
    • 従業員ドキュメント管理ロールのアサイン。
    • 従業員ドキュメントの検索と読み取り。
    • 従業員ドキュメントの作成と更新。
    • 従業員ドキュメントの管理。以下のテーブルの作成、読み取り、書き込み。
      • 保存期間 [sn_hr_ef_retention_period]
      • 保持ポリシー [sn_hr_ef_retention_policy]
      • セキュリティ方針 [sn_hr_ef_security_policy]
      • ドキュメントタイプ [sn_hr_ef_document_type]
    • プロファイルとドキュメントタイプに対する訴訟ホールドの管理。
      注:
      HR プロファイルライター [sn_hr_core.profile_writer] ロールを含む HR ベーシック [sn_hr_core.basic] ロールが含まれています。
    • 従業員ドキュメントのプロパティの管理。
    • 従業員ドキュメント管理の一括インポートの設定と管理。
    • 従業員ドキュメント管理リーダー [sn_hr_ef.document_reader]
    • 従業員ドキュメント管理ライター [sn_hr_ef.document_writer]
    • 従業員ドキュメント管理訴訟ホールドライター [sn_hr_ef.legal_hold_writer]
    • 従業員ドキュメント管理マネージャー [sn_hr_ef.manager]
    • 人事ベーシック [sn_hr_core.basic]
    • sn_hr_ef.document_import
    従業員ドキュメント管理リーダー

    [sn_hr_ef.document_reader]

    		 可能な操作：
    • 従業員ドキュメント管理へのアクセス。
    • 従業員ドキュメントの検索と読み取り。
      注:
      このロールを、従業員ドキュメントのセキュリティポリシーの読み取りアクセスタブに追加します。「ドキュメントのセキュリティ方針の追加または変更」を参照してください。
    		 なし
    従業員ドキュメント管理ライター

    [sn_hr_ef.document_writer]

    		 可能な操作：
    • 従業員ドキュメント管理へのアクセス。
    • 従業員ドキュメントの検索と読み取り。
    • 従業員ドキュメントの作成と更新。
    注:
    このロールを、従業員ドキュメントのセキュリティポリシーの書き込みアクセスタブに追加します。「ドキュメントのセキュリティ方針の追加または変更」を参照してください。
    		 従業員ドキュメント管理リーダー [sn_hr_ef.document_reader]
    従業員ドキュメント管理訴訟ホールドライター

    [sn_hr_ef.legal_hold_writer]

    		 可能な操作：
    • 訴訟ホールドにアクセスして、訴訟ホールドになっている従業員ドキュメントを表示する。
    • HR プロファイルの訴訟ホールドの管理。
      注:
      HR プロファイルライター [sn_hr_core.profile_writer] ロールが必要です。HR プロファイルライターは、従業員ドキュメントの作成と検索もできます。
    • 従業員ドキュメント管理マネージャー [sn_hr_ef.manager] ロールと組み合わせないと、ドキュメントタイプの訴訟ホールドを管理できません。
    		 なし
    従業員ドキュメント管理マネージャー

    [sn_hr_ef.manager]

    		 可能な操作：
    • 従業員ドキュメント管理へのアクセス。
    • 従業員ドキュメントの検索と読み取り。
    • 従業員ドキュメントの作成と更新。
    • 従業員ドキュメントの管理。以下のテーブルの作成、読み取り、書き込み。
      • 保存期間 [sn_hr_ef_retention_period]
      • 保持ポリシー [sn_hr_ef_retention_policy]
      • セキュリティ方針 [sn_hr_ef_security_policy]
      • ドキュメントタイプ [sn_hr_ef_document_type]
      注:
      ベースシステムのデフォルトのセキュリティ方針はすべて、デフォルトで sn_hr_ef.manager ロールの一部となっています。読み取り/書き込み機能の両方を提供します。ロールが新しいセキュリティ方針に自動で含まれることはありません。
    • プロファイルおよびドキュメントタイプの訴訟ホールドの追加または削除。
      注:
      HR プロファイルを訴訟ホールドにするには、従業員ファイル管理訴訟ホールドライター [sn_hr_ef.legal_hold_writer] ロールを持つ HR プロファイルライター [sn_hr_core.profile_writer] ロールが必要です。
    • 従業員ドキュメント管理リーダー [sn_hr_ef.document_reader]
    • 従業員ドキュメント管理ライター [sn_hr_ef.document_writer]
    • 従業員ドキュメント管理訴訟ホールドライター [sn_hr_ef.legal_hold_writer]
    ドキュメントのインポート

