Définition et paramétrage des documents des employés
Utilisez Gestion des documents du personnel pour configurer la manière dont les documents des employés doivent être traités en fonction de la politique, des processus et de la conformité réglementaire de l’entreprise.
Types de documents
- Associez une politique de sécurité. Les politiques de sécurité déterminent qui peut accéder aux documents des employés et déterminent l’autorisation de purge.
- Associez une politique de conservation. Les politiques de conservation déterminent la durée de conservation d’un document et à qui le document s’applique.
- Placez une conservation légale. Les conservations légales empêchent temporairement la purge du document ou la modification du document.
- Autorisez l’accès aux employés.
- Configurez les documents des employés à déplacer automatiquement lorsqu’un ticket RH est fermé. Consultez Configurer un service RH.
Définir des politiques pour un type de document
Pour chaque type de document, vous pouvez déterminer qui peut accéder à un document, ainsi que définir les politiques de conservation qui lui sont associées ou placer une conservation légale. Un type de document peut gérer plusieurs documents.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Les types de documents combinent des détails de rubrique, des politiques de conservation et des conservations légales. La période de conservation par défaut d’un type de document est définie sur le Centre d’excellence (CoE) correspondant. Pour plus d’informations sur les CoE, reportez-vous à la section RH Modèle de données des centres d’excellence.
Procédure
Définir la durée de conservation des documents des employés
Une période de conservation définit la durée pendant laquelle un document d’employé doit être enregistré avant d’être jeté. Les périodes de conservation sont combinées à des conditions ou à des critères pour former une politique de conservation.
Avant de commencer
Procédure
Ajouter ou modifier des politiques de conservation par défaut
Les politiques de conservation par défaut garantissent que les documents des employés ne sont pas purgés par erreur. Lorsqu’aucune politique de conservation n’a été affectée à un type de document, la politique de conservation par défaut est utilisée.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Vous pouvez modifier les politiques de conservation par défaut.
Le Prestation de services RH système de base fournit des politiques de conservation par défaut pour chaque document d’employé associé à une table de centre ou d’excellence (CoE).
Une fois qu’une date de purge est calculée et qu’une conservation légale est placée, la date de purge ne change pas.
Procédure
Ajouter ou modifier une politique de conservation
Définissez des politiques déterminant combien de temps les documents doivent être conservés et qui est couvert. Les politiques de conservation combinent la période de conservation et les conditions ou critères.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Les règlements, les lois et les politiques de votre entreprise déterminent la durée de conservation des documents.
Une fois qu’une date de purge est calculée et qu’une conservation légale est placée, la date de purge ne change pas.
Pour garantir qu’il n’y a pas de purge accidentelle, le système de base fournit des politiques de conservation par défaut. Lorsqu’aucune politique de conservation n’a été affectée à un type de document, la politique de conservation par défaut est utilisée.
- La politique ayant la période de conservation la plus longue s’applique.
- Lorsqu’il existe une politique de rétention par défaut autre que celle par défaut et une politique de conservation par défaut avec une période de conservation indéfinie, la politique de conservation autre que celle par défaut s’applique. En supposant que les critères RH correspondent et que la période de conservation est applicable.
Lorsque vous avez plusieurs politiques de conservation, mais que les critères se chevauchent, la politique de conservation avec la période de conservation la plus longue est utilisée.
- Politiques de conservation :
- Employés américains (période de conservation = date de fin + 7 ans)
- Employés contractuels américains (période de conservation = date de fin + 5 ans)
- Si un utilisateur est à la fois un employé américain et un employé contractuel, la politique de rétention des employés américains est utilisée car sa période de conservation est plus longue.
Procédure
Ajouter ou modifier des politiques de sécurité par défaut
Les politiques de sécurité par défaut garantissent la sécurité des documents des employés. Le Prestation de services RH système de base fournit des politiques de sécurité par défaut pour chaque type de document et détermine qui peut accéder et a l’autorisation de purge.
Avant de commencer
- Groupes
- Rôles
- Groupes et rôles
La politique de sécurité peut exiger une autorisation de purge et exige qu’un utilisateur appartienne au groupe qui a l’autorisation de purge.
Consultez Gérer les groupes RH et Gérer les rôles RH.
Procédure
Ajouter ou modifier des politiques de sécurité de document
De nombreux documents des employés contiennent des informations confidentielles et personnelles. Utilisez des politiques de sécurité des documents pour définir l’accès aux documents des employés et vous assurer qu’ils sont sécurisés.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Les utilisateurs peuvent accéder aux documents des employés en :
- Groupes
- Rôles
- Groupes et rôles
La politique de sécurité peut exiger une autorisation de purge et exige qu’un utilisateur appartienne à un groupe disposant d’une autorisation de purge.
Consultez Gérer les groupes RH et Gérer les rôles RH. Ou voir Groupes et rôles.
Procédure
Ajouter ou modifier des politiques d’expiration sur un type de document
Ajoutez ou modifiez des politiques de notification d’expiration sur un type de document. Autorisez la définition d’une date d’expiration sur un document et l’envoi de notifications par e-mail aux propriétaires, gestionnaires ou représentants RH du document lorsque le document expire ou est sur le point d’expirer.
Avant de commencer
Rôle requis : admin
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Certains documents, comme les passeports ou les attestations de formation, ont des dates d’expiration. Pour que les organisations adhèrent aux politiques de conformité, les dernières versions des documents des employés doivent être conservées. Grâce à cette fonctionnalité, un administrateur peut configurer des politiques de notification d’expiration sur un type de document et un utilisateur peut définir une date d’expiration pour un document lors de son chargement vers Gestion des documents d’employé ou lors du déplacement d’un ticket vers Gestion des documents d’employé.
Procédure
Que faire ensuite
- Accédez à la .
- Ouvrez la politique de notification d’expiration requise.
- Dans la liste connexe des destinataires des notifications d’expiration , ajoutez les destinataires suivants :
Tableau 10. Formulaire du destinataire des notifications d’expiration Champ Description Nom Nom du destinataire de la notification d’expiration. Type de décalage de données Type de décalage de date par rapport à la date d’expiration du document. Par exemple, voulez-vous envoyer une notification avant ou après la date d’expiration. Unités de décalage de données Nombre de jours, de semaines ou de mois qui définit vos unités de décalage. Quantité du décalage de données Valeur spécifiée pour le décalage de données. Par exemple, supposons que vous avez sélectionné Type de décalage de données sur Avant, Unités de décalage de date sur Jours et Quantité de décalage de date sur 3, des notifications par e-mail seront envoyées trois jours avant la date d’expiration du document. Politique de notification d’expiration Politique de notification d’expiration pour laquelle les destinataires sont en cours de création. Destinataires Les destinataires des notifications peuvent être sélectionnés dans les champs pris en charge sur un document d’employé. Remarque :Si vous souhaitez notifier différents destinataires à des jours différents, vous pouvez configurer plusieurs destinataires de notification d’expiration pour une seule politique de notification d’expiration.Actives Option permettant d’activer le destinataire des notifications d’expiration. - Dans la section Groupes, ajoutez les groupes auxquels vous souhaitez envoyer des notifications. Les groupes reçoivent des notifications en même temps que les destinataires.
- Cliquez sur Envoyer.