Créer une réservation de plusieurs jours

  • Rversion finale: Australia
  • Mis à jour 31 juil. 2025
  • 27 minutes de lecture

    • Les utilisateurs de l’espace de travail peuvent désormais réserver un espace couvrant plusieurs jours. Les employés peuvent réserver un espace qui s’étend sur plusieurs jours.

    Avant de commencer

    Les réservations de plusieurs jours peuvent être effectuées lorsque la valeur de propriété Nombre maximal de jours pour le module réservable de plusieurs jours est définie dans la configuration du module réservable. La valeur par défaut de cette propriété est définie sur 1. Si la valeur Nombre maximal de jours pour la propriété sur plusieurs jours est définie sur 1, elle sera considérée comme une réservation d’un jour et la réservation de plusieurs jours ne sera pas autorisée. Si le nombre maximal de jours pour plusieurs jours est supérieur à 1, l’option Réservation toute la journée ou un jour est désactivée sur le portail de réservation.

    Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.

    Cette propriété dépend de la valeur Nombre maximum de jours dans le futur . Si la valeur de Nombre maximal de jours pour plusieurs jours est supérieure au Nombre maximal de jours dans la propriété Module réservable future, l’application affichera une erreur de validation et ne créera pas de réservation de plusieurs jours.

    Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

    Procédure

    1. Sélectionnez l’une des options de navigation du menu contextuel suivantes pour effectuer un multi-jour.

      EmplacementÉtapes
      Filtre de navigation de l’application Accédez à la Tous > Gestion des réservations du lieu de travail > Portail > Nouvelle réservation.
      À partir du portail Centre des employés
      • Accédez à la Tous > Libre-service > Centre des employés.
      • Sur le portail Centre des employés, sélectionnez Services du lieu de travail > Parcourir Services du lieu de travail.
      • Sélectionnez la carte Nouvelle réservation générale .

        Créez une page de portail de réservation qui s’ouvre pour vous permettre d’effectuer des réservations de lieu de travail.

      • Une autre façon d’effectuer une réservation consiste à utiliser l’icône de messagerie instantanée. Sur la page d’accueil, sélectionnez l’icône de messagerie instantanée ( icône de messagerie instantanée.). Pour effectuer une réservation, saisissez votre question ou sélectionnez Tout me montrer pour sélectionner dans la liste des options disponibles.
      La page Effectuer une réservation s’ouvre dans un nouvel onglet.

    2. Sélectionnez une configuration de module réservable.

      Par exemple, sélectionnez l’une des configurations de module réservable suivantes. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.

      • Bureaux
      • Bureaux avec une zone
      • Les salles de réunion nécessitent une approbation
      • Salles de réunion
      • Bureaux avec une équipe
    3. Sur la page Effectuer une réservation, sélectionnez l’un des chemins réservables :

      Les chemins de réservation suivants sont disponibles pour un module réservable sélectionné.

      • Tout parcourir
      • Explorer à proximité d'une personne
      • Parcourir par zone
      • Parcourir par quartier
      • Parcourir tous les espaces
    4. Facultatif : Sélectionnez Tout parcourir.
      Le chemin d’accès réservable Parcourir tout est sélectionné par défaut.
      1. Recherchez un élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver à l’aide des critères disponibles suivants.
    5. Renseignez les informations suivantes.

      Renseignez les champs de formulaire.

      Tableau 1. Effectuer un formulaire de réservation
      Nom de champ Description
      Bâtiment Nom du bâtiment pour un campus sélectionné. Sélectionnez un bâtiment dans la liste. Par exemple, Campus de démonstration.

      Les noms de bâtiments et les noms d’emplacements sont triés par ordre alphabétique ou en fonction de l’ordre que vous avez configuré dans les tables Bâtiments et Régions. Lorsqu’un ordre de tri est configuré pour un bâtiment ou une région, les noms de bâtiments et les emplacements sont triés en conséquence. Si la valeur de l’ordre de tri n’est pas spécifiée pour un élément, les éléments sont répertoriés en haut de la liste (ordre croissant) et triés par ordre alphabétique. Les noms de bâtiments et d’emplacements sont triés par ordre alphabétique en fonction du nom de l’étiquette. Par exemple, le bâtiment A, le bâtiment B, etc.
      Étage Étage d’un bâtiment où vous souhaitez effectuer une réservation.

