Configuration de l’importation en bloc de gestion des documents d’employé avec le référentiel de documents source
Utilisez la configuration d’importation des documents de l’employé pour identifier le référentiel de documents source et communiquer avec lui. Le référentiel de documents source est l’endroit où vous stockez actuellement les documents de vos employés.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
- Identifiez le type de référentiel à partir duquel vous importez les documents.
- Identifiez l’URL et les informations d’identification du référentiel d’où vous importez les documents. Ou identifiez le répertoire d’où vous extrayez des documents.
- Testez pour vous assurer qu’il existe une communication à partir de votre référentiel source et Gestion des dossiers du personnel.
Procédure
Créer ou modifier une configuration de l’importation
Pour importer des documents d’employés, mappez les documents d’employés sources à partir de votre référentiel de documents local ou d’un référentiel tiers basé sur le cloud vers Gestion des documents d’employé.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Pour un référentiel de documents local, le mappage de noms acquiert les métadonnées du nom de fichier.
Procédure
-
Remplissez le formulaire.
Tableau 2. Carte d’importation des documents de l’employé Champ Description Configuration Le nom de la configuration d’importation en bloc des documents de l’employé. Consultez Configuration de l’importation en bloc de gestion des documents d’employé avec le référentiel de documents source. Type de mappage Définit la façon dont vous localisez les documents de l’employé source dans votre référentiel de documents source. - Champ : indique que dans un tableau d’informations sur votre document source, vous souhaitez identifier une partie spécifique du tableau à mapper.
- Valeur : indique que vous identifiez un terme spécifique dans un tableau d’informations de votre document source que vous souhaitez mapper.
Regex La chaîne d’expression régulière qui identifie les fichiers que vous souhaitez inclure à partir du référentiel source. Par exemple, (\w+)_(\w+)_(\w+). (\w+) met en correspondance les noms de fichiers contenant des caractères alphanumériques, des traits de soulignement et un point. Une fois que vous avez identifié des parties spécifiques d’informations dans le tableau, vous pouvez ensuite le mapper.
Plus votre convention de nommage existante est cohérente, plus il est facile de localiser les documents de vos employés à partir de votre référentiel source.
Remplacer Les informations que vous souhaitez que le document de l’employé source contienne lorsqu’il est importé dans Gestion des documents d’employé. Par exemple, le tableau de votre document d’employé source indique école. Vous souhaitez que la nouvelle valeur soit égale aux transcriptions pour le type de document. Saisissez :- Remplacer : transcriptions
- Élément mappé : docType
- Élément source : école
Remarque :Vous pouvez également utiliser des expressions régulières (RegEx) pour définir la valeur de remplacement. Lorsque vous utilisez RegEx, utilisez un site de test d’expression régulière pour garantir une analyse correcte.Élément mappé Détermine le champ de métadonnées acquis et la valeur incluse dans l’enregistrement intermédiaire final créé. Champs de la table Étape intermédiaire d’importation de document [sn_hr_ef_import_staging] vers laquelle vous souhaitez mapper vos documents d’employé source.
Le système de base fournit les champs suivants auxquels vous pouvez mapper vos documents d’employé source :- docType : type de document
- fileName : nom du fichier
- employé : nom de l’employé
Élément source Le champ ou la valeur d’un référentiel de documents d’employé local ou tiers basé sur le cloud que vous souhaitez mapper à Gestion des documents d’employé. Par exemple, si le nom de votre fichier source contient le nom de l’employé, vous pouvez utiliser le nom de l’employé comme élément source et utiliser l’élément Mappé de l’employé.
Regex de filtre Une séquence d’expression régulière qui correspond au texte trouvé dans le tableau de votre référentiel de documents d’employé source. Utilisez ce champ pour affiner votre identification des documents d’employé source. Champ de filtre Localise le texte spécifique trouvé dans le tableau d’informations renvoyé par le référentiel source lorsque les fichiers correspondant à la regex sont importés. Remarque :Vous pouvez également utiliser des expressions régulières (RegEx) pour définir la valeur de remplacement. Lorsque vous utilisez RegEx, utilisez un site de test d’expression régulière pour garantir une analyse correcte.Utilisez ce champ pour affiner les informations que vous souhaitez mapper.
Par exemple, pour importer uniquement des fichiers avec un nom de fichier formaté first_last_xxx.pdf (abel_tuter_tuition.pdf) :- Regex : (\w+)_(\w+)_(\w+). (\w+)
- Élément mappé : fileName
- Élément source : fileName
- Champ de filtre : .pdf
- Exemple de nom de fichier
- Le nom du fichier d’exemple est abel_tuter_tuition.pdf.
- Exemple de nom de fichier pour nom d’employé
- Le nom de l’employé est extrait du nom du fichier. Le nom de l’employé est une exigence pour Gestion des dossiers du personnel.
- Exemple de nom de fichier pour type de document
- Le type de document est extrait du nom du fichier. Le type de document est une exigence pour Gestion des dossiers du personnel.
Créer ou modifier l’étape de vérification de la source
Utilisez les tâches d’importation des documents de l’employé pour créer une étape Vérifier la source. Vérifiez pour valider la connexion entre votre répertoire local ou votre référentiel de documents tiers basé sur le cloud et Gestion des documents d’employé. L’étape Vérifier la source valide également que les fichiers d’employés sources sont là pour être traités.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Le système de base fournit un exemple d’étape Vérifier la source que vous pouvez utiliser comme modèle.
Procédure
Créer ou modifier le répertoire d’étapes Étape de source de recherche
Utilisez les tâches d’importation des documents de l’employé pour créer ou modifier l’étape source du répertoire d’étapes.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Le répertoire d’étapes est requis pour localiser les documents de vos employés sources à partir de votre référentiel de documents local ou tiers basé sur le cloud. Cette étape utilise également le mappage pour analyser les noms de fichiers et créer un enregistrement dans la table intermédiaire pour chacun des fichiers avec les données analysées.
Le système de base fournit un exemple d’étape Étape - Étape source du répertoire que vous pouvez utiliser comme modèle.
Procédure
Créer ou modifier l’étape source du fichier d’étape
Utilisez les tâches d’importation des documents de l’employé pour créer ou modifier l’étape source du fichier d’étape. Le fichier d’étape est requis pour indexer vos documents d’employé source à partir de votre référentiel de documents tiers basé sur le cloud.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Le système de base fournit un exemple d’étape Étape - Source de fichier que vous pouvez utiliser comme modèle.
Procédure
Créer ou modifier une étape de source de capture
Utilisez les tâches d’importation des documents de l’employé pour créer ou modifier l’étape de source de capture. La capture est requise pour importer vos documents d’employé sources à partir de votre référentiel de documents local ou tiers basé sur le cloud.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Le système de base fournit un exemple d’étape de source de capture que vous pouvez utiliser comme modèle. L’exemple du référentiel de documents local fournit un exemple de script qui peut être utilisé.