Travailler sur une demande d’examen de contrat sans libre-service

  • Rversion finale: Australia
  • Mis à jour 31 juil. 2025
  • 5 minutes de lecture

    • Examinez et révisez un document contractuel hors libre-service. En tant que collaborateur sur la demande, vous pouvez envoyer le document révisé par e-mail aux personnes concernées pour vérifier les révisions, puis envoyer le document prêt pour signature électronique à partir de la demande de contrat.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_cm_core.contract_fulfiller

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    En tant que collaborateur ajouté à une demande, vous pouvez accéder à la demande et y travailler tout comme les délégataires. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier les champs Affecté à et Groupe d’affectation .

    Procédure

    1. Accédez à votre espace de travail.
    2. Dans l’onglet Listes , accédez à Demandes de contrat et ouvrez un contrat.
      OptionÉtapes
      En tant que délégataire
      1. Sélectionnez l’option Assigned to Me (Me l’affecter ).
      2. Sélectionnez une demande sur laquelle travailler.
      3. Si la demande vous est nouvellement affectée, sélectionnez Démarrer le travail pour commencer à travailler sur la demande.

        L’état et l’état du contrat de la demande de contrat sont Travail en cours.
      En tant que collaborateur
      1. Sélectionnez l’option Collaborations .
      2. Sélectionnez une demande sur laquelle travailler.
    3. Facultatif : Si vous avez besoin d’aide d’autres prestataires pour travailler sur la demande de contrat, ajoutez-les dans le champ Collaborateurs .
      Remarque :
      • Les utilisateurs ayant le rôle sn_cm_core.contract_fulfiller sont répertoriés dans le champ Collaborateurs .
      • Le même utilisateur ne peut pas être ajouté aux champs Affecté à et Collaborateur.
      Les collaborateurs sont informés par e-mail qu’ils ont été ajoutés en tant que collaborateurs à une demande de contrat.
    4. Facultatif : Spécifiez le contrat comme perpétuel en cochant la case Perpétuel dans l’onglet Détails .
      Remarque :
      La date de fin doit être vide lorsque cette case est cochée.

      La case à cocher Perpétuel est disponible dans les demandes de contrat lancées à partir du Gestion de la relation client pour les ventes et .Opérations Source-to-Pay

    5. Facultatif : Reclassifier le contrat ou les documents justificatifs soumis pour examen.

      Voici des exemples de reclassification du contrat ou des documents à l’appui :

    6. Ouvrez une révision existante d’un document contractuel.
      • Pour le stockage interne : ouvrez l’enregistrement de révision du document en accédant à l’onglet Documents contractuels , puis en sélectionnant le nom du document.
      • Pour le stockage externe : affichez le document en ligne en accédant à l’onglet Documents contractuels , puis en sélectionnant le lien dans l’onglet URL .
    7. Examinez les documents contractuels.
    8. Créer des révisions de documents.
      Pour plus d'informations, consultez Créer une révision de document.
    9. Analysez les documents contractuels pour identifier les clauses non standard et manquantes à l’aide de Now Assist .Gestion des contrats
      Pour plus d'informations, consultez Analyse du contrat à l’aide de Now AssistGestion des contrats.
    10. Si une approbation est requise d’autres personnes concernées, envoyez le document pour approbation ad hoc.
      Pour plus d'informations, consultez Initier une approbation ad hoc pour la révision d’un document contractuel.
    11. Configurez un e-mail destiné aux personnes concernées pour que le document contractuel rempli soit examiné et que les changements soient confirmés.
      Pour plus d'informations, consultez Envoyer un e-mail aux personnes concernées.
    12. Ajoutez les signataires internes ou externes nécessaires pour les signatures électroniques sur le contrat en accédant à l’onglet Signataires , puis en sélectionnant Ajouter.
      OptionÉtapes
      Interne
      1. Dans le champ Signataire interne , saisissez le nom du signataire. Les champs Nom du signataire autorisé, Signataire et E-mail du signataire sont automatiquement renseignés.
      2. Dans le champ Commande , saisissez l’ordre dans lequel le contrat doit être envoyé au signataire. La valeur de commande doit être unique. Par exemple : Saisissez les numéros d’ordre 10, 20, 30, etc., en augmentant de 10 à chaque fois. Le système commence à envoyer le contrat au signataire interne avec le numéro le plus bas.
      Externe
      1. Dans le champ Nom de signataire autorisé , saisissez le nom du signataire externe.
      2. Dans le champ Signataire , saisissez le titre du signataire externe.
      3. Dans le champ E-mail du signataire , saisissez l’adresse e-mail du signataire externe.
      4. Dans le champ Commande , saisissez l’ordre dans lequel le contrat doit être envoyé aux signataires pour signature électronique. La valeur de commande doit être unique. Par exemple : Saisissez les numéros d’ordre 10, 20, 30, etc., en augmentant de 10 à chaque fois. Le système commence à envoyer le contrat au signataire externe avec le numéro le plus bas.
    13. Lorsque toutes les personnes concernées se sont mises d’accord sur une révision du document contractuel, sélectionnez Préparer pour signature pour préparer et envoyer le document aux signataires pour signature électronique.
      Remarque :
      L’option de réorganisation n’est visible que lorsque plusieurs documents sont joints.
      1. Dans la fenêtre contextuelle Réorganiser le document, faites glisser et placez les documents pour définir l’ordre.
      2. Sélectionnez Préparer pour signature.
        Remarque :
        Lorsque vous sélectionnez Préparer pour signature, le document s’ouvre sur le portail de signature électronique configuré.
      L’état du document passe à Préparation pour signature. Les documents contractuels soumis dans la demande de contrat sans libre-service sont combinés en un seul document et envoyés pour préparation de signature.
    14. Complétez le document dans le système de signature électronique configuré et envoyez-le pour signature.
      1. Prévisualisez le document pour vous assurer que son contenu est correct.
      2. Ajoutez les champs requis, y compris le champ Signature .
      3. Sélectionnez Envoyer.
      Une enveloppe avec signature électronique est créée et envoyée à tous les signataires. Si le système reçoit une notification de réussite du fournisseur de signature électronique, l’état et l’état du contrat passent à En attente de signature.
    15. Facultatif : Si vous devez annuler la demande de signature avant que tous les signataires n’aient fini de signer le document, sélectionnez Annuler la signature.
      L’état de la demande de contrat passe à Travail en cours et le statut du document contractuel passe à Signature annulée.

    Que faire ensuite

    • Les signataires peuvent signer ou refuser de signer le contrat.

      Pour plus d'informations, consultez Workflow de signature pour une demande de contrat.

    • Vérifiez l’état de la demande de contrat et le statut du document contractuel dans la demande :
      • Si tous les signataires signent le document contractuel, l’état du document contractuel passe à Contrat signé. Dans l’onglet Signataires , l’état de tous les signataires passe à Signé. Vous pouvez accéder à l’enregistrement du référentiel des contrats à partir de l’onglet Référentiel des contrats .
      • Si un signataire refuse de signer le document contractuel, l’état du contrat passe à Signature refusée. Si d’autres modifications sont requises dans le document contractuel, mettez-le à jour et renvoyez-le aux signataires pour signature.
      • Une fois que tous les signataires ont signé le document, un e-mail est envoyé aux signataires avec le document contractuel finalisé en pièce jointe.
    • Si le contrat est signé par tous les signataires, vous pouvez fermer la demande en sélectionnant Fermer terminé.