Importations en bloc de gestion des documents d’employé
Utilisez la fonctionnalité d’importations en bloc de Gestion des documents d’employé pour copier vos documents d’employé d’un stockage tiers externe basé sur le cloud ou d’un répertoire réseau local vers Gestion des documents d’employé. Le fait d’avoir les documents de vos employés à l’intérieur Prestation de services RH rend l’administration efficace et pratique.
Remarque :
À partir de la version, l’importation Zurich en bloc pour EDM est en cours de préparation pour l’obsolescence. Si vous êtes un client existant, vous pouvez continuer à utiliser cette fonctionnalité telle quelle, sans nouvelle fonctionnalité. Les nouveaux clients n’auront pas accès à cette fonctionnalité.
- Vous pouvez utiliser le workflow Indexer les fichiers locaux dans Gestion des documents d’employé pour importer des fichiers à l’aide du protocole SSH via le serveur MID.
- Le workflow Stage local files (Fichiers locaux de l’étape ) n’est disponible que si vous avez installé le module d’extension Orchestration (com.snc.runbook_automation). Les activités associées à SSH dans ce workflow sont disponibles dans le cadre du module d’extension Orchestration uniquement.
Si vous stockez actuellement vos documents d’employé en dehors de Prestation de services RH, vous pouvez consolider et gérer ces documents pendant toute la durée du mandat de votre employé.
Votre référentiel de documents actuel
L’endroit où vous stockez actuellement vos documents d’employés détermine la configuration de l’importation en bloc. La fonctionnalité d’importations en bloc de Gestion des documents d’employé offre une intégration avec :
- Solution de stockage local de documents.
- Solutions tierces de stockage de documents basées sur le cloud.
Configuration du stockage local des documents
L’activation du module d’extension Orchestration [com.snc.runbook_automation] est requise pour importer des documents d’employés à partir d’un référentiel de documents local.
Remarque :
Java JRE 6 ou version ultérieure est également requis.
Le processus de configuration Prestation de services RH avec un référentiel de documents local est le suivant :
- Configurez Prestation de services RH pour communiquer avec l’emplacement source à partir de la configuration d’importation des documents de l’employé. Avant de pouvoir configurer un stockage local de documents, assurez-vous qu’un serveur MID est configuré et disponible. Un serveur MID est nécessaire pour faciliter la communication et le mouvement de données entre une instance ServiceNow et des applications, des sources de données et des services.Important :Par défaut, cette fonctionnalité s’attend à ce que le serveur de fichiers soit UNIX. Si le serveur de fichiers est un système d’exploitation autre qu’UNIX, vous devez personnaliser la solution.
- Seules les informations d’identification du protocole Secure Shell (SSH) sont prises en charge.
- Le serveur MID peut être sur un Windows serveur ou Linux . Le serveur qui héberge les fichiers à importer doit être un serveur autre que Windows.Remarque :D’autres méthodes de configuration de votre stockage local de documents nécessitent un développement personnalisé.
Créez des informations d’identification à utiliser pour l’authentification avec le stockage de documents local. Voir Configurer les informations d’identification SSH sur le serveur MID.Remarque :Lors de la connexion à un référentiel de documents local, vous devrez peut-être accorder des droits d’administrateur. - Créez ou modifiez l’étape Vérifier la source. Cette étape crée une étape source requise pour valider la connexion entre votre répertoire local et Gestion des documents d’employé.Remarque :Il est fortement recommandé de disposer des documents de vos employés sources dans un référentiel central, d’une structure de répertoire simple et d’une convention de dénomination de fichiers cohérente et de réduire les erreurs.
- Exécutez la tâche Démarrer la vérification de la source pour vérifier la connexion et valider que les documents de l’employé source sont identifiés et localisés.
- Créez ou modifiez les sources d’importation des documents de l’employé. Cette étape identifie les documents sources que vous souhaitez importer de votre stockage local de documents vers Gestion des documents d’employé.
