Gérer le workflow agentique du référentiel de contrat

Rversion finale: Australia

Mis à jour 31 juil. 2025

6 minutes de lecture

Utilisez le workflow agentique de gestion du référentiel de contrats pour améliorer la productivité en extrayant automatiquement les métadonnées et les obligations des contrats signés et en définissant les dates de rappel du contrat pour le renouvellement ou la résiliation du contrat.

Vue d’ensemble de la gestion du référentiel de contrats

Important :

Pour utiliser le workflow agentique pour votre espace de travail, votre rôle doit être configuré pour utiliser le workflow agentique et les autorisations d’accès aux données doivent être définies pour les agents IA et le workflow agentique.
Pour plus d'informations, consultez Configuration de l’accès utilisateur et des autorisations de données pour les workflows agentiques et Configuration de l’accès utilisateur et des autorisations de données pour les agents IA.
Les autorisations d’accès aux données doivent être définies pour les compétences, l’extraction des métadonnées contractuelles et l’extraction des Now Assist obligations contractuelles.
Pour plus d'informations, consultez Configurer les autorisations de données pour Now Assist les compétences.
Pour exécuter les agents IA de manière autonome, assurez-vous que les règles métier du workflow agentique sont activées. Pour plus d'informations, consultez Activer les règles métier pour le workflow agentique Gérer le référentiel de contrats.
Si vous avez personnalisé le workflow agentique Gérer le référentiel de contrats, assurez-vous de mettre à jour l’include de script pour l’exécuter de manière autonome. Pour plus d'informations, consultez Mettre à jour l’include de script du gestionnaire des agents IA des contrats.
Pour afficher le workflow agentique dans le Now Assist panneau, activez le Now Assist panneau. Pour plus d'informations, consultez Activate the Now Assist panel standard chat.

Le workflow agentique de gestion du référentiel de contrats utilise un agent IA pour effectuer les opérations suivantes dans l’ordre.

Extrayez les métadonnées des contrats signés.
Calculez la date de rappel du contrat pour le renouvellement et la résiliation.
Extrayez les obligations des contrats signés.

Extraction des métadonnées et rappels de contrat

L’agent IA utilise la Now Assist compétence d’extraction des métadonnées contractuelles pour extraire les métadonnées clés des contrats signés. Une fois l’extraction des métadonnées terminée, vous pouvez ouvrir le playbook pour examiner les informations extraites et définir la date de rappel du contrat.

Le workflow suivant explique le processus d’extraction des métadonnées et de configuration du rappel de contrat.

En tant qu’administrateur de contrat disposant du rôle IA, activez la compétence d’extraction des métadonnées du contrat dans la Administrateur Now Assist console.
Pour plus d'informations, consultez Configurer Now Assist dans Gestion des contrats.
En tant qu’administrateur de contrat, activez les règles métier.
Le processus d’extraction des métadonnées est automatiquement lancé lorsqu’un enregistrement de contrat est créé.
Une fois l’extraction terminée, le gestionnaire de contrats disposant du rôle IA reçoit une notification indiquant que les métadonnées sont prêtes à être examinées.
Le gestionnaire de contrat examine les métadonnées extraites et les soumet pour mettre à jour le référentiel de contrats.
La date de rappel du contrat est ensuite calculée en fonction des facteurs suivants :
- Date de fin du contrat
- Présence d’une clause de renouvellement automatique
- Préavis pour le renouvellement ou la résiliation du contrat
  Remarque :
  Si la période de préavis de renouvellement et la période de préavis de résiliation ne sont pas disponibles, il utilise la période de préavis par défaut configurée. Pour plus d'informations, consultez Définir le délai de préavis par défaut pour le workflow agentique Gérer le référentiel de contrats.
Le gestionnaire de contrat définit les rappels de contrat dans le playbook en examinant la date calculée et en configurant la liste des destinataires pour les rappels.

Pour plus d'informations, consultez Examiner les métadonnées extraites par l’IA et la date de rappel du contrat.

Extraction de l'obligation

L’agent IA utilise la Now Assist compétence d’extraction d’obligations contractuelles pour extraire les obligations contractuelles clés des contrats. Une fois extraites, vous pouvez passer en revue les obligations dans le playbook de contrat et choisir de les accepter ou de les rejeter. Les obligations acceptées sont ajoutées en tant qu’enregistrements dans l’onglet Obligations de l’enregistrement du contrat.

Le workflow suivant explique le processus d’extraction des obligations.

