Ajouter des invités en tant que collaborateurs et créer une réservation
L’employé peut ajouter ses collègues en tant que collaborateurs lors de la réservation. Les employés peuvent afficher la disponibilité de leurs collègues sur la page de recherche du portail de réservation lorsqu’ils effectuent une réservation pour trouver un espace disponible.
Avant de commencer
L’option permettant d’ajouter des invités ou des collègues en tant que collaborateurs est disponible sur la page du portail Effectuer une réservation. L’option permettant d’ajouter des invités est disponible sur la page des détails de la réservation une fois que vous avez sélectionné un espace disponible pour la réservation.
Gestion des réservations du lieu de travail doit être intégré à Microsoft Exchange Online. L’action Find Meeting Times Spoke et Lookup Schedules Spoke dans Microsoft Exchange Online est utilisée pour afficher la disponibilité des invités. L’application récupère l’état libre, occupé, absent et d’autres états de disponibilité pour les participants sélectionnés. L’application suggère d’autres heures de réunion et d’autres espaces disponibles en cas de conflit ou lorsque les employés sélectionnés ne sont pas disponibles.
Pour plus d’informations sur la configuration du Microsoft Azure portail, consultez Configurer Microsoft Exchange. Pour configurer les actions de spoke Rechercher des heures de réunion et Rechercher des calendriers pour Microsoft Exchange Online, consultez Action de spoke Microsoft Exchange Online.
- Microsoft Exchange Online L’intégration est activée avec Gestion des réservations du lieu de travail la disponibilité de l’action de spoke « Rechercher les heures de réunion ».
- Assurez-vous que l’option de propriété Allow attendees-based search Module réservable est activée par votre administrateur. Cette propriété est disponible après l’installation et la configuration Synchronisation du calendrier du lieu de travail de . Pour plus d'informations, voir Configurer Synchronisation du calendrier du lieu de travail
- La table sys_user doit être remplie avec des données utilisateur valides. Les employés peuvent sélectionner des participants pour leur événement à partir de la table sys_user.
- L’ID d’e-mail d’utilisateur valide doit être configuré dans Microsoft Exchange Online. Lorsque l’ID d’e-mail est manquant ou non configuré, l’état d’un employé est affiché comme inconnu dans la liste d’ajout de participants.
- Synchronisation du calendrier du lieu de travail doit être installé et configuré.
Rôle requis : admin
Procédure
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Réservez un emplacement de lieu de travail et ajoutez des participants en tant que collaborateurs.
Remplissez les champs du formulaire.
Tableau 1. Effectuer une réservation Type Sélectionner un module réservable (par exemple, bureaux, salles de réunion, etc.) Remarque :L’option Autoriser la recherche basée sur les participants n’est pas prise en charge pour la configuration du module réservable basée sur l’équipe. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.Google Agenda et Microsoft On Premises ne sont pas pris en charge pour vous permettre d’ajouter des collègues en tant que collaborateurs dans une réservation.
Où Sélectionnez un chemin réservable (exemple : Parcourir tout, Explorer à proximité d’une personne, etc.). Bâtiment Sélectionnez un bâtiment dans lequel vous souhaitez effectuer la réservation. Étage Sélectionnez un étage. Quand Sélectionnez la durée de la réunion. La durée de la réunion est affichée en fonction du fuseau horaire de votre bâtiment. Par exemple, fuseau horaire Europe/Amsterdam. La date de début et la date de fin dépendent de la valeur Nombre maximum de jours dans le futur. Si la valeur Nombre maximum de jours dans la configuration future du module est égale à 6, vous ne pouvez pas réserver un emplacement au-delà de cette durée. /Nombre max. d’occurrences. Les employés ne peuvent pas sélectionner une date au-delà de la plage spécifiée dans cette configuration de module réservable. Pour en savoir plus, consultez Configurer un module réservable.