- Exécutez la tâche de stockage intermédiaire. Cette étape enregistre les informations relatives à vos documents d’employé sources dans la table Étape intermédiaire des documents de l’employé [sn_hr_ef_import_staging]. Toutes les informations requises pour importer le document de l’employé sont contenues dans cet enregistrement.
- Vérifiez que les étapes 3 et 4 sont correctes en consultant vos enregistrements de préparation. Vous pouvez corriger les erreurs dans la table intermédiaire.
- Créez ou modifiez l’étape Source de capture. Cette étape source importe les enregistrements intermédiaires et les documents de l’employé source dans Gestion des documents d’employé.
- Démarrez la tâche de capture qui traite les enregistrements intermédiaires ayant l’état Prêt et extrait ou recherche les documents de l’employé source. Vos documents d’employé sources sont copiés dans Gestion des documents d’employé.
Configuration du stockage de documents tiers basé sur le cloud
L’activation du module d’extension ServiceNow Centre d’intégration Installer [com.glide.hub.integrations] est requise pour importer des documents d’employés à partir d’un référentiel de documents tiers basé sur le cloud.
Remarque :
L’intégration à un stockage de documents tiers basé sur le cloud est considérée comme une implémentation personnalisée. Les importations en bloc de gestion des documents des employés fournissent un cadre de base à intégrer au stockage de documents tiers basé sur le cloud. Vous devrez peut-être consulter votre ServiceNow consultant en solutions.
Vous avez besoin des éléments suivants pour configurer avec votre référentiel de documents (source) tiers basé sur le cloud :
- L’URL de votre référentiel de documents source.
- Alias d'identification.
Le processus de configuration Prestation de services RH avec un stockage de documents tiers basé sur le cloud est le suivant :
- Configurez Prestation de services RH pour communiquer avec le référentiel de documents source tiers basé sur le cloud.
- Créez ou modifiez l’étape Vérifier la source. Cette étape crée une étape source requise pour valider la connexion entre votre référentiel de documents tiers basé sur le cloud et Gestion des documents d’employé.Remarque :Il est fortement recommandé d’avoir les documents de vos employés sources dans une structure de répertoire simple et une convention de dénomination de fichier cohérente et réduit les erreurs.
- Exécutez la tâche Démarrer vérifier la source pour vérifier que votre connexion à partir de votre référentiel de documents tiers basé sur le cloud communique avec Gestion des documents d’employé.
- Étape Créer ou modifier l’étape Sources d’importation de répertoire. Cette étape identifie le répertoire où se trouvent vos documents sources dans votre stockage de documents tiers basé sur le cloud.
- Créer ou modifier l’étape Sources d’importation de fichiers. Cette étape identifie les documents sources que vous souhaitez importer de votre stockage de documents tiers basé sur le cloud vers Gestion des documents d’employé.
- Exécutez la tâche de stockage intermédiaire. Cette étape enregistre les informations relatives à vos documents d’employé sources dans la table Étape intermédiaire des documents de l’employé [sn_hr_ef_import_staging]. Toutes les informations requises pour importer le document de l’employé sont contenues dans cet enregistrement.
- Vérifiez que les étapes 3 et 4 sont correctes en consultant vos enregistrements de préparation. Vous pouvez corriger les erreurs dans la table intermédiaire.
- Créez ou modifiez l’étape Source de capture. Cette étape source importe les enregistrements intermédiaires et les documents de l’employé source dans Gestion des documents d’employé.
- Démarrez la tâche de capture qui traite les enregistrements intermédiaires ayant l’état Prêt et extrait ou recherche les documents de l’employé source. Vos documents d’employé sources sont copiés dans Gestion des documents d’employé.
Limites de taille des fichiers
Le système de base vous permet d’importer des documents d’employés de 30 mégaoctets ou moins.
Utilisez le champ sn_hr_ef.max_file_size dans les propriétés de l’application Gestion des dossiers du personnel pour définir la taille de fichier maximale autorisée.
Remarque :
L’augmentation de la taille maximale peut affecter les performances du système.
Pour plus d'informations, consultez Propriétés de l’application Gestion des dossiers du personnel.