Créer des réservations de quartier
Réservez des espaces de quartier à l’aide de la réservation avancée.
Avant de commencer
L’option de réservation d’espaces de quartier n’est disponible que si votre administrateur a activé l’option Activer Parcourir par quartier dans la configuration du module réservable. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
- L’employé est affecté au quartier, et le quartier est restreint.
- L’employé est affecté au quartier, et le quartier n’est pas restreint.
- Le quartier n’est pas restreint et l’employé n’y est pas affecté.
Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user
Procédure
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Sélectionnez l’une des options de navigation du menu contextuel suivantes pour effectuer une réservation de quartier.
Emplacement Étapes Filtre de navigation de l’application Accédez à la Tous > Gestion des réservations du lieu de travail > Portail > Nouvelle réservation. À partir du portail Centre des employés - Accédez à la Tous > Libre-service > Centre des employés.
- Sur le portail Centre des employés, sélectionnez Services du lieu de travail > Parcourir Services du lieu de travail.
- Sélectionnez la carte Nouvelle réservation générale .
Créez une page de portail de réservation qui s’ouvre pour vous permettre d’effectuer des réservations de lieu de travail.
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Une autre façon d’effectuer une réservation consiste à utiliser l’icône de messagerie instantanée. Sur la page d’accueil, sélectionnez l’icône de messagerie
). Pour effectuer une réservation, saisissez votre question ou sélectionnez Tout me montrer pour sélectionner dans la liste des options disponibles.
La page Effectuer une réservation s’ouvre dans un nouvel onglet. -
Sélectionnez une configuration de module réservable.
Par exemple, sélectionnez l’une des configurations de module réservable suivantes. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
- Bureaux
- Bureaux avec une zone
- Les salles de réunion nécessitent une approbation
- Salles de réunion
- Bureaux avec une équipe
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Pour rechercher des espaces réservables dans un quartier, sélectionnez Parcourir par quartier.
Remarque :L’option Parcourir par quartier n’est disponible que si l’option Activer Parcourir par quartier est sélectionnée sur la page de configuration du module réservable. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
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Renseignez les informations suivantes.
Renseignez les champs de formulaire.
Tableau 1. Effectuer un formulaire de réservation Nom de champ Description Bâtiment Nom du bâtiment pour un campus sélectionné. Sélectionnez un bâtiment dans la liste. Par exemple, Campus de démonstration. Les noms de bâtiments et les noms d’emplacements sont triés par ordre alphabétique ou en fonction de l’ordre que vous avez configuré dans les tables Bâtiments et Régions. Lorsqu’un ordre de tri est configuré pour un bâtiment ou une région, les noms de bâtiments et les emplacements sont triés en conséquence. Si la valeur de l’ordre de tri n’est pas spécifiée pour un élément, les éléments sont répertoriés en haut de la liste (ordre croissant) et triés par ordre alphabétique. Les noms de bâtiments et d’emplacements sont triés par ordre alphabétique en fonction du nom de l’étiquette. Par exemple, le bâtiment A, le bâtiment B, etc.
Étage Étage d’un bâtiment où vous souhaitez effectuer une réservation. Les noms des étages sont triés par ordre alphabétique ou les valeurs sont triées en fonction de l’ordre de tri indiqué. Vous pouvez configurer l’ordre de tri dans la table Étages. Si la valeur Ordre de tri n’est pas spécifiée pour un élément, les éléments sont répertoriés en haut de la liste (ordre croissant), puis triés par ordre alphabétique. Les noms des étages sont triés par ordre alphabétique en fonction des noms et des étiquettes.
De Remarque :Les champs de directive de l’heure (De, Heure, À) sont également disponibles sur le MESP (Mobile Employee Service Portal) de l’application Now Mobile .Date de début de votre réservation. Pour une réservation d’un jour, seul le champ De est affiché et non l’option permettant de saisir la date de fin. - Les employés ne peuvent pas sélectionner une date et créer une réservation si la date de début dépasse la valeur Nombre maximum de jours dans le futur Module réservable. Cette valeur est configurée sur le module Réservable par votre administrateur. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
Lorsque la valeur Nombre maximum de jours dans le futur est configurée par votre administrateur, vous ne pouvez pas sélectionner une date ultérieure à la date maximale autorisée. Les dates du sélecteur de dates du calendrier sont inactives pour les dates qui sont trop éloignées dans le futur.
Remarque :Si la valeur Nombre maximum de jours dans le futur n’est pas configurée, la sélection de la date n’est pas restreinte. La sélection de la date est basée sur la valeur Nombre maximum d’occurrences. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable. - Si vous entrez une date non valide qui est supérieure à celle spécifiée dans la valeur Nombre maximum de jours dans le futur , l’application réinitialise la date à la date actuelle.
Heure Heure de début de la réservation. Les employés peuvent sélectionner l’heure à l’aide de la liste déroulante ou en saisissant l’heure dans le champ. La valeur d’incrément de temps dépend de la valeur définie par votre administrateur. La durée de réservation par défaut disponible pour la sélection est de 30 minutes. La time_picker_interval_size propriété pour l’heure de début et de fin de la réservation est configurée à l’aide des instances de widget du portail de services. La valeur d’incrémentation du champ Heure de début dépend de la valeur définie dans le time_picker_interval_size. La durée par défaut de la valeur d’incrément de temps de réservation est de 30 minutes.
