Effectuer des réservations à l’aide de Créer un agent de réservation
L’option Créer un agent de réservation permet aux employés de trouver un espace disponible et de créer rapidement des réservations de lieu de travail. Les employés peuvent interagir avec l’agent de réservation à l’aide de l’interface de Now AssistAgent virtuel messagerie instantanée améliorée dans Centre des employés. Ils peuvent également utiliser l’interface de messagerie instantanée Now Mobile® pour interagir avec le Agent virtuel fichier .
L’agent de réservation estime l’emplacement des employés pour un jour ouvré donné. Il tient compte de leur profil de lieu de travail (espace attribué à un employé) et des espaces qu’ils réservent le plus fréquemment. Sur la base de ces informations, l’agent de réservation trouve et suggère des espaces pour les réservations. Les employés peuvent suggérer un espace, une heure ou un lieu différent à l’aide de l’interface de chat. L’agent fournit également aux employés la possibilité de sélectionner manuellement un espace à partir du portail de réservation. L’agent de réservation offre la possibilité de sélectionner manuellement un espace lorsqu’il n’est pas en mesure de trouver un espace demandé par l’employé ou lorsque l’employé souhaite rechercher un espace différent de celui suggéré par l’agent de réservation.
- Informations sur la date et l’heure auxquelles l’employé demande à réserver un espace à des fins de réservation.
Par exemple, si l’agent de réservation ne trouve pas de date dans l’énoncé « Réserver un espace pour moi », il réserve un espace pour la date actuelle et pour toute la journée. Si du temps est fourni, il essaie de trouver un espace disponible pour l’heure suggérée. Par exemple, si vous saisissez l’invite « Réserver un espace pour moi de 15 h à 16 h » dans l’interface Agent virtuel de messagerie instantanée, un espace vous est réservé de 15 h à 16 h.
Si aucune heure n’est fournie, il réserve un espace pour Toute la journée. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.- Lorsque la valeur de configuration Signifie module réservable Toute la journée est définie sur Heures de bureau, l’agent de réservation effectue une réservation pour la journée. Par exemple, si l’heure de début du bureau est 9h et l’heure de fin est 17h, l’agent de réservation réserve un espace en fonction des propriétés de réservation du jour de début et du jour de fin.
- Signification toute la journée Valeur du module réservable définie sur Journée complète.
L’agent de réservation réserve un espace en fonction de l’horloge de 24 heures ou de l’horloge de 12 heures. Pour le format d’heure de 24 heures, il réserve l’espace de (00 à 23,59). Pour un format horaire de 12 heures, il réserve un espace de (9 h à 12 h) et le soir (13 h à 17 h) en fonction des heures de travail du bureau. Pour plus d'informations, consultez Propriétés installées avec Gestion des réservations du lieu de travail.
- Nombre maximum de jours dans le futur dans le module Réservable. Cette valeur est définie par l’administrateur de votre lieu de travail. L’agent de réservation réserve un espace et fournit des dates de réservation en fonction de la valeur la plus élevée indiquée dans la configuration Nombre maximum de jours dans le futur . Si la valeur Nombre maximum de jours dans le futur est vide, l’agent de réservation fournit un lien de navigation vers le portail de réservation avancée. Les employés peuvent sélectionner le lien pour accéder au portail de réservation avancée et sélectionner un espace manuellement. Pour plus d'informations, consultez Créer une réservation.
- L’agent de réservation vérifie également le tableau de bord de présence des employés pour obtenir des informations sur les Concierge d'espace de travail jours de présence des employés. Pour plus d'informations, consultez Configurer les suggestions d’espace de lieu de travail pour les employés.
S’il Concierge d'espace de travail n’est pas installé, l’agent de réservation utilise les informations du profil du lieu de travail (espace affecté à un employé) pour réserver un espace disponible. Il utilise l’emplacement principal défini pour qu’un employé récupère l’emplacement du bâtiment et les espaces disponibles à la réservation.
Si le profil du lieu de travail n’est pas disponible, l’agent de réservation prend en compte les données de réservation passées d’un employé et affiche des suggestions d’espace en fonction des données de réservation passées (espaces réservés le plus fréquemment, date et heure). Si l’agent de réservation n’est pas en mesure d’extraire ou de prédire un emplacement, il demande aux employés de saisir manuellement leurs emplacements de lieu de travail préférés dans l’interface de messagerie Agent virtuel instantanée. Il propose des suggestions d’espace en fonction des entrées des invites des employés.
- Informations de l’onglet Emplacements du lieu de travail dans un module réservable. L’application fournit uniquement des suggestions provenant des emplacements de lieux de travail configurés. Par exemple, si environ 10 emplacements de bâtiments sont ajoutés à l’onglet Emplacements du lieu de travail dans un module réservable, les employés ne peuvent sélectionner un espace que dans l’un de ces 10 bâtiments pour la réservation. Les employés ne peuvent pas réserver un espace qui n’est pas ajouté aux emplacements du lieu de travail. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.