Gestion des documents des employés

  • Rversion finale: Australia
  • Mis à jour 12 mars 2026
  • 12 minutes de lecture

    • Utilisez Gestion des documents d’employé pour rechercher, créer, déplacer ou gérer les conservations légales sur les documents d’employé.

    Gestion des documents d’employé est votre classeur virtuel contenant tout ou partie des documents des employés de votre organisation. Avec Gestion des documents d’employé, vous pouvez :
    • Rechercher des documents d’employés : Il existe de nombreuses façons d’affiner votre recherche de documents d’employés.
    • Créer les documents de l’employé :
      • Les documents des employés peuvent être ajoutés directement au référentiel de documents.
      • Lorsqu’ils sont combinés à Prestation de services RH, les agents RH peuvent déplacer des documents à partir d’un ticket RH ou les ajouter directement au référentiel de documents.
    • Placer un profil RH ou un type de document en conservation légale : placer un profil RH ou un type de document en conservation légale empêche les documents associés des employés d’être purgés une fois la période de conservation atteinte.
    • Déplacer les documents des employés : lorsque les documents des employés sont joints à un ticket RH, vous pouvez les déplacer manuellement vers le référentiel de documents. Vous pouvez également configurer les services RH pour déplacer automatiquement les documents des employés lorsque le ticket est clos/terminé.
    • Afficher les documents des employés : les employés peuvent consulter leurs propres documents d’employés sur le portail de services ou Centre des employés. Voici Définir des politiques pour un type de document comment leur donner accès par type de document. Le système de base fournit des exemples de types de documents.

    Recherche de documents d’employés

    Recherchez et affichez les documents des employés à l’aide de différents filtres provenant du référentiel des documents des employés. Vous pouvez également télécharger des documents à des fins d’audit.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_ef.document_reader

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Employee Documents est le référentiel des documents des employés. Quelle que soit la taille de votre référentiel de documents d’employés, vous pouvez effectuer une recherche à la volée ou configurer des filtres de recherche prédéfinis pour trouver rapidement les documents dont vous avez besoin.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Profil RH > Documents des employés > Rechercher dans les documents.
    2. Utilisez les filtres de colonne pour identifier les documents que vous recherchez.
      Par exemple, le tri dans la colonne Employé affiche tous les documents par employé.
    3. Pour télécharger des documents, cochez la case en regard des documents, puis sélectionnez Télécharger dans la liste de choix Actions.
      Le téléchargement de plusieurs documents portant le même nom ajoute à chaque document le nom de l’employé. Un numéro est ajouté lorsque les documents sont encore dupliqués.
    4. Pour afficher plus d’informations sur un document, cliquez sur son nom.
      Si Oui est coché dans la propriété du document de l’employésn_hr_ef.enable_document_viewer , le document de l’employé apparaît.

    Créer ou modifier un document de l’employé

    Avec le rôle de rédacteur de documents d’employé [sn_hr_ef.document_writer], vous pouvez créer ou charger un document d’employé directement dans le référentiel de gestion des documents d’employés.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_ef.document_writer

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Les documents peuvent également être téléchargés à partir du formulaire de ticket RH, puis déplacés vers le référentiel de documents.
    Remarque :
    Les documents des employés peuvent également être déplacés automatiquement du formulaire de ticket RH lorsque le ticket est fermé en configurant le service RH. Pour plus d’informations sur la configuration de cette fonctionnalité, reportez-vous à la section Configurer un service RH.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Profil RH > Documents des employés > Créer un document.
    2. Remplissez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire de document de l’employé
      Champ Description
      Document Document de l’employé à télécharger.
      Cliquez sur Choisir un fichier pour charger un document de l’employé.
      Remarque :
      Par défaut, la taille maximale autorisée d’un document est de 30 Mo. La valeur par défaut peut être modifiée à partir du champ Taille maximale de chargement de fichier en mégaoctets dans les propriétés du document de l’employé. Pour plus d'informations, consultez Propriétés de l’application Gestion des dossiers du personnel.

      Après avoir sélectionné un document, les champs en lecture seule affichent la taille et le format de fichier, le créateur et le créateur.

      La visionneuse de l’interface utilisateur ne prend en charge que .pdf affichage des documents. D’autres types de documents peuvent être téléchargés puis visualisés.

      Pour des résultats de recherche optimaux, n’utilisez pas de tirets (-) dans le nom du document. L’utilisation de mots entiers séparés par des espaces ou des barres de soulignement permet d’obtenir de meilleurs résultats de recherche.