      Les noms des étages sont triés par ordre alphabétique ou les valeurs sont triées en fonction de l’ordre de tri indiqué. Vous pouvez configurer l’ordre de tri dans la table Étages. Si la valeur Ordre de tri n’est pas spécifiée pour un élément, les éléments sont répertoriés en haut de la liste (ordre croissant), puis triés par ordre alphabétique. Les noms des étages sont triés par ordre alphabétique en fonction des noms et des étiquettes.
      De
      Remarque :
      Les champs de directive de l’heure (De, Heure, À) sont également disponibles sur le MESP (Mobile Employee Service Portal) de l’application Now Mobile .
      		 Date de début de votre réservation.
      • Les employés ne peuvent pas sélectionner une date et créer une réservation si la date de début dépasse la valeur Nombre maximum de jours dans le futur Module réservable. Cette valeur est configurée sur le module Réservable par votre administrateur. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.

        Lorsque la valeur Nombre maximum de jours dans le futur est configurée par votre administrateur, vous ne pouvez pas sélectionner une date ultérieure à la date maximale autorisée. Les dates du sélecteur de dates du calendrier sont inactives pour les dates qui sont trop éloignées dans le futur.

        Remarque :
        Si la valeur Nombre maximum de jours dans le futur n’est pas configurée, la sélection de la date n’est pas restreinte. La sélection de la date est basée sur la valeur Nombre maximum d’occurrences. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
      • Si vous entrez une date non valide qui est supérieure à celle spécifiée dans la valeur Nombre maximum de jours dans le futur , l’application réinitialise la date à la date actuelle.
      Heure Heure de début de la réservation. Les employés peuvent sélectionner l’heure à l’aide de la liste déroulante ou en saisissant l’heure dans le champ. La valeur d’incrément de temps dépend de la valeur définie par votre administrateur. La durée de réservation par défaut disponible pour la sélection est de 30 minutes.

      La time_picker_interval_size propriété pour l’heure de début et de fin de la réservation est configurée à l’aide des instances de widget du portail de services. La valeur d’incrémentation du champ Heure de début dépend de la valeur définie dans le time_picker_interval_size. La durée par défaut de la valeur d’incrément de temps de réservation est de 30 minutes.

      Remarque :
      Vous ne pouvez pas sélectionner une date qui tombe dans le passé. L’heure d’un emplacement sélectionné dépend du fuseau horaire du bâtiment.
      À Date de fin de votre réservation. Sélectionnez un nombre de jours ou de dates sur le calendrier pour effectuer une réservation de plusieurs jours.
      Les employés ne peuvent pas sélectionner une date et créer une réservation lorsque la date de fin dépasse la valeur Nombre maximum de jours dans le futur. La valeur Nombre maximum de jours dans le futur indique le nombre maximal de jours dans le futur jusqu’auxquels le module Réservable peut être réservé.
      Remarque :
      Dans le cas d’une réservation d’un jour, l’option permettant de saisir la date de fin n’est pas disponible.

      Si vous entrez une date non valide qui est supérieure à celle spécifiée dans la valeur Nombre maximum de jours dans le futur , l’application réinitialise la date à la date actuelle.

      Remarque :
      Si la valeur Nombre maximum de jours dans le futur n’est pas activée, la sélection de la date n’est pas restreinte et est basée sur la valeur Nombre maximum d’occurrences configurée dans le module Réservable. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
      Heure Heure de fin à laquelle vous arrêteriez d’utiliser l’élément du lieu de travail. Les employés peuvent sélectionner l’heure de fin à l’aide de la liste déroulante ou en saisissant l’heure dans le champ. La valeur d’incrément de l’heure de fin dépend de la valeur définie par votre administrateur. La durée de l’heure de fin de la réservation par défaut est de 30 minutes.

      La time_picker_interval_size propriété pour l’heure de début et de fin de la réservation est configurée à l’aide des instances de widget du portail de services. La valeur d’incrémentation des champs Heure de début et Heure de fin dépend de la valeur définie dans le time_picker_interval_size. La durée par défaut de la valeur d’incrément de temps de réservation est de 30 minutes.

      Remarque :
      Vous ne pouvez pas sélectionner une date qui tombe dans le passé. Par exemple, si l’heure de début est 09:00, vous pouvez sélectionner une heure de fin après cette durée. Vous ne pouvez pas sélectionner une heure avant 09h00 le même jour. L’heure d’un emplacement sélectionné dépend du fuseau horaire du bâtiment.
      Récurrent Option permettant de réserver les éléments du lieu de travail de façon récurrente. Spécifiez le nombre de jours et le nombre de fois que vous souhaitez répéter la réservation dans une série récurrente.

      Pour les réservations hebdomadaires, sélectionnez les jours de la semaine pour la réservation. L’option Récurrent s’affiche en fonction de la configuration définie par votre administrateur. En outre, s’il existe des conflits de réservation récurrents, ils sont résolus automatiquement si votre administrateur a configuré la même chose.

