Créer une réservation incluant un lien vers la réunion virtuelle

  • Rversion finale: Australia
  • Mis à jour 12 mars 2026
  • 6 minutes de lecture

    • Permettez aux employés qui se trouvent en dehors du bureau de rejoindre une réservation en utilisant un lien de réunion virtuelle. Un lien de réunion virtuelle est créé pour un employé sélectionné dans « Au nom de ».

    Avant de commencer

    Remarque :
    Vous pouvez créer un lien de réunion virtuelle uniquement si votre administrateur a activé la configuration de la réunion virtuelle. Pour plus d'informations, consultez Configurer un objectif réservable et Créer une réservation.

    Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

    Procédure

    1. Accédez à la page Effectuer une réservation à partir de l’un des points de départ suivants.
      EmplacementÉtapes
      À partir du navigateur d’applications Accédez à la Gestion des réservations du lieu de travail > Portail > Nouvelle réservation.
      Centre des employés
      1. Accédez au (Centre des employésTous > Libre-service > Centre des employés)). Sur la page d’accueil, accédez à Espace de travail > Parcourir tout l’espace de travail et sélectionnez le service du lieu de travail.
      2. Ouvrez le portail de réservation et effectuez l’une des actions suivantes :
        • Cliquer sur Réservations > Effectuer une réservation.
        • Sur la page d’accueil, sélectionnez Effectuer une réservation directement.
        • Dans le catalogue de services du lieu de travail, sélectionnez Nouvelle réservation générale.
          1. Sélectionner Catalogue > Parcourir par catégories > Catalogue de services du lieu de travail.
            Remarque :
            Si plusieurs catalogues sont configurés sur le portail, accédez à la liste Catalogues et sélectionnez Catalogue de services du lieu de travail.
          2. Sélectionner Gestion des réservations > Nouvelle réservation générale.
      La page Effectuer une réservation s’ouvre dans un nouvel onglet.
    2. Sélectionnez le type d’élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver.
      Les types s’affichent sous forme d’onglets, tels que salle de réunion ou bureau.
    3. Facultatif : Sélectionnez Tout parcourir.
      Le chemin d’accès réservable Parcourir tout est sélectionné par défaut.
      1. Recherchez un élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver à l’aide des critères disponibles suivants.
    4. Cliquez sur Rechercher.
      Les éléments du lieu de travail qui correspondent aux critères de recherche et qui sont disponibles à la réservation sont affichés.
      Remarque :
      Lorsque vous naviguez à proximité d’une personne, s’il existe des espaces privés, ils ne sont pas affichés dans les résultats de la recherche.
      Remarque :
      Vous pouvez basculer entre l’onglet Vue carte et l’onglet Vue Calendrier pour examiner la disponibilité des éléments du lieu de travail. Si votre entreprise télécharge des cartes d’étage, affichez les cartes à l’aide de Mappedin ou Mappage d'intérieur. Pour plus d’informations sur l’utilisation des plans d’étage, reportez-vous à la section Workplace Space Mapping.
    5. Facultatif : Triez les éléments du lieu de travail par ordre alphabétique ou à l’aide d’un filtre avec l’option Afficher le filtre .

      Vous pouvez également trier les éléments du lieu de travail pour afficher en premier vos emplacements préférés. Pour afficher l’option, vous devez avoir accès à et Centre des employés avoir également des emplacements favoris. Vos emplacements favoris sont affichés en premier dans un ordre alphabétique, suivis des autres emplacements qui correspondent aux critères de recherche.

      Remarque :
      Vous ne pouvez pas trier les éléments du lieu de travail par ordre alphabétique ou selon vos emplacements favoris si vous parcourez les espaces à proximité d’une personne. Les espaces à proximité d’une personne sont recherchés en fonction de la proximité.
    6. Sélectionnez l’élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver à l’aide de l’une des options suivantes :
      • Cliquez sur Ajouter.
      • Dans l’onglet Vue Calendrier , cliquez sur Ajouter.
      • Dans la vue de carte, sélectionnez n’importe quel espace de couleur verte, puis sélectionnez Ajouter.
    7. Sélectionnez Suivant.
    8. Remplissez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Détails de la réservation à partir de
      Champ Description
      Objet de la réservation Objet de votre réunion.
      Rendre le sujet privé Option permettant de rendre l’objet de la réservation privé.
      Rendre le sujet privé Option permettant de marquer la réservation comme privée et de masquer l’objet de la réservation.
      Ajouter un lien vers la réunion virtuelle Option permettant de générer un lien de réunion virtuelle afin que les employés à distance puissent rejoindre la réservation.
      Remarque :
      • Si aucun lien virtuel n’est créé avec succès, la page des détails de la réservation n’affiche pas de lien de réunion et cette option est effacée dans l’enregistrement de réservation. Pour générer à nouveau un lien de réunion, sélectionnez cette option et envoyez l’enregistrement.
      • Si vous ajoutez un lien de réunion pour Microsoft Teams, l’application récupère les détails de la réunion lors de la synchronisation de l’événement avec un fournisseur de calendrier.
      Cette réservation est destinée à Si vous demandez une réservation au nom de quelqu’un d’autre, sélectionnez le nom de cette personne. Laissez le champ vide si vous demandez une réservation pour vous-même.
      Ajouter des invités à cette section de réservation
      Remarque :
      Cette section s’affiche uniquement si votre administrateur a activé la configuration permettant d’inviter des participants à cet emplacement du lieu de travail.
      Inviter des collègues Sélectionnez les employés que vous souhaitez inviter à la réservation.
      Inviter un visiteur externe Option permettant d’inviter un visiteur externe.
      Remarque :
      Cette option s’affiche uniquement si l’application Gestion des visiteurs du lieu de travail est installée.
      • Si vous avez déjà enregistré le visiteur auparavant, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez Visiteur précédent.
        2. Dans le champ Sélectionner un visiteur précédent , sélectionnez le visiteur.

