Explorer Gestion des réservations du lieu de travail
Gestion des réservations du lieu de travail fournit une interface unifiée permettant aux employés de réserver des bureaux, des salles de réunion, des places de stationnement, des équipements sur le lieu de travail, des services et des espaces de collaboration.
Gestion des réservations du lieu de travail Offre aux employés une flexibilité quant au lieu de travail, au lieu de rencontre et à la manière de collaborer avec les membres de l’équipe sans perdre de temps ni chercher un bureau ou une salle libre. Gestion des réservations du lieu de travail fournit une application unique et intuitive qui permet aux employés de réserver facilement des bureaux, des salles de réunion, des espaces de conférence ou tout autre service sur le lieu de travail. Les employés peuvent réserver un bureau à proximité de leur coéquipier ou de leurs collègues ou planifier une réunion récurrente dans plusieurs bâtiments.
Les employés peuvent créer des réservations uniques, récurrentes ou de groupe, inviter des collègues et des visiteurs, ajouter des liens de réunion virtuelle et même télécharger des invitations iCalendar pour les synchroniser avec leurs horaires.
Les administrateurs de l’espace de travail peuvent configurer des modules réservables, affecter des espaces et ajouter des services standards ou flexibles tels que la restauration, la disposition des sièges, les équipements audiovisuels, etc. Ils peuvent activer les approbations, gérer les réservations basées sur les équipes ou les réservations de groupe et suivre les réservations.
Gestion des réservations du lieu de travail s’intègre parfaitement à Microsoft Teams, Microsoft, Zoom, Microsoft Outlook et Calendriers. Les conflits de réservation sont résolus automatiquement, les approbations sont rationalisées et les employés reçoivent des notifications en temps réel.
Les gestionnaires d’espaces de travail et d’installations obtiennent des informations exploitables grâce à des tableaux de bord, des analyses et des rapports. Ils peuvent optimiser l’utilisation de l’espace, réduire les coûts et améliorer l’expérience sur le lieu de travail pour tous. Avec Gestion des réservations du lieu de travail, les administrateurs d’espaces de travail peuvent créer des expériences de lieu de travail plus intelligentes et connectées.
Gestion des réservations du lieu de travail offre une expérience de réservation moderne et intuitive aux employés, tout en donnant aux gestionnaires de lieux de travail et d’installations le contrôle et les informations dont ils ont besoin pour optimiser le lieu de travail.
Le diagramme suivant explique le workflow de réservation :
Simplifiez les réservations avec le libre-service pour les employés
Les employés peuvent effectuer les actions suivantes à l’aide de Gestion des réservations du lieu de travail:
- Trouvez et réservez des places instantanément. Réservez des bureaux, des salles de réunion, des salles de conférence, des places de parking ou même des services tels que la restauration, la disposition des sièges, les projecteurs, etc.
- Choisissez de réserver un espace pour une heure, pour une journée entière, sur plusieurs jours ou même plusieurs bâtiments.
- Affichez la disponibilité d’un élément du lieu de travail pour une journée à l’aide des options Carte, Carte ou Calendrier.
- Affichez les détails des éléments du lieu de travail, tels que la capacité, l’emplacement, la disposition et les services disponibles.
- Parcourez les emplacements sur les cartes des étages et effectuez des réservations ou soulevez des problèmes sur le lieu de travail en fonction de la disponibilité des espaces.
- Réservez des réunions récurrentes avec résolution automatique des conflits afin que les calendriers du lieu de travail restent sur la bonne voie.
- Ajoutez plusieurs bâtiments à une seule réservation.
- Faites des réservations et naviguez à proximité de collègues pour une collaboration meilleure et efficace, naviguez par quartier ou par zone.
- Définissez vos jours de présence au bureau sur le tableau de bord de présence sur le lieu de travail à l’aide de Concierge d'espace de travail. Modifiez vos jours à distance, en visite dans un autre bureau ou au bureau selon vos besoins à l’aide du tableau de bord de présence. Faites correspondre vos journées au bureau avec celles de vos collègues pour améliorer la collaboration et la productivité.
- Invitez des participants et des visiteurs externes à une invitation à une réunion. Les employés peuvent ajouter des invités ou des visiteurs externes à leurs réservations et inclure des liens de réunion virtuelle pour Microsoft Teams ou Zoom.
- Partagez les détails de la réservation à l’aide d’iCalendar afin que tous les membres d’une équipe restent alignés.
- Définissez des favoris afin que leurs espaces préférés apparaissent en premier chaque fois qu’ils essaient d’effectuer une réservation.
- Effectuez des réservations à l’aide d’une carte de guichet.
- Créez une réservation pour vous-même ou pour le compte de quelqu’un d’autre.
- Affichez, mettez à jour ou annulez vos réservations ou les réservations créées pour d’autres.
- Lors de la réservation d’une salle pour une réunion, spécifiez le type de réunion comme privé pour les réunions confidentielles.
- Demandez des services supplémentaires en même temps qu’une réservation, tels que la restauration, la disposition des sièges, les projecteurs ou la fournitures de papeterie.
- Réservez un lieu de travail à proximité d’un collègue.
- Partagez les détails de votre réservation avec d’autres personnes.
- Créez une réservation de groupe et affectez des postes de travail à différents employés dans une seule réservation.
- Téléchargez l’iCalendar pour télécharger les détails de la réservation et les enregistrer dans votre calendrier.
- Définir un lieu de travail comme favori. L’espace favori s’affiche en premier lorsque vous recherchez des lieux de travail pour effectuer une réservation,
- Créez un lien de réunion virtuelle de la réservation pour permettre aux invités extérieurs au bureau de participer.