      L’option Résoudre automatiquement les conflits récurrents</uicontrol> est activée sur le formulaire Module réservable. L’application tente de résoudre automatiquement les conflits de réservation récurrents. Pour plus d'informations, consultez Résoudre automatiquement les réservations récurrentes.

      Remarque :
      L’option Ajouter des services supplémentaires n’est pas disponible pour les réservations récurrentes.
      Toute la journée Option permettant de réserver l’élément du lieu de travail pour une journée entière ou pour une seule journée. Cette option s’affiche si votre administrateur du lieu de travail a activé le paramètre Réservation toute la journée sur le type sélectionné. Les heures de début et de fin de la réservation dépendent des horaires définis par votre organisation. L’option Toute la journée est également disponible sur la page Détails de l’espace.
      Remarque :
      L’apparence de l’option Toute la journée dépend de la configuration de votre administrateur. Si votre administrateur a imposé une réservation pour toute la journée pour un type sélectionné, la réservation est automatiquement effectuée pour toute la journée. Dans le cas de Toute la journée, vous ne pouvez modifier que la date de début de la réservation.
      Ajouter un autre bâtiment Réservez plusieurs éléments du lieu de travail dans plusieurs bâtiments. Les fuseaux horaires des bâtiments sont différents pour une même date et heure dans une réservation.
      Remarque :
      Cette option est disponible si vous avez coché la case Autoriser plusieurs réservations dans le Module réservable > Configuration du module réservable onglet. Pour plus d'informations, consultez Créer des réservations de bâtiments multiples.
    6. Sélectionnez Ajouter un autre bâtiment.
      Réservez plusieurs éléments du lieu de travail dans plusieurs lieux et bâtiments appartenant au même quartier.

      Les bâtiments peuvent appartenir à différents fuseaux horaires pour la même date et la même heure dans une seule réservation.

      Remarque :
      Cette option est disponible si vous avez coché la case Autoriser plusieurs réservations dans la configuration du module réservable.

      Pour plus d'informations, consultez Créer des réservations de bâtiments multiples.

    7. Cliquez sur Rechercher.
      Les éléments du lieu de travail qui correspondent aux critères de recherche et qui sont disponibles à la réservation s’affichent. Par défaut, lorsque vous cliquez sur Rechercher, la première carte de bâtiment s’affiche comme sélectionnée et les espaces disponibles dans ce bâtiment s’affichent.
      Remarque :
      Lorsque vous naviguez à proximité d’une personne, s’il existe des espaces privés, ils ne sont pas affichés dans les résultats de la recherche.
    8. La vue de la carte affiche tous les espaces disponibles.
      Remarque :
      Vous pouvez basculer entre l’onglet Vue carte et l’onglet Vue Calendrier pour examiner les chronologies de réservation et la disponibilité des éléments du lieu de travail.

      (Facultatif) Pour marquer un emplacement comme favori, cliquez sur la vue Carte ou Calendrier , cliquez sur l’icône Favori (icône Favori).

    9. Cliquez sur Map view (Vue de carte), sélectionnez un espace, puis sélectionnez Add (Ajouter) pour ajouter l’espace.

      La vue cartographique affiche les espaces disponibles et réservés.

      • Si votre organisation utilise des cartes d’étage, affichez les cartes d’étage à l’aide de Mappedin ou Mappage d'intérieur en tant que fournisseur de cartes.

        .
        • Sélectionnez un campus dans la vue cartographique.
        • Sélectionnez un étage dans la liste déroulante.
        • Zoom avant pour sélectionner un bâtiment et un emplacement

          Les noms des bâtiments sont triés par ordre alphabétique ou triés selon l’ordre que vous avez configuré dans la table Bâtiments.

    10. Pour une recherche de réservation sur plusieurs jours, la vue Calendrier affiche les espaces disponibles dans une vue journalière.

      La vue de calendrier affiche les espaces disponibles et indisponibles.

      Vue planifiée affichant les espaces disponibles et indisponibles.

      • Cliquez sur le chevron pour accéder au jour suivant et au jour précédent.
      • Dans le cas d’une réservation d’une journée, des blocs d’une heure sont utilisés pour afficher l’échelle de temps d’une journée.
    11. Cliquez sur Ajouter.
    12. Sélectionnez un ou plusieurs espaces.
    13. Sélectionnez Suivant.
    14. Remplissez les champs du formulaire.
      Tableau 2. Détails de la réservation à partir de
      Champ Description
      Objet de la réservation Objet de votre réunion.
      Rendre privé tous les détails de l'espace Option permettant de rendre privés tous les espaces sélectionnés.
      Remarque :
      L’option s’affiche en fonction de la configuration de confidentialité de l’emplacement du ou des espaces sélectionnés.

