ワークスペースでドキュメントファイルとフォルダーを管理する

  • リリースバージョン: Australia
  • 更新日 2026年03月12日
  • 所要時間：2分

    • ドキュメントコンポーネントからフォルダーとドキュメントを管理して、ワークスペース内のレコードで直接ダウンロード、名前変更、権限の管理、バージョンの追跡、レビュー担当者と承認者の追加を行います。

    このタスクについて

    注:
    ドキュメントコンポーネントはワークスペース内で構成する必要があります。

    始める前に

    ドキュメント管理プラグインのアクティブ化

    必要なロール：なし

    手順

    1. ワークスペースから、必要なレコード (インシデントなど) に移動します。
    2. 左側のコンポーネントパネルからドキュメントアイコンを選択して、すべてのドキュメントファイルとフォルダーのリストを表示します。
    3. フォルダーの名前を変更したり削除したりするには、フォルダーに移動します
      1. 垂直の楕円 [翻訳インジケーター] アイコンを選択します。
      2. [ 名前の変更 ] を選択してフォルダーの名前を変更するか、[ 削除] を選択してフォルダーを削除します。
    4. ドキュメントカードに移動し、垂直の省略記号 [翻訳インジケーター] アイコン を選択して、次のアクションを実行します。
      表 : 1. ドキュメントアクション
      アクション ステップ
      ダウンロード [ ダウンロード ] を選択してドキュメントをダウンロードします。
      名前の変更 ドキュメントの名前を変更するには、[名前の変更] を選択します。
      メタデータを編集
      1. [ メタデータを編集] を選択し、[ 部門]、[ タイプ ]、 および [分類] を選択します。
      2. [ 説明] フィールドに説明を入力します。
      3. [保存] を選択します。
      追跡バージョン ドキュメントバージョンを表示または作成するには、ドキュメントファイルに移動します
      1. [ Track Versions (バージョンを追跡)] を選択します。
      2. 新しいバージョンを作成するには、 [ 新規バージョンの作成] を選択します。
      3. ドキュメント名を入力し、添付ファイルまたは URL としてファイルタイプを選択します。
      4. [添付ファイル] で [ 添付ファイルをアップロード してファイルを添付] を選択し、[URL] で URL を入力します。
      5. [ バージョンを保存] を選択します。
      権限を管理
      1. [ 権限を管理 ] を選択して、ロール、ユーザー、グループ、およびユーザー基準に基づいて権限をアサインします。
      2. [ 新規 ] を選択して、新しいロール、ユーザー、グループ、およびユーザー基準を作成し、ドキュメントの リーダー、 ライター 、または 所有者 の権限をアサインします。
      3. [ 保存] を選択します。
      4. 削除するには、ロール、ユーザー、グループ、およびユーザー基準に基づいて選択します。
      5. [削除] を選択します。
      外部クラウドを接続 「外部クラウドでのドキュメントバージョンの管理」を参照してください。
      承認用に送信 「承認のためにドキュメントバージョンを送信」を参照してください。
      削除/リンク解除 [ 削除] を選択すると、実際にドキュメントを削除せずにドキュメントまたはドキュメントへのリンクを削除できます。