En tant qu’administrateur de contrat disposant du rôle IA, activez la compétence d’extraction d’obligation contractuelle dans la Administrateur Now Assist console.
Pour plus d'informations, consultez Configurer Now Assist dans Gestion des contrats.
En tant qu’administrateur de contrat, activez les règles métier.
Le processus d’extraction des obligations est automatiquement initié lorsqu’un enregistrement de contrat est créé.
Une fois l’extraction terminée, le gestionnaire de contrats disposant du rôle IA reçoit une notification indiquant que les obligations sont prêtes à être examinées.
Le gestionnaire de contrat examine les obligations extraites dans le playbook de contrat. Chaque obligation peut être acceptée ou rejetée en fonction de sa pertinence.
Les obligations approuvées sont automatiquement ajoutées en tant qu’enregistrements d’obligation dans l’onglet Obligations de l’enregistrement du contrat.
Les tâches d’obligation sont créées.
- Pour un calendrier récurrent, les tâches d’obligation sont automatiquement créées pour l’enregistrement d’obligation en fonction du calendrier défini.
- Pour un calendrier ad hoc, le gestionnaire de contrats crée une tâche d’obligation à partir de l’onglet Tâches d’obligation de l’enregistrement du contrat.
L’utilisateur affecté est notifié lorsque la tâche d’obligation est créée.
L’utilisateur affecté travaille sur la tâche d’obligation et la soumet pour révision.
L’état de la tâche d’obligation passe de Ouvert à En attente d’approbation.
Le prestataire examine la tâche et l’approuve ou la rejette.
- Si la tâche d’obligation est rejetée, l’état de la tâche devient Ouvert et l’utilisateur affecté continue de travailler dessus.
- Si la tâche d’obligation est approuvée, l’état de la tâche devient Terminé.

Pour plus d'informations, consultez Examiner les obligations extraites par l’IA.

Conditions permettant au workflow agentique de déclencher

Le workflow agentique Gérer le référentiel de contrats pour une demande autre que Libre-service est déclenché dès que l’enregistrement du référentiel de contrat est créé et que l’utilisateur affecté dans la demande dispose des rôles sn_cm_gen_ai.ai_contract_fulfiller et now_assist_panel_user.

Le workflow agentique de gestion du référentiel de contrat pour une demande en libre-service est déclenché dès que l’enregistrement du référentiel de contrat est créé et que les conditions suivantes sont remplies :

Le gestionnaire de groupe du groupe d’affectation a le rôle now_assist_panel_user.
S’il n’y a pas de gestionnaire pour le groupe d’affectation, l’un des utilisateurs du groupe d’affectation a le rôle now_assist_panel_user.
Si l’utilisateur a demandé des modifications à la demande de contrat, l’utilisateur affecté ou le gestionnaire de groupe dans la demande dispose du rôle sn_cm_gen_ai.ai_contract_fulfiller et now_assist_panel_user.

Les prestataires de contrat et les gestionnaires de groupes d’affectation disposant du rôle now_assist_panel_user peuvent afficher la conversation sur le workflow agentique dans le Now Assist panneau.

Remarque :

Le workflow agentique n’est pas pris en charge dans le Agent virtuel panneau.

Accès au workflow agentique

Rôle requis : sn_aia.admin

Si votre fournisseur de service d’IA générative ne l’est pas Now LLM Service, assurez-vous que les connexions API et les informations d’identification sont configurées. Pour plus d'informations, consultez Configuring API credentials for generative AI capabilities.

Accédez à la Tous > Studio d'agents IA > Créer et gérer.
Sélectionnez Gérer le référentiel de contrats.

Agents IA utilisés dans le workflow agentique de gestion du référentiel de contrats

Tableau 1. Noms et descriptions des agents IA
Nom	Description
Agent IA du référentiel de contrats	Utilise divers outils pour effectuer les opérations suivantes : Récupère les détails du référentiel de contrat, tels que le fournisseur de contrat, le modèle de contrat, l’ID de pièce jointe du document contractuel, entre autres, à partir d’un enregistrement de référentiel de contrat spécifique. Extrait les métadonnées des documents de contact signés en fonction du cas d’utilisation applicable dans la compétence d’extraction des métadonnées contractuelles. Extrait les obligations des documents de contact signés en fonction du cas d’utilisation applicable dans la compétence d’extraction d’obligation contractuelle. Calcule le délai moyen pour des contrats similaires.