De Sélectionnez la date et l'heure de début. À Sélectionnez la date et l'heure de fin. Récurrent Sélectionnez l’option d’événement récurrent requise dans la liste déroulante. Par exemple, Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel, Personnalisé, etc. Pour plus d'informations, consultez Créer une réservation. Remarque :La planification d’événements récurrents dépend de la valeur de la Max number of Occurrences propriété et Max days in future Module réservable. Vous ne pouvez pas sélectionner d’occurrences récurrentes au-delà de la valeur spécifiée dans la valeur de la propriété du Max number of Occurrences module réservable.En cas de réservations récurrentes (quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou personnalisées), les suggestions d’horaires pour les participants sélectionnés ne sont affichées que pour une seule journée (24 heures). Pour Hebdomadaire, une suggestion d’heure pour la première occurrence d’une série est affichée. Pour les réservations récurrentes quotidiennes et mensuelles, une suggestion d’heure pour la première occurrence s’affiche.
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Sélectionnez Ajouter des invités.
Dans la boîte de dialogue Ajouter des invités et trouver des disponibilités s’affiche. Il indique la disponibilité du calendrier de l’hôte dans un premier temps. Si vous effectuez une réservation et ajoutez des invités, vous êtes affiché en tant qu’hôte. Vous pouvez rechercher des participants que vous souhaitez ajouter à votre réunion pour collaborer. Vous pouvez effectuer une recherche par nom ou adresse e-mail de vos collègues pour connaître leurs disponibilités. Vous pouvez ajouter autant d’invités à votre réunion que de collaborateurs. La liste des participants est extraite en fonction des événements de Microsoft Exchange Online calendrier du ou des invités. Lorsque vous recherchez des participants, la disponibilité des participants est également indiquée sous forme de suggestions.
Remarque :L’application prend en charge l’ajout d’invités aux réservations sur la page Détails de la réservation après avoir sélectionné un espace à réserver. Pour les invités, l’application ne récupère pas les disponibilités des collègues pour eux sur la page de recherche du portail de réservation.La disponibilité d’un participant dans la boîte de dialogue Ajouter des participants est affichée à l’aide Microsoft Exchange Online de la combinaison de couleurs des événements de calendrier. L’événement de calendrier d’absence du bureau affiche un point violet ou blanc en regard du nom de l’employé sélectionné. Une nouvelle date et une nouvelle heure sont suggérées par l’application pour une durée pendant laquelle le participant est disponible au bureau. Les employés peuvent consulter les options de réservation suggérées et sélectionner l’une d’entre elles. Si l’ID de messagerie de l’utilisateur des participants n’est pas configuré avec Microsoft Exchange Online, l’utilisateur inconnu (nul ou sans couleur) s’affiche en fonction de son état de disponibilité.
Lors de la création ou de l’affichage d’un événement, le paramètre Microsoft Exchange Online « Afficher en tant que » détermine comment votre heure apparaît aux autres :- Occupé (barre fixe/couleur) : Vous n’êtes pas disponible ; les autres ne peuvent pas réserver cette fois.
- Provisoire (barre rayée en diagonale) : Vous avez un rendez-vous provisoire, mais il se peut qu’il soit libre.
- Libre (barre blanche/transparente) : vous êtes disponible, même si un élément de calendrier est présent.
- Absent (violet ou jaune/indicateur spécifique) : Vous êtes loin de votre bureau.
- Travailler ailleurs (pointillés/couleur différente) : Vous travaillez, mais pas à votre emplacement habituel.
- Point vert fixe : disponible.
- Point rouge fixe : occupé, en cours d’appel ou en réunion.
- Point rouge avec ligne horizontale : Ne pas déranger.
- Point jaune avec horloge : Loin ou retour tout de suite.
- Point ou flèche blanc, rose en violet : apparaît souvent pour les événements d’absence ou les éléments de calendrier partagés.