      Si vous avez sélectionné plusieurs espaces, vous pouvez également spécifier votre préférence de confidentialité pour chaque espace individuellement, en utilisant Marquer les détails de l’espace comme privé sous chaque espace sur le formulaire.
      Rendre privé les détails de l'espace Option permettant de définir les détails de l’espace comme privé.
      Remarque :
      L’option s’affiche en fonction de la configuration de confidentialité de l’espace.
      Rendre le sujet privé Option permettant de marquer l’objet de la réservation comme privé.
      Réserver ces éléments ensemble pour la même personne Option permettant de réserver tous les espaces de travail pour le même utilisateur. Cette option s’affiche si vous avez sélectionné plusieurs éléments du lieu de travail à réserver.
      Ajouter un lien vers la réunion virtuelle Option permettant de générer un lien de réunion virtuelle afin que les employés à distance puissent rejoindre la réservation.
      Remarque :
      (Applicable uniquement à Microsoft Teams) À partir de la version May Store 2023, lors de l’ajout d’un lien de réunion, l’application récupère les détails de la réunion lors de la synchronisation de l’événement avec un fournisseur de calendrier.
      Cette réservation est destinée à Si vous demandez une réservation au nom de quelqu’un d’autre, sélectionnez le nom de cette personne. Laissez ce champ vide si vous demandez une réservation pour vous-même.
      Nombre de participants Nombre de personnes attendues pour assister à la réunion.
      Ajouter des notes Option permettant d’ajouter la note de réunion à une réservation à l’aide de l’éditeur de texte enrichi. Les notes peuvent être partagées avec les invités de la réunion. Les utilisateurs peuvent également copier et coller du texte dans l’éditeur. Le message peut contenir un maximum de 65 000 caractères.

      La note est enregistrée dans l’enregistrement de réservation. Les employés peuvent mettre à jour la note si nécessaire. Les invités reçoivent une notification lorsqu’une note est ajoutée ou mise à jour. La page de récapitulatif de la réservation affiche le résumé de la note de réunion.

      Cette option n’est disponible que si vous avez sélectionné l’option Autoriser le message de réservation dans la configuration du widget Réservation. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
      Ajouter des invités à cette section de réservation
      Remarque :
      Cette section s’affiche uniquement si votre administrateur a activé la configuration permettant d’inviter des participants à cet emplacement du lieu de travail. Cette option n’apparaîtra pas si l’option Nombre de participants est affichée pour l’emplacement du lieu de travail.
      Inviter des collègues Employés que vous souhaitez inviter à la réservation.
      Inviter un visiteur externe Option permettant d’inviter un visiteur externe.
      Remarque :
      Cette option s’affiche uniquement si l’application Gestion des visiteurs du lieu de travail est installée. Les détails du visiteur sont automatiquement enregistrés dans l’application Gestion des visiteurs du lieu de travail pour que le personnel d’accueil effectue des tâches liées aux visiteurs.
      • Si vous avez déjà enregistré le visiteur, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez Visiteur précédent.
        2. Dans le champ Sélectionner un visiteur précédent , sélectionnez le visiteur.

          Vous pouvez également prévisualiser les détails du visiteur et modifier les détails si nécessaire. Les détails sont mis à jour automatiquement dans tous les enregistrements liés aux visiteurs et aux enregistrements d’enregistrement.

      • Si vous enregistrez le visiteur pour la première fois, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez Ajouter un nouveau visiteur.
        2. Sélectionnez le type de visiteur.
        3. Si l’invité est un invité spécial, activez VIP.
        4. Entrez le prénom du visiteur.
        5. Entrez le nom de famille du visiteur.
        6. Spécifiez l’adresse e-mail du visiteur pour envoyer les détails de l’inscription et les communications.
        7. Entrez le numéro de téléphone du visiteur.
        8. Entrez les détails de l’organisation du visiteur.
        9. Entrez le titre du visiteur.
        10. Dans la section Notes privées, spécifiez toutes les informations privées.
        11. Dans les champs Préférences du visiteur et Préférences de notification , sélectionnez les préférences du visiteur.
        12. Ajoutez le visiteur en cliquant sur Enregistrer et ajouter.
      Ajouter des services supplémentaires Cliquez sur la liste déroulante Ajouter des services supplémentairespour sélectionner un service que vous souhaitez ajouter à votre réservation actuelle.
      Remarque :
      L’option Ajouter des services supplémentaires n’est pas disponible pour une réservation récurrente.

