Vorgefertigtes Thema zur Verwaltung von Microsoft Exchange Online-Besprechungen für ITSM Virtual Agent

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • ITSM Virtual Agent unterstützt Sie bei der Verwaltung von Besprechungen in Microsoft Exchange Online. Mit dem Thema „Besprechungen verwalten EXO“ können Sie Besprechungen planen, neu planen und absagen.

    Besprechungen verwalten EXO v1.0

    Mithilfe von Natural Language Understanding (NLU) wird die Besprechungsaktion erkannt und ausgelöst, die ein Benutzer ausführen möchte. Benutzer können eine Besprechung planen, neu planen oder absagen.

    Anforderungen:
    Hinweis:
    Wenn diese Thema in einem anderen Bereich als „ITSM Virtual Agent-Konversationen“ dupliziert wird, kann die Skriptlogik beeinträchtigt werden und Fehler verursachen. Dieses Thema muss im Bereich „ITSM Virtual Agent Conversations“ dupliziert werden.
    Basis-Flow zum Planen einer Besprechung:
    1. Der Benutzer gibt die E-Mail-Adressen für alle Teilnehmer, die Besprechungszeit und die Besprechungsdauer ein.
    2. Virtual Agent bietet eine Liste der verfügbaren Besprechungszeiten basierend auf den Kalendern der eingeladenen Personen.
    3. Der Benutzer gibt Betreff und Beschreibung der Besprechung ein.
    4. Der Benutzer kann die Art der Besprechung auswählen: virtuell/online, im Konferenzraum oder hybrid.

      Wenn die Spokes für die Instanz aktiviert sind, kann der Benutzer einen Besprechungslink für Microsoft Teams, Webex oder Zoom hinzufügen.

    5. Virtual Agent gibt den Besprechungslink (falls zutreffend) und die Besprechungsdetails zurück.
    6. Der Benutzer bestätigt, dass Virtual Agent die Besprechung planen soll.
    7. Sobald der Benutzer bestätigt hat, versendet Virtual Agent E-Mail-Einladungen und plant die Besprechung.
    Hinweis:
    Der Benutzer kann eine Besprechung auch über Virtual Agent mit dem Service Microsoft Teams planen.
    Basis-Flow zum Absagen einer Besprechung:
    1. Der Anwender gibt das Start- und Enddatum und die Uhrzeit der ursprünglichen Besprechung ein.
    2. Virtual Agent gibt eine Liste potenzieller Besprechungen für die Absage zurück.
    3. Der Benutzer wählt die gewünschte Besprechung aus oder entscheidet, alle Besprechungen in dem angegebenen Zeitraum abzusagen.
    4. Virtual Agent bricht alle angegebenen Besprechungen ab und sendet dem Benutzer eine Bestätigungs-E-Mail.
    Basis-Flow zum Neuplanen einer Besprechung:
    1. Der Benutzer gibt das ursprüngliche Besprechungsdatum ein.
    2. Virtual Agent gibt eine Liste potenzieller Besprechungen für die Neuplanung zurück.
    3. Der Benutzer wählt die gewünschte Besprechung aus.
    4. Der Benutzer gibt eine neue Uhrzeit für die Besprechung ein.
    5. Virtual Agent bestätigt, dass die Besprechung neu geplant wurde.
    6. Der Benutzer kann bei Bedarf noch weitere Besprechungen neu planen.

    Besprechungen verwalten EXO (veraltet)

    Dieses Thema ist veraltet. Verwenden Sie stattdessen „Besprechungen verwalten EXO v1.0“.

    Anforderungen:
    • Microsoft Exchange Online-Spoke
    • Damit E-Mail-Adressen von Teilnehmern Besprechungseinladungen hinzugefügt werden können, müssen sie im sys_user-Datensatz konfiguriert sein.
    • Bei einigen Aktionen kann zum Hinzufügen von Besprechungslinks die Zoom-Spoke (com.sn.zoom.spoke) verwendet werden.
    • Für einige Aktionen kann die Microsoft Teams Communications-Spoke (sn_msteams_com_spk) verwendet werden, um Besprechungslinks an Microsoft Teams zu senden.
    Hinweis:
    Wenn diese Thema in einem anderen Bereich als „ITSM Virtual Agent-Konversationen“ dupliziert wird, kann die Skriptlogik beeinträchtigt werden und Fehler verursachen. Dieses Thema muss im Bereich „ITSM Virtual Agent Conversations“ dupliziert werden.
    Basis-Flow zum Planen einer Besprechung:
    1. Der Benutzer gibt die E-Mail-Adressen für alle Teilnehmer, die Besprechungszeit und die Besprechungsdauer ein.
    2. Virtual Agent bietet eine Liste der verfügbaren Besprechungszeiten basierend auf den Kalendern der eingeladenen Personen.
    3. Der Benutzer gibt Betreff und Beschreibung der Besprechung ein.
    4. Wenn der Administrator die Skriptvariable default_collaboration_software konfiguriert hat und in der Instanz die entsprechende Spoke aktiviert ist, kann der Benutzer einen Zoom-Link oder einen Microsoft Teams-Link hinzufügen.
    5. Virtual Agent gibt den Besprechungslink (falls zutreffend) und die Besprechungsdetails zurück.
    6. Der Benutzer bestätigt, dass Virtual Agent die Besprechung planen soll.
    7. Sobald der Benutzer bestätigt hat, versendet Virtual Agent E-Mail-Einladungen und plant die Besprechung.
    Hinweis:
    Der Benutzer kann eine Besprechung auch über Virtual Agent mit dem Service Microsoft Teams planen.
    Basis-Flow zum Absagen einer Besprechung:
    1. Der Anwender gibt das Start- und Enddatum und die Uhrzeit der ursprünglichen Besprechung ein.
    2. Virtual Agent gibt eine Liste potenzieller Besprechungen für die Absage zurück.
    3. Der Benutzer wählt die gewünschte Besprechung aus oder entscheidet, alle Besprechungen in dem angegebenen Zeitraum abzusagen.
    4. Virtual Agent bricht alle angegebenen Besprechungen ab und sendet dem Benutzer eine Bestätigungs-E-Mail.
    Basis-Flow zum Neuplanen einer Besprechung:
    1. Der Benutzer gibt das ursprüngliche Besprechungsdatum ein.
    2. Virtual Agent gibt eine Liste potenzieller Besprechungen für die Neuplanung zurück.
    3. Der Benutzer wählt die gewünschte Besprechung aus.
    4. Der Benutzer gibt eine neue Uhrzeit für die Besprechung ein.
    5. Virtual Agent bestätigt, dass die Besprechung neu geplant wurde.
    6. Der Benutzer kann bei Bedarf noch weitere Besprechungen neu planen.