      La propriété Activer « Visionneuse de documents » pour afficher un aperçu des documents PDF dans Documents de l’employé doit être cochée Oui pour afficher .pdf documents.
      Remarque :
      L’affichage des documents n’est pas pris en charge pour les équipements mobiles, les clients utilisant le chiffrement Edge ou la prise en charge du chiffrement.
      Description Description du document de l’employé.
      Employé Nom de l’employé auquel le document est associé.
      Pays de gestion du salaire Pays de gestion du salaire de l’employé au moment de la création du document.
      Remarque :
      Lorsque vous chargez le document ou déplacez les pièces jointes du ticket dans le fichier de l’employé, la valeur du champ Pays de gestion de salaire est définie par défaut sur le profil d’utilisateur de l’employé.
      Type de document Type de document associé au document de l’employé.
      Les types de documents fournissent la catégorisation et la politique de conservation.
      Remarque :
      • Vous pouvez lire et écrire un document uniquement si vous remplissez les exigences de configuration en lecture ou en écriture d’au moins une politique de sécurité associée au type de document.
      • Vous pouvez purger un document uniquement si vous remplissez les exigences de configuration d’autorisation de purge d’au moins une politique de sécurité associée au type de document.
      • Vous pouvez recevoir une notification de purge uniquement si vous remplissez les exigences de configuration des autorisations ou des notifications de purge d’au moins une politique de sécurité associée au type de document.
      Date d'effet Date et heure à partir desquelles le document de l’employé est valide. En général, la date d’effet prend la date de création du document, sauf dans le cas d’accords contractuels. Par exemple, l’augmentation de salaire ou la promotion peut entrer en vigueur à une date différente de la date de l’évaluation du rendement.
      Ticket RH Numéro de ticket RH auquel le document de l’employé est associé lorsqu’il est déplacé depuis un ticket RH.
      Conservation de la purge Statut de conservation de la purge d’un document.
      • Autorisation de purge en attente : une notification de purge a été envoyée, mais l’autorisation n’a pas été reçue.
      • Purge approuvée : l’autorisation de purge a été reçue, la purge du document est planifiée.
      • Purgé rejeté : l’autorisation de purge a été rejetée, la purge du document n’est pas planifiée.
        La politique de sécurité associée à un type de document définit l’autorisation de purge. Les rôles suivants ont l’autorisation de modifier l’autorisation de purge :
        • Administrateur EF [sn_hr_ef.admin]
        • Gestionnaire de gestion des dossiers d’employé [sn_hr_ef.manager]
      Date d'expiration Option permettant de définir une date d’expiration pour un document. Des notifications par e-mail sont envoyées aux propriétaires, gestionnaires ou représentants RH du document (conformément aux politiques d’expiration) lorsque le document expire ou est sur le point d’expirer.
      Remarque :
      Cette option n’est activée que lorsqu’un administrateur coche la case Date d’expiration .
    3. Cliquez sur Envoyer pour créer l’enregistrement du document de l’employé.
      L’onglet de liste connexe Piste d’audit des documents de l’employé s’affiche.

      Fournit une vue de toutes les actions d’un document d’employé depuis sa création ou son chargement jusqu’au moment où il est purgé.

      Les actions suivantes sont capturées :
      • Enregistrement créé
      • Champs mis à jour
      • Pièce jointe supprimée
      • Pièce jointe mise à jour
      • Pièce jointe renommée
      • Balise de plateforme ajoutée
      • Balise de plateforme supprimée
      • Document consulté
      • Document téléchargé
      • Document téléchargé par l’employé le Centre des employés

    Déplacer les documents des employés vers le référentiel de documents

    Vous pouvez déplacer des documents d’employés d’un ticket RH vers le référentiel de documents d’employés. Vous pouvez également déplacer automatiquement les documents des employés par le service RH lorsqu’un ticket RH est fermé et terminé.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_ef.document_writer ou sn_hr_core.case_reader