      Lorsque les employés sélectionnent des emplacements multi-bâtiments, de nouveaux services s’affichent pour les espaces sélectionnés afin qu’ils puissent ajouter les services.

      Par exemple : si vous avez sélectionné l’aménagement de l’espace comme service supplémentaire, sélectionnez les éléments suivants :
      • Dans la boîte de dialogue Ajouter un aménagement d’espace , sélectionnez un service dans la liste déroulante. Par exemple, sélectionnez la disposition de la chaise.
      • Sélectionnez les options de disposition de la chaise :
        • Style salle de classe
        • Style salle de banquets
        • Style théâtre
      • Sélectionnez le nombre de sièges.
      • Ajoutez des commentaires supplémentaires pour l’élément de service.
      • Cliquez sur Ajouter.
      • Un nouveau ticket est créé lorsqu’une réservation ou des services sont mis à jour. Une référence est ajoutée à l’ancien et au nouveau service.
      • L’application tente de conserver les services. Si lors de la mise à jour d’une réservation, l’espace ou l’emplacement n’est pas modifié, les services sont visibles et les employés peuvent mettre à jour la réservation après avoir modifié la date et l’heure.
      • Dans le cas où, si l’espace ou l’emplacement est modifié lors de la mise à jour d’une réservation, l’application essaie de proposer les services disponibles et applicables pour un nouvel emplacement. Les employés doivent sélectionner les services suggérés et les ajouter à leur réservation lors de sa mise à jour.
      • Si vous ajoutez un espace lors de la mise à jour d’une réservation, vous devez ajouter les services manuellement.
      Remarque :
      Si vous ajoutez un élément de service, un nouveau ticket est créé. Si vous mettez à jour la date, l’heure ou l’emplacement de réservation et mettez à jour les services en les conservant ou en les supprimant, une référence est ajoutée au nouveau service (ticket de remplacement pour) sur le nouvel enregistrement de ticket, et une référence est également ajoutée à l’ancien service. Un résumé est ajouté au nouveau ticket pour les éléments qui sont ajoutés, mis à jour ou supprimés. Pour plus d'informations, consultez Afficher et suivre les tickets sur le lieu de travail.
      Modifier <nom des services> Cliquez sur Modifier pour mettre à jour les services.
      • La boîte de dialogue Mettre à jour <nom des services> s’affiche.
      • Cliquez sur Mettre à jour pour mettre à jour les services.
      Supprimer <nom des services> Cliquez sur Supprimer pour supprimer les services d’une réservation. Un message de confirmation s’affiche pour confirmer si vous souhaitez supprimer les services d’une réservation.
    15. Après avoir vérifié les services, les employés peuvent sélectionner une date, une heure et un espace modifiés pour mettre à jour les détails de la réservation.

      Sur la page Détails de la réservation , sélectionnez Modifier la date, l’heure ou l’emplacement pour mettre à jour une réservation.

      Sur la page Mettre à jour la réservation de salle de réunion, modifiez la date et l’heure de début et la date et l’heure de fin. Pour en savoir plus sur la modification d’une réservation, reportez-vous à Partager, modifier ou annuler une réservation. Si l’élément ne nécessite aucune approbation, l’élément du lieu de travail sélectionné est réservé. Les détails de la réservation sont affichés sur la page récapitulative de la réservation. L’état de la demande est mis à jour et prend la valeur Confirmé.

    16. Lorsque vous mettez à jour une réservation, la page des détails de la réservation affiche l’option Conserver les services supplémentaires pour conserver les services de l’emplacement et de la réservation précédents.
      Pour plus d’informations sur la conservation des services, reportez-vous à la section Créer une réservation.
    17. Cliquez sur Soumettre la réservation.
    18. Cliquez sur Récapitulatif de la réservation pour accéder à la page Récapitulatif de la réservation.

      Dans le cas d’une réservation de plusieurs jours, la page Récapitulatif de la réservation indique la durée de fin de la réservation.

      Page récapitulative de la réservation.

    19. Cliquez sur Ma réservation pour accéder à la page Mes réservations .
    20. Affichez et suivez la progression de l’état de votre réservation à l’aide de la page Mes réservations.

      Page Mes réservations affichant les détails de la réservation et la durée de fin de la réservation pour une réservation de plusieurs jours.

