外部ストレージシステムの構成

  • リリースバージョン: Yokohama
  • 更新日 2025年01月30日
  • 所要時間：3分

    • 契約構成担当者は、署名された契約ドキュメントを保存する外部ストレージシステムを構成します。

    始める前に

    構成する外部ストレージシステムのスポークをアドミニストレーターがインストールしてセットアップしていることを確認します。
    Google ドライブ スポーク v1.3.0以降のバージョン
    Google ドライブ アカウントのセットアップと作成の詳細については、次を参照してください。 セットアップ Google ドライブ スポーク.
    Microsoft OneDrive スポーク v2.1.0 以降のバージョン
    Google ドライブ アカウントのセットアップと作成の詳細については、次を参照してください。 セットアップ Microsoft OneDrive スポーク .

    必要なロール：sn_cm_core.contract_config

    このタスクについて

    外部ストレージを構成するときに、契約要求のステータスと契約ドキュメントのステータスに応じて、アクセス権限が契約要求に関連付けられているユーザーに付与されます。

    権限は要求レベルで付与されます。要求フォルダー内のすべてのドキュメントフォルダーとドキュメントは、親フォルダーの権限を継承します。

    すべてのユーザーロールには自動的に読み取り権限が付与されます。

    契約要求ステータスが対応中または新規の場合、書き込み権限は次のユーザーロールに付与されます (契約ドキュメントのステータスも新規の場合を除く)。
    • アサイン先
    • アサイン先グループマネージャー
    • 協力者

    手順

    1. 次のように移動する。 All (すべて) > 契約関連コア要素 > 契約統合 > 統合.
    2. 外部アプリ構成を作成または変更します。
      • 外部アプリ構成を作成するには、[新規] をクリックします。
      • 既存の外部アプリ構成を変更するには、リストから既存の外部アプリ構成を開きます。
    3. [契約統合のタイプ] ページで、[外部ストレージ] リンクをクリックします。
    4. フォームのフィールドに入力します。
      表 : 1. 外部ストレージフォーム
      フィールド 説明
      名前 外部アプリ構成の名前。
      説明 外部アプリ構成の説明。
      アクティブ 外部ストレージの構成をアクティブとしてマークするオプション。
      テーブル アプリケーションの要求の詳細を保存するために設定されたテーブル。
      たとえば、アプリケーションでインシデントの契約を開始する場合は、テーブルインシデント [incident] を選択します。同様に、契約リポジトリの契約 [ast_contract] テーブルを選択します。
      注:
      別のテーブルを選択する場合は、対応するフローを関連付ける必要があります。
      条件 使用する統合アプリを決定するフィルター条件。

      たとえば、Google ドライブ 外部ストレージ統合を既にセットアップしていて、そこに NDA 契約のみを保存する場合は、次のように条件を定義できます。

      [カテゴリ] [次の値に等しい] [NDA] とし、Google ドライブ を選択します。

      同様に、地域に基づいて条件 ([場所] [次の値に等しい] [米国] など) を定義してから、Google ドライブ または [場所] [次の値に等しい] [インド] を選択し、Microsoft OneDrive を選択して検出を向上させることができます。
      実行順序 契約書の保存に外部ストレージシステムが使用される順序。順序の値が小さいシステムが最初に選択されます。
      アプリケーション Google ドライブ や Microsoft OneDrive などの外部ストレージシステム。
      フォルダー構造 (Folder structure) 署名された契約書を外部ストレージシステムに保存する際のファイルパス。
      静的テキストと、選択したフィールドから動的に生成されるテキストを組み合わせて、フォルダー構造を定義します。たとえば、Legal/${company}/Contracts/${number} というフォルダー構造は、つぎのようになっています。
      • Legal と Contracts は静的テキストです。
      • ${company} と ${number} は [変数を選択 (Select variables)] リストから選択されたフィールドです。

        これらのフィールド変数は、ドキュメントを保存する際に、各フィールドの値で動的に置き換えられます。
    5. 外部アプリ構成を保存します。
      • [送信] をクリックして、新しい外部アプリ構成を保存します。
      • [更新] をクリックして、既存の外部アプリ構成に対する変更を保存します。

    タスクの結果

    外部ストレージシステムの構成が、契約書の保存に使用できるようになりました。
    注:
    (オプション) レコードを表示、編集、および削除できます。