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Les documents des employés peuvent également être ajoutés directement au référentiel des documents des employés. Le référentiel des documents des employés fournit un référentiel central pour une identification rapide et facile à l’aide de différents éléments de tri. Consultez Créer ou modifier un document de l’employé.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Gestion des tickets RH > Tous les tickets RH.
    2. Sélectionnez un ticket auquel des documents d’employés sont joints.
      À partir de la vue de liste, il n’existe aucun moyen d’identifier les tickets RH auxquels des documents d’employés sont joints. Le numéro de ticket RH ou le champ Ouvert pour une personne sont requis pour localiser un ticket RH.
    3. Dans l’en-tête du formulaire, cliquez sur Déplacer les pièces jointes.
      Le menu Déplacer les pièces jointes vers le fichier de l’employé s’affiche .
    4. Cochez la case en regard des documents que vous souhaitez déplacer.
      Les champs Sélectionner le CoE pour les pièces jointes à déplacer et Détails de la rubrique peuvent être modifiés, mais uniquement si le document a été ajouté sous le mauvais type de ticket RH.
    5. Sélectionnez le type de document pour chaque document.
      Le type de document détermine la catégorisation, les personnes qui peuvent y accéder et la politique de conservation. Si aucun type de document n’apparaît pour le détail de rubrique associé, il convient d’en créer un pour garantir une catégorisation correcte. Consultez Définir des politiques pour un type de document.
    6. Cliquez sur Déplacer la sélection.

    Résultats

    Les documents des employés sont transférés du ticket RH vers le référentiel des documents des employés. Une fois le document d’employé déplacé, le nom, le format et la taille du fichier sont copiés de la pièce jointe au document.
    Remarque :
    Vous pouvez également automatiser ce processus en cochant la case Déplacer automatiquement les pièces jointes depuis les services RH. Consultez Configurer un service RH.

    Que faire ensuite

    Une fois les pièces jointes déplacées, celles-ci s’affichent dans la section Documents de l’employé du ticket.

    Ajouter une conservation légale à plusieurs profils RH

    Ajoutez une conservation légale à plusieurs profils RH à la fois. Des obligations juridiques ou des litiges empêchent la suppression des documents d’un employé pour un profil RH.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_ef.admin, sn_hr_ef.manager, sn_hr_core.profile_writer sn_hr_ef.legal_hold_writer

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Profil RH > Profils RH.
    2. Dans la vue de liste, sélectionnez tous les profils RH auxquels vous avez l’intention d’appliquer la conservation légale.
    3. Dans Actions sur les lignes sélectionnées, sélectionnez Ajouter une conservation légale.
    4. Dans la boîte de dialogue Ajouter une conservation légale :
      1. Dans le champ Motif , sélectionnez une valeur.
      2. Dans le champ Commentaires , ajoutez plus de détails.
      3. Cliquez sur OK.
      Les documents des employés des profils RH sélectionnés sont mis en suspens légal et ne sont pas purgés en fonction de la politique de conservation.

    Ajouter une conservation légale à plusieurs types de documents

    Ajoutez une conservation légale à plusieurs types de documents à la fois. Des obligations juridiques ou des litiges empêchent la suppression de documents liés à un type de document.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_ef.admin, sn_hr_ef.manager, sn_hr_core.profile_writer sn_hr_ef.legal_hold_writer

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Administration RH > Types de documents.
    2. Dans la vue de liste, sélectionnez tous les documents sur lesquels vous avez l’intention d’appliquer la conservation légale.
    3. Dans Actions sur les lignes sélectionnées, sélectionnez Ajouter une conservation légale.
    4. Dans la boîte de dialogue Ajouter une conservation légale :
      1. Dans le champ Motif , sélectionnez une valeur.
      2. Dans le champ Commentaires , ajoutez plus de détails.
      3. Cliquez sur OK.
      Les documents associés aux types de documents sélectionnés sont placés en conservation légale et ne sont pas purgés en fonction de la politique de conservation.

    Afficher les journaux de purge des documents des employés

    Pour des performances optimales du système et en fonction de vos processus internes, la documentation des employés est purgée en fonction de la politique de sécurité établie par votre entreprise.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_ef.manager

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    La purge supprime définitivement les documents des employés de l’instance. La purge libère de l’espace de stockage global.
    • Le journal de purge indique quels documents ont été supprimés.
    • Les attributs des documents supprimés sont stockés.
    • Les attributs par défaut qui identifient les documents supprimés sont l’employé et le numéro de ticket RH. Vous pouvez modifier la valeur par défaut dans les propriétés de Gestion des documents d’employé.

    Consultez Propriétés de l’application Gestion des dossiers du personnel.

    Procédure

    Accédez à la Tous > Administration RH > Documents des employés > Journaux de purge.
    Une liste des documents purgés avec les champs spécifiés dans le Ces champs seront inclus dans les journaux de purge s’ils sont activés ou si les propriétés de l’application Gestion des dossiers du personnel s’affichent.