    [sn_hr_ef.document_import]

    		 従業員ドキュメント管理の一括インポート従業員ドキュメントステージング [sn_hr_ef_import_staging] テーブルとプロセスフローへのアクセス権を付与します。 なし

    ドキュメント管理のスケジュール済みジョブ

    表 : 2. ドキュメント管理のスケジュール済みジョブの詳細
    スケジュール済みジョブ 説明
    アクティブでない従業員ドキュメントをクリーンアップします。 アップロードされたが送信はされていない従業員ドキュメントを削除します。
    ステージングからの EF 一括インポート - 毎時 最大 100 の [準備完了] ステータスのインポートステージングレコードを処理します。キャプチャ手順を実行し、添付ファイルのアップロードと従業員ドキュメントの作成を行います。

    このジョブは、設定ごとに 100 レコードを選択します。

    このジョブは、関連付けられているステージングレコードの数にかかわらず、最初に最も古い設定を選択します。例を次に示します。
    • 設定 A には、2018 年 11 月 1 日の午前 8 時に作成されたステージングレコードが 1 つだけあります。
    • 設定 B には、2018 年 11 月 1 日の午前 8 時 05 分に作成されたステージングレコードが 99 個あります。
    • 設定 A が先に実行され、設定 B が 1 時間後に実行されます。
    従業員ドキュメントの消去 このジョブは、消去対象としてフラグが付いている従業員ドキュメントを消去します。
    消去通知日次ジョブ 消去の通知または承認が必要なドキュメントを、セキュリティポリシーに基づいて決定します。このジョブにより、ドキュメントのリストのリンクが記載されたメールが、アサインされたグループのすべてのメンバーに送信されます。
    従業員ドキュメントの消去日のリフレッシュ このジョブにより、前回の実行以降に保存期間を変更した従業員ドキュメントが消去されなくなります。

    このスケジュール済みジョブは、[sn_hr_ef.purge_stride_length] プロパティと連携し、ユーザー [sys_user] レコードの従業員ドキュメントの内、どれの消去日を再計算するかを決定します。
    注:
    従業員ドキュメント管理のスケジュール済みジョブは、デフォルトでは毎日実行されます。スケジュール済みジョブの実行日時を変更するには、「デフォルトのスケジュール」を参照してください。

    ドキュメント管理のテーブルと説明

    表 : 3. ドキュメント管理テーブルのタイプ
    テーブル 説明
    添付ファイルの追跡

    [sn_hr_ef_attachment_tracking]

    		 消去のため、コピーされた添付ファイルを追跡します。HR タスクから HR ケースへコピーされる添付ファイルにも使用します。
    ドキュメントタイプ

    [sn_hr_ef_document_type]

    		 従業員ドキュメントのカテゴリ化、アクセス権、保持ポリシー、訴訟ホールドに関するレコードです。
    従業員ドキュメント

    [sn_hr_ef_employee_document]

    		 従業員ドキュメント、ドキュメントタイプ、削除保留、消去日、従業員、タグ、サイズ、フォーマット、作成日、作成者に関するレコードです。
    従業員ドキュメントステージング

    sn_hr_ef_import_staging

    		 ソースリポジトリからの、従業員ドキュメントについての情報が含まれています。従業員ドキュメント管理へのインポートに必要な要素にこの情報がマッピングされます。
    訴訟ホールド

    [sn_hr_ef_legal_hold]

    		 ドキュメントタイプまたは HR プロファイルのいずれかに配置される、訴訟ホールドに関するレコードです。
    消去ログ

    [sn_hr_ef_purge_log]

    		 従業員ドキュメントのプロパティで設定可能です。消去ログに表示するフィールドを決定します。
    保存期間

    [sn_hr_ef_retention_period]

    		 日付オフセットタイプ、単位、数量を含む、保存期間に関するレコードです。
    保持ポリシー

    [sn_hr_ef_retention_policy]

    		 ポリシーの適用条件、保存期間、作成者を含む、保持ポリシーに関するレコードです。
    セキュリティ方針

    [sn_hr_ef_security_policy]

    		 COE、消去承認、グループ、ロール、作成者を含むセキュリティ方針に関するレコードです。
    ドキュメントタイプのセキュリティ方針

    [sn_hr_ef_m2m_doc_type_sec_policy]

    		 セキュリティ方針をドキュメントタイプに関連付けます。