Remarque :Ces couleurs et icônes peuvent varier légèrement entre classique Microsoft Outlook, nouveau Microsoft Outlook et Microsoft Outlook sur le web, mais les significations « Afficher en tant que » (occupé/libre/provisoire) restent cohérentes. -
Dans la boîte de dialogue Ajouter des invités et rechercher des disponibilités, sélectionnez les participants ou les collaborateurs que vous souhaitez ajouter à votre réunion.
L’application ajoute des participants à votre réunion et synchronise l’événement de calendrier des participants avec votre calendrier.
Lorsque l’application ne parvient pas à extraire la disponibilité des participants, elle affiche un message. « Impossible de charger la disponibilité. La disponibilité ne peut pas être chargée. Vous pouvez continuer avec votre réservation".
Remarque :Si vous modifiez les dates de début et de fin, la liste est actualisée.Les employés peuvent sélectionner les participants à l’événement, et l’application vérifie leur disponibilité pour une date et une heure sélectionnées.- Les employés peuvent afficher la disponibilité des participants ou d’un participant. L’application recommande les espaces disponibles en fonction de la disponibilité des participants.
- En cas de conflits, l’application suggère un espace avec une disponibilité optimale. L’application suggère d’autres options de réunion en fonction de la disponibilité des participants sélectionnés pour une durée de date et d’heure.
- L’ajout d’invités aux réservations est pris en charge, mais l’application ne récupère pas leur disponibilité sur la page de recherche du portail de réservation.
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Dans le panneau Suggestions, sélectionnez la date et l’heure de votre choix.
Les suggestions s’affichent en fonction de la date et de l’heure de début que vous avez sélectionnées et de la durée de votre réunion. Par exemple, si vous sélectionnez 2 heures comme durée de votre réunion, les suggestions s’affichent sur la base d’une durée de deux heures. Par exemple, si vous définissez l’heure de début de votre réunion sur 12 heures, les suggestions s’affichent à partir de 12 heures.
Si vous ajoutez plusieurs participants ou invités, les utilisateurs s’affichent dans une séquence ou une série horizontale. À la fois, les noms de cinq participants sont affichés. Si plus de cinq participants sont présents, développez l’option Plus pour afficher les participants supplémentaires.
Vous pouvez supprimer un participant en sélectionnant l’icône de l’option de suppression (
).Remarque :La disponibilité des participants sélectionnés est affichée pour une durée de 24 heures uniquement. Si vous sélectionnez une durée supérieure, l’application affiche « La disponibilité est vérifiée pour les premières 24 heures uniquement ». Les suggestions ne sont affichées que pendant 24 heures en fonction de la disponibilité des participants. Microsoft Exchange OnlineFind Meeting Times L’action de spoke de ne renvoie pas la disponibilité des participants pendant plus de 24 heures.Pour les réservations récurrentes, l’application affiche la disponibilité en fonction de la première occurrence et ne calcule pas la disponibilité en fonction de toutes les occurrences ou d’un sous-ensemble de celles-ci. Pour Hebdomadaire, une suggestion d’heure pour la première occurrence d’une série est affichée. Pour les réservations récurrentes quotidiennes et mensuelles, une suggestion d’heure pour la première occurrence s’affiche.
Sélectionnez Plus de suggestions pour charger des suggestions supplémentaires. Le nombre maximal de suggestions jusqu’à 7 jours est affiché ou affiché à la fois. Cela dépend de la propriété de configuration du Max days in future module réservable. Si votre valeur Nombre maximum de jours dans le futur est de 5, vous obtenez des suggestions pour 5 jours uniquement.
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Passez en revue la page de récapitulatif de la réservation.
La page Récapitulatif de la réservation affiche les invités ou les participants qui sont ajoutés à votre réservation. La colonne d’invités internes (participants) que vous avez ajoutée affiche Microsoft Exchange Online les ID de messagerie des utilisateurs. La colonne des visiteurs externes affiche leurs identifiants de messagerie personnels.