非自己提供型の契約要求の使用
サードパーティのテンプレートに基づいて、契約のレビューのために非自己提供型の契約要求を送信します。
機能
非自己提供型の契約要求には、次の機能が含まれています。
- レビュー用にサードパーティのドキュメントを送信する機能。
- レビュー用に複数の契約書と補足ドキュメントをアップロードする機能。
- 内部の該当分野のエキスパートに契約ドキュメントをレビューおよびフィードバックしてもらいます。
- Adobe Sign および DocuSign との電子署名統合
- 契約ドキュメントを ServiceNow インスタンスまたは外部ストレージシステム (Microsoft OneDrive や Google ドライブ など) に保存するためのサポート。
- 署名済み契約ドキュメントのメタデータを含む契約リポジトリ。
- 完了証明書を生成するための構成可能なシステムプロパティのサポート。
非自己提供型の契約要求のワークフロー
非自己提供型の契約要求のワークフローは、次のように進行します。
- 契約要求者がワークスペースから契約要求を開始します。詳細については、「契約要求の開始」を参照してください。
- 契約要求は [ドラフト] ステータスで作成されます。
- 契約要求者は、単一の契約または複数の契約とそのサポートドキュメントをアップロードし、分類します。
- 契約履行者は、契約要求に添付された契約ドキュメントを表示します。
- 必要に応じて、契約履行者は契約ドキュメントと補足ドキュメントを再分類します。
- 内部チームからの専門家によるレビューまたはフィードバックが必要な場合、契約履行者は内部レビュープロセスを開始します。
- 契約履行者は、内部レビューのためにレビュータスクを送信します。 注:異なるレビュー担当者グループに同じ契約ドキュメントの並列レビュータスクを作成できます。ただし、別のアクティブなタスクが存在する場合、同じレビュー担当者グループの同じドキュメントのレビュータスクを作成することはできません。
- 契約レビュー担当者にレビュータスクがアサインされます。
- 情報が不完全な場合、契約レビュー担当者は契約履行者に追加情報を要求します。
- 追加情報の要求が送信された場合、契約履行者はその情報を共有します。
- 契約レビュー担当者は、ドキュメントをレビューし、承認、却下、または編集を提案し、コメントを追加します。
- 契約レビュー担当者は、契約をレビューしてフィードバックを提供します。改訂されたドキュメントがある場合は、契約履行者と共有されます。
- 契約履行者は更新されたドキュメントを受け取り、フィードバックに基づいて必要な変更を行います。
- 内部ストレージの場合:変更が必要な場合は、ドキュメントの確定後に新しいドキュメントバージョンが作成されます。
- 外部ストレージの場合:レビュー担当者は、契約ドキュメントのレビューをオンラインでリアルタイムで連携して行います。レビューが完了すると、履行者はオンラインで利用可能な契約ドキュメントを確定するか、変更を加えた新しいオフラインバージョンを作成できます。
- 契約履行者は、内部レビューのためにレビュータスクを送信します。
- 契約履行者は、改訂された契約を契約要求にアップロードします。
- 契約履行者は、改訂された契約ドキュメントをサードパーティの連絡先にメールで送信します。
- 契約履行者は、契約要求のアクティビティストリームでサードパーティ連絡先からの応答を確認します。
すべての当事者によって契約書が最終決定されるまでに、会社とサードパーティの間で複数回の修正が必要になる場合があります。レビュープロセスは、異なるレビュー担当者グループで再度実施される場合があります。
- 契約履行者は、ステークホルダーからのアドホック承認を開始します。レビューの結果、必要な変更が見つかった場合は、変更が加えられ、新しいドキュメントリビジョンが作成されます。契約ドキュメントは、承認された場合にのみ署名用に送信できます。
- 複数の契約ドキュメントがある場合、契約履行者は順序を指定して署名の準備をします。電子署名がある場合、契約履行者は必須フィールドを追加し、署名のために契約ドキュメントを送信します。
- 署名者は契約ドキュメントをレビューします。
- 変更が必要ない場合は、すべての署名者が契約ドキュメントに署名します。
- 変更が必要な場合、署名は拒否され、契約要求を処理しているユーザーは新しいドキュメントを生成して署名のために再送信します。
- 署名された契約は、ServiceNow インスタンスまたは外部ストレージに保存され、契約リポジトリで参照されます。要求者と部門のメンバーは、契約リポジトリから署名済み契約ドキュメントにアクセスできます。