      • Confirmé : État indiquant que la réservation du bâtiment sélectionné est confirmée.
        Remarque :
        L’état Nouvel espace indique qu’un nouvel espace est affecté en raison d’une réservation conflictuelle.
      • En conflit : état indiquant que l’application n’a pas été en mesure de résoudre la réservation récurrente. Les employés doivent trouver manuellement un autre espace, une autre date et une autre heure. Utilisez le champ Actions de la page Récapitulatif de la réservation pour modifier l’occurrence de réservation ou annuler l’occurrence. Annuler la série ou partager la réservation.
        Remarque :
        Lorsqu’une réservation récurrente en conflit est résolue automatiquement avec la fonctionnalité de résolution automatique, son état dans la colonne du sous-type Réservation est affiché comme Exception dans la table Réservations du lieu de travail.

        Pour plus d'informations, consultez Résoudre automatiquement les réservations récurrentes.

    21. La page Récapitulatif de la réservation affiche les espaces réservés et leur état, ainsi que la durée de la réservation en cas de réservation de plusieurs jours.

      Les employés sont informés dans le ticket s’ils consultent une réservation de plusieurs jours.

    22. L’onglet Actions de la page Récapitulatif de la réservation affiche les options suivantes :
      • Partager la réservation : procédez comme suit pour partager une réservation :
        1. Sélectionner Actions > Partager la réservation.
        2. Dans le champ Envoyer les détails de la réservation à , sélectionnez les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager la réservation.
        3. Dans la section Inclure une note, saisissez une note si nécessaire.
        4. Cliquez sur Envoyer.

          Les détails de la réservation sont partagés une fois que l’état de la réservation est Confirmé. Si vous modifiez les détails de la réservation après le partage, l’application vous demandera si vous souhaitez envoyer une mise à jour par e-mail aux utilisateurs avec lesquels vous avez partagé les détails de la réservation précédemment.

      • Mettre à jour les détails de la réservation
      • Annuler la réservation : pour modifier ou annuler vos réservations, reportez-vous à la section Partager, modifier ou annuler une réservation.
    23. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer une réservation, si l’élément du lieu de travail que vous avez réservé nécessite un enregistrement et un départ.

      Si un employé enregistre sa réservation, la réservation complète est enregistrée. L’administrateur peut indiquer si un enregistrement est autorisé lorsqu’une réservation active est toujours en cours sur cet espace.

      Remarque :
      Vous devez vous enregistrer dans les 30 minutes avant l’heure de début de la réservation. Si la réservation n’est pas enregistrée dans les 30 minutes précédant l’heure de début de la réservation, la réservation est annulée. Vous recevrez un e-mail concernant l’annulation. L’option d’enregistrement est également disponible sur la page Mes réservations.
    24. Cliquez sur Libérer pour libérer une réservation.

      Si un employé valide sa réservation, la date et l’heure de fin sont mises à jour et l’espace est à nouveau disponible.

      Départ dans les 30 minutes suivant l’heure de fin de la réservation. Si la réservation n’est pas validée dans les 30 minutes suivant l’heure de fin de la réservation, vous recevez un rappel par e-mail pour valider la réservation. L’option de départ est également disponible sur la page Mes réservations.
    25. Une notification par e-mail est envoyée avec les détails de votre réservation et la réservation est mise à jour avec vos modifications.

      En cas de réservation sur plusieurs jours, la notification par e-mail contient les détails de la réservation sur plusieurs jours ainsi que le nombre de jours et d’heures pour lesquels un espace est réservé. Pour en savoir plus sur le partage d’une réservation, reportez-vous à Créer une réservation.

      Notification par e-mail pour la réservation de plusieurs jours indiquant le nombre de jours pendant lesquels un espace a été réservé.

    Résultats

    Que faire ensuite

    Passez en revue les détails de votre réservation sur la page Récapitulatif de la réservation.
    1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez Actions > Partager la réservation.
    2. Dans le champ Envoyer les détails de la réservation à , sélectionnez les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager la réservation.
    3. Dans la section Inclure une note, saisissez une note si nécessaire.
    4. Cliquez sur Envoyer
    5. Lorsque vous partagez une réservation, les invités reçoivent une notification par e-mail.

      Notification par e-mail partagée pour une réservation avec les options de lien cliquable Parcourir tous les espaces et Réserver un espace pour moi.

      Vous pouvez effectuer les actions suivantes à partir d’un e-mail de réservation partagé :
      • Connectez-vous en tant qu’administrateur système.
      • Accédez à la Tous > E-mails > Ouvrir une réservation partagée.
      • Deux liens cliquables Parcourir tous les espaces et Réserver un espace pour moi sont affichés :
        • Parcourir tous les espaces : cliquez sur le lien Parcourir tous les espaces pour ouvrir la page de recherche du portail de réservation.