          Vous pouvez également prévisualiser les détails du visiteur et les modifier si nécessaire. Les détails sont mis à jour automatiquement dans tous les enregistrements liés aux visiteurs et aux enregistrements d’enregistrement.

      • Si vous enregistrez le visiteur pour la première fois, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez Ajouter un nouveau visiteur.
        2. Sélectionnez le type de visiteur.
        3. Si le visiteur est un invité spécial, activez VIP.
        4. Entrez le prénom du visiteur.
        5. Entrez le nom de famille du visiteur.
        6. Spécifiez l’adresse e-mail du visiteur pour envoyer les détails de l’inscription et les communications.
        7. Entrez le numéro de téléphone du visiteur.
        8. Entrez les détails de l’organisation du visiteur.
        9. Entrez le titre du visiteur.
        10. Dans la section Notes privées , spécifiez toutes les informations privées.
        11. Dans les champs Préférences du visiteur et Préférences de notification , sélectionnez les préférences du visiteur.
        12. Cliquez sur Enregistrer et ajouter pour ajouter le visiteur.
      Ajouter des services supplémentaires Services supplémentaires disponibles avec la réservation.
    9. Cliquez sur Soumettre la réservation.

    Résultats

    La réservation est créée avec un lien vers la réunion virtuelle. Si vous avez invité des participants à la réservation, le lien de la réunion leur est fourni ainsi que les détails de la réservation.
    Pour afficher l’enregistrement de la réservation, accédez à Récapitulatif de la réservation et sélectionnez Détails supplémentaires. Si le code d’accès est configuré pour le fournisseur de réunion virtuelle, vous pouvez également afficher le code d’accès approprié dans les détails supplémentaires. Seuls l’organisateur et l’utilisateur spécifié dans le champ Cette réservation est pour peuvent voir le code secret.
    • Zoom: si un Zoom lien de réunion est ajouté, le lien apparaît dans le champ Emplacement de l’e-mail contenant l’invitation à la réunion.
    • Microsoft Teams: lorsqu’une réservation est créée avec un lien vers une réunion virtuelle, l’application récupère le lien vers la réunion et les détails relatifs à la participation. Lorsque cette réservation est synchronisée avec le calendrier Microsoft Outlook, le lien de la réunion et les détails relatifs à la participation sont ajoutés au corps de l’événement de calendrier. De même, lorsqu’une réservation est créée dans le calendrier Microsoft Outlook à l’aide du bouton bascule Réunion Teams , le lien de la réunion est récupéré et enregistré en tant que lien de réunion virtuelle.
      Remarque :
      Comme le lien de la réunion apparaît dans le corps de l’e-mail, dans tous les cas, si vous souhaitez mettre à jour ou modifier les détails de la réunion, vous devez le faire uniquement en utilisant le Gestion des réservations du lieu de travail. En effet, lorsqu’une synchronisation de réservation est effectuée, les détails (dans ce cas, le lien et les détails de la réunion) ne sont synchronisés que d’une seule manière, c’est-à-dire depuis le fournisseur de Gestion des réservations du lieu de travail calendrier (dans ce cas Microsoft Teams). Si vous avez déjà apporté des modifications aux détails de la réunion ou aux notes du fournisseur de calendriers, elles sont remplacées par Gestion des réservations du lieu de travail le moment où une synchronisation est effectuée.
    • Tous les autres fournisseurs de réunion virtuelle : Le lien de la réunion est ajouté dans le champ Emplacement de l’e-mail contenant l’invitation à la réunion.