Remarque :Vous ne pouvez pas sélectionner une date qui tombe dans le passé. L’heure d’un emplacement sélectionné dépend du fuseau horaire du bâtiment.À Date de fin de votre réservation. Les employés ne peuvent pas sélectionner une date et créer une réservation lorsque la date de fin dépasse la valeur Nombre maximum de jours dans le futur. La valeur Nombre maximum de jours dans le futur indique le nombre maximal de jours dans le futur jusqu’auxquels le module Réservable peut être réservé.Remarque :Dans le cas d’une réservation d’un jour, l’option permettant de saisir la date de fin n’est pas disponible.Si vous entrez une date non valide qui est supérieure à celle spécifiée dans la valeur Nombre maximum de jours dans le futur , l’application réinitialise la date à la date actuelle.
Remarque :Si la valeur Nombre maximum de jours dans le futur n’est pas activée, la sélection de la date n’est pas restreinte et est basée sur la valeur Nombre maximum d’occurrences configurée dans le module Réservable. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.Heure Heure de fin à laquelle vous arrêteriez d’utiliser l’élément du lieu de travail. Les employés peuvent sélectionner l’heure de fin à l’aide de la liste déroulante ou en saisissant l’heure dans le champ. La valeur d’incrément de l’heure de fin dépend de la valeur définie par votre administrateur. La durée de l’heure de fin de la réservation par défaut est de 30 minutes. La time_picker_interval_size propriété pour l’heure de début et de fin de la réservation est configurée à l’aide des instances de widget du portail de services. La valeur d’incrémentation des champs Heure de début et Heure de fin dépend de la valeur définie dans le time_picker_interval_size. La durée par défaut de la valeur d’incrément de temps de réservation est de 30 minutes.
Remarque :Vous ne pouvez pas sélectionner une date qui tombe dans le passé. Par exemple, si l’heure de début est 09:00, vous pouvez sélectionner une heure de fin après cette durée. Vous ne pouvez pas sélectionner une heure avant 09h00 le même jour. L’heure d’un emplacement sélectionné dépend du fuseau horaire du bâtiment.Récurrent Option permettant de réserver les éléments du lieu de travail de façon récurrente. Spécifiez le nombre de jours et le nombre de fois que vous souhaitez répéter la réservation dans une série récurrente. Pour les réservations hebdomadaires, sélectionnez les jours de la semaine pour la réservation. L’option Récurrent s’affiche en fonction de la configuration définie par votre administrateur. En outre, s’il existe des conflits de réservation récurrents, ils sont résolus automatiquement si votre administrateur a configuré la même chose.
L’option Résoudre automatiquement les conflits récurrents</uicontrol> est activée sur le formulaire Module réservable. L’application tente de résoudre automatiquement les conflits de réservation récurrents. Pour plus d'informations, consultez Résoudre automatiquement les réservations récurrentes.
Remarque :L’option Ajouter des services supplémentaires n’est pas disponible pour les réservations récurrentes.Toute la journée Option permettant de réserver l’élément du lieu de travail pour une journée entière ou pour une seule journée. Cette option s’affiche si votre administrateur du lieu de travail a activé le paramètre Réservation toute la journée sur le type sélectionné. Les heures de début et de fin de la réservation dépendent des horaires définis par votre organisation. L’option Toute la journée est également disponible sur la page Détails de l’espace. Remarque :L’apparence de l’option Toute la journée dépend de la configuration de votre administrateur. Si votre administrateur a imposé une réservation pour toute la journée pour un type sélectionné, la réservation est automatiquement effectuée pour toute la journée. Dans le cas de Toute la journée, vous ne pouvez modifier que la date de début de la réservation.Ajouter un autre bâtiment Réservez plusieurs éléments du lieu de travail dans plusieurs bâtiments. Les fuseaux horaires des bâtiments sont différents pour une même date et heure dans une réservation. Remarque :Cette option est disponible si vous avez coché la case Autoriser plusieurs réservations dans le Module réservable > Configuration du module réservable onglet. Pour plus d'informations, consultez Créer des réservations de bâtiments multiples. - Les employés ne peuvent pas sélectionner une date et créer une réservation si la date de début dépasse la valeur Nombre maximum de jours dans le futur Module réservable. Cette valeur est configurée sur le module Réservable par votre administrateur. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
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Cliquez sur Rechercher.
Les espaces disponibles dans un quartier sont affichés.Remarque :Les administrateurs ou les planificateurs d’espace déterminent si les employés sont autorisés à afficher les quartiers dans le répertoire d’emplacement.
- Dans les résultats de la recherche, sélectionnez Ajouter pour ajouter un espace réservable.
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Basculez entre les onglets Vue Carte et Vue Calendrier pour examiner et sélectionner les espaces disponibles.
Dans la vue de calendrier d’un bâtiment sélectionné, la date et l’heure applicables s’affichent.Le volet inférieur affiche le nombre d’éléments que vous avez sélectionnés dans les résultats de la recherche.
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Sélectionnez l’onglet Affichage de la carte si votre organisation l’utilise Mappage d'intérieur pour des emplacements interactifs et l’orientation.
La carte d’étage affiche les espaces du quartier en fonction de la disponibilité et de l’affectation des employés.
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Cliquez sur Suivant.
Vérifiez les détails de la réservation pour les espaces sélectionnés.
- Sélectionnez Ajouter des services pour ajouter des configurations de salle ou un service de restauration pour les espaces sélectionnés.
- Passez en revue les détails récapitulatifs de la réservation.
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Cliquez sur Soumettre la réservation.
Si l’un des éléments ne nécessite pas d’approbation, les éléments du lieu de travail sélectionnés sont réservés. L’état de la demande est mis à jour et prend la valeur Confirmé. Si l’un des éléments doit être approuvé, votre demande est soumise pour approbation. L’état de la demande est mis à jour et prend la valeur En attente d’approbation.