          Si la date de début de la réservation partagée (date actuelle) est comprise dans le nombre de jours spécifié dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne Module réservable, le lien cliquable Parcourir tous les espaces à partir d’une notification par e-mail partagée affiche les dates préremplies pour un membre de l’équipe ou un collègue sélectionné sur la page de recherche du portail de réservation.

          Parcourir tous les espaces Lien cliquable à partir de l’e-mail partagé affichant les dates pré-remplies sur le portail de réservation.

          • Sur la page de recherche du portail de réservation, l’option Explorer à proximité d’une personne est sélectionnée par défaut.

            Si ce chemin n’est pas disponible, le chemin d’accès Tout parcourir est utilisé.

          • Tous les champs sont pré-remplis pour un membre de l’équipe ou un collègue sélectionné.
          • Dans le cas d’une réservation de plusieurs jours, le premier jour d’une réservation de plusieurs jours est prérempli. Si le premier jour est dans le passé, mais que la date actuelle est toujours comprise dans l’heure de réservation, la date actuelle est sélectionnée. En cas de réservation de plusieurs jours, tenez compte des points suivants :
            • Date et heure de début : le premier jour de la réservation de plusieurs jours s’affiche. L’heure de début est l’heure de début de la réservation.
            • Date/heure de fin : la date et l’heure de fin de la réservation sont pré-remplies.

            Pour en savoir plus sur la réservation de plusieurs jours, reportez-vous à .Créer une réservation de plusieurs jours

          Remarque :
          Si le jour de début (date actuelle) d’une réservation partagée est supérieur à la valeur définie dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne Module réservable, le lien Parcourir tous les espaces cliquable n’affiche pas les dates pré-remplies sur la page de recherche Effectuer une réservation. L’application affiche un message d’erreur de validation « La date de réservation pour l’utilisateur sélectionné a changé. Sélectionner une date ». Dans ce cas, les employés doivent sélectionner manuellement la date et l’heure de début et la date et l’heure de fin.
        • Réserver un espace pour moi : lorsqu’un employé clique sur le lien Réserver un espace pour moi à partir d’un e-mail, l’espace réservé pour un collègue ou un membre de l’équipe est sélectionné par défaut. Le système créera une réservation avec la même date et heure de début et de fin. Si la date de début de la réservation est antérieure à la date actuelle, la date actuelle est considérée comme la date de début de la réservation. Par exemple, si la date de début est le 15 octobre 2023 et que la date actuelle est le 17 octobre 2023, le système utilisera la date actuelle (17 octobre 2023).
          Remarque :
          Lorsque vous effectuez une réservation directement à l’aide de l’option de lien cliquable Réserver un espace pour moi , l’application ignore la valeur définie dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne Module réservable et crée une réservation.

          Réservation d’un espace.

      1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez Actions > Partager la réservation.
      2. Dans le champ Envoyer les détails de la réservation à , sélectionnez les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager la réservation.
      3. Dans la section Inclure une note, saisissez une note si nécessaire.
      4. Cliquez sur Envoyer
      5. Lorsque vous partagez une réservation, les invités reçoivent une notification par e-mail.

        Notification par e-mail partagée pour une réservation avec les options de lien cliquable Parcourir tous les espaces et Réserver un espace pour moi.

      6. Vous pouvez effectuer les actions suivantes à partir d’un e-mail de réservation partagé :
        • Connectez-vous en tant qu’administrateur système.
        • Accédez à la Tous > E-mails > Ouvrir une réservation partagée.
        • Deux liens cliquables Parcourir tous les espaces et Réserver un espace pour moi sont affichés :
          • Parcourir tous les espaces : cliquez sur le lien Parcourir tous les espaces pour ouvrir la page de recherche du portail de réservation.

            Si la date de début de la réservation partagée (date actuelle) est comprise dans le nombre de jours spécifié dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne Module réservable, le lien cliquable Parcourir tous les espaces à partir d’une notification par e-mail partagée affiche les dates préremplies pour un membre de l’équipe ou un collègue sélectionné sur la page de recherche du portail de réservation.

            • Sur la page de recherche du portail de réservation, l’option Explorer à proximité d’une personne est sélectionnée par défaut.

              Si ce chemin n’est pas disponible, le chemin d’accès Tout parcourir est utilisé.

            • Tous les champs sont pré-remplis pour un membre de l’équipe ou un collègue sélectionné.
            • Dans le cas d’une réservation de plusieurs jours, le premier jour d’une réservation de plusieurs jours est prérempli. Si le premier jour est dans le passé, mais que la date actuelle est toujours comprise dans l’heure de réservation, la date actuelle est sélectionnée. En cas de réservation de plusieurs jours, tenez compte des points suivants :
              • Date et heure de début : le premier jour de la réservation de plusieurs jours s’affiche. L’heure de début est l’heure de début de la réservation.
              • Date/heure de fin : la date et l’heure de fin de la réservation sont pré-remplies.

              Pour en savoir plus sur la réservation de plusieurs jours, reportez-vous à .Créer une réservation de plusieurs jours

            Remarque :
            Si le jour de début (date actuelle) d’une réservation partagée est supérieur à la valeur définie dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne Module réservable, le lien Parcourir tous les espaces cliquable n’affiche pas les dates pré-remplies sur la page de recherche Effectuer une réservation. L’application affiche un message d’erreur de validation « La date de réservation pour l’utilisateur sélectionné a changé. Sélectionner une date ». Dans ce cas, les employés doivent sélectionner manuellement la date et l’heure de début et la date et l’heure de fin.
          • Réserver un espace pour moi : lorsqu’un employé clique sur le lien Réserver un espace pour moi à partir d’un e-mail, l’espace réservé pour un collègue ou un membre de l’équipe est sélectionné par défaut. Le système créera une réservation avec la même date et heure de début et de fin. Si la date de début de la réservation est antérieure à la date actuelle, la date actuelle est considérée comme la date de début de la réservation. Par exemple, si la date de début est le 15 octobre 2023 et que la date actuelle est le 17 octobre 2023, le système utilisera la date actuelle (17 octobre 2023).
            Remarque :
            Lorsque vous effectuez une réservation directement à l’aide de l’option de lien cliquable Réserver un espace pour moi , l’application ignore la valeur définie dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne Module réservable et crée une réservation.

            Réservez un espace.

      Les détails de la réservation sont partagés une fois que l’état de la réservation est Confirmé. Si vous modifiez les détails de la réservation après le partage, l’application vous demandera si vous souhaitez envoyer une mise à jour par e-mail aux utilisateurs avec lesquels vous avez partagé les détails de la réservation précédemment.

    • Pour modifier ou annuler vos réservations, reportez-vous à la section Partager, modifier ou annuler une réservation.
    • Pour télécharger un iCalendar, reportez-vous à la section Télécharger un iCalendar pour une réservation.
    • Pour afficher, ajouter ou supprimer des invités de la réservation, procédez comme suit :
      1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez l’onglet Invités .

        Les détails de l’invité, son nom, son adresse e-mail, son emplacement affecté et les états d’acceptation des invitations sont affichés.

      2. Si vous avez sélectionné plusieurs éléments du lieu de travail et que vous souhaitez réaffecter les invités à un autre emplacement, procédez comme suit :
        1. Cochez la case en regard de l’invité.
        2. Sélectionner Actions > Affecter à.

          Vous pouvez également sélectionner l’icône Actions ( icône Action.) en regard des détails de l’invité.

        3. Dans le champ Nouvel emplacement d’affectation , sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez déplacer l’invité.
        4. Cliquez sur Envoyer la mise à jour.
      3. Ajoutez ou supprimez un invité.
        1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez Actions > Modifier les détails de la réservation.
        2. Sur la page Détails de la réservation, accédez à la section Ajouter des invités à cette réservation .
        3. Ajoutez un invité en sélectionnant son nom dans la liste de recherche.
        4. Supprimez un invité en cliquant sur l’icône de suppression ( icône de suppression.) près du nom de l’invité.
        5. Cliquez sur l’onglet Mettre à jour les détails de la réservation .
      Les invités et les visiteurs reçoivent des notifications par e-mail pour les actions suivantes :
      • Lorsqu’une réservation est créée, ils reçoivent une notification par e-mail les informant qu’ils sont invités à effectuer la réservation.
      • Lorsqu’une réservation est annulée ou mise à jour.
      • Lorsqu’un invité ou un visiteur est supprimé de la réservation, il reçoit une notification par e-mail indiquant que l’invitation a été annulée pour lui.
      Remarque :
      Si les notifications push sont activées dans votre organisation et que vous disposez de l’application, vous recevrez des Prestation de services de lieu de travail pour mobile notifications pour votre réservation sur votre équipement mobile. Pour en savoir plus sur les notifications push liées aux réservations, reportez-vous à la section Notifications push mobiles pour les réservations de lieu de travail.

      Pour plus d’informations sur la réservation de plusieurs jours à l’aide de la page Détails de l’espace, reportez-vous à la section Définir un emplacement comme favori à l’aide de la page Détails de l’espace.