- les participants invités, tels que des collègues ou même des travailleurs externes, à assister à une réunion.
- Créez un lien de réunion virtuelle de la réservation pour permettre aux invités extérieurs au bureau de participer.
- les participants invités, tels que des collègues ou même des travailleurs externes, à assister à une réunion.
- Définissez les préférences de confidentialité de l’emplacement au niveau d’une organisation ou d’un bâtiment.
- L’intégration de l’intégration Concierge d'espace de travail fournit aux employés des informations en temps réel pour optimiser leur présence sur le lieu de Gestion des réservations du lieu de travail travail avec leurs collègues, améliorant ainsi la collaboration et l’apprentissage de l’équipe. À l’aide de suggestions personnalisées, les employés sont guidés vers le meilleur espace de travail lorsqu’ils prévoient de se rendre au bureau ou dans un autre bureau.
Pour plus d'informations, consultez Créer une réservation.
Amélioration de la surveillance, de la conformité et de la visibilité du lieu de travail pour les administrateurs de lieux de travail et les gestionnaires d’installations
- Configurez des modules réservables pour regrouper des éléments du lieu de travail similaires, comme des bureaux ou des salles de réunion.
- Définissez des politiques d’approbation en fonction des besoins organisationnels, afin que les réservations suivent les workflows appropriés.
- Activez les réservations basées sur les équipes pour les lieux de travail avec des calendriers échelonnés.
- Autorisez les réservations de groupe, ce qui permet à un responsable de réserver pour toute une équipe.
- Ajoutez des services standard ou flexibles, des projecteurs à la restauration, pour rendre les réunions plus productives.
- Générez des codes QR pour faciliter les enregistrements, affichés dans des emplacements réservables.
- Configurez les options du complément Outlook, de la réservation avancée, de la réservation de guichet, de l’expérience du lieu de travail, de la réservation rapide, etc.
- Affichez les affectations de sièges sur les plans d’étage et activez les enregistrements automatiques pour des réservations sans tracas.
- Configurez le widget Réservations pour afficher différents types d’éléments réservables que les employés peuvent réserver.
- Configurez un large éventail de services standard disponibles avec les éléments réservables.
- Configurez des modules réservables pour regrouper des types similaires d’éléments réservables. Activez/désactivez un module pour contrôler sa disponibilité afin que les employés puissent le réserver.
- Indiquez si une approbation est requise. Cela déclenche une demande d’approbation chaque fois qu’un employé tente de réserver un élément réservable du module réservable.
- Activez la réservation basée sur l’équipe sur un module réservable. Un employé peut effectuer une réservation d’équipe pour un élément du lieu de travail de ce module réservable.
- Activez la réservation de groupe sur un module réservable. Un employé ou un responsable peut réserver plusieurs places pour différents employés dans une seule réservation de groupe.
- Activez la génération iCalendar pour que les employés puissent ajouter la réservation à leur calendrier.
- Permettez aux employés d’inviter des participants tels que des collègues ou des visiteurs externes.
- Configurez les fournisseurs de réunion virtuelle pour permettre aux employés de partager un lien de réunion virtuelle avec leur réservation.
- Activer la réservation de plusieurs bâtiments.
- Activez Parcourir par quartier.
Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
Intégrations et automatisation plus intelligentes
- Microsoft Teams et Zoom
- Synchronisation du calendrier du lieu de travail avec Microsoft Outlook ou Google Agenda, garantissant que les réservations s’affichent dans les plannings personnels.
- iCalendar se télécharge pour que les employés puissent rester alignés sur tous les appareils.
Lorsque des conflits de réservation surviennent (par exemple, deux employés réservant le même spac), le système utilise la logique de proximité pour trouver automatiquement l’alternative disponible la plus proche.
Pour plus d'informations, consultez Gérer Workplace Reservations for Microsoft Outlook Add-in.
Optimisation de l’espace de travail pilotée par les données
- Suivez les modèles de réservation sur une période donnée.
- Comprenez l’utilisation de l’espace dans les bâtiments, les étages et les zones.
- Identifiez les espaces sous-utilisés et optimisez les dispositions.
- Favorisez une planification plus intelligente du travail hybride et de la croissance future.
En tant que Gestion des réservations du lieu de travail gestionnaire, vous pouvez :
- Gérez les réservations créées par les employés. Vous pouvez afficher, mettre à jour et approuver ou rejeter les réservations créées par les employés en fonction des directives de votre organisation.
- Générez des rapports pour suivre les demandes de réservation dans le temps.
- Ajoutez des objectifs réservables à un élément de lieu de travail.
- Affectez des espaces de quartier à une zone.
- Affecter des espaces à une zone
- Affecter des espaces à un quartier
Pour plus d'informations, consultez Solutions d'analyse et de génération de rapports pour Gestion des réservations du lieu de travail.
Réservation du lieu de travail Planificateur d’événements
Le planificateur d’événements de réservation d’espace de travail vous permet de suivre les réservations de votre organisation à partir d’un seul espace de travail dans Centre des lieux de travail. Le tableau de bord Planificateur d’événements est disponible pour les rôles de planificateur de réservation et de visionneur de réservation. En tant que planificateur de réservations, gérez les réservations pour le compte de vos employés. Affichez les détails de la réservation, optimisez les réservations et gérez plusieurs réservations de lieu de travail à l’aide de la vue de calendrier.
Pour plus d'informations, référez-vous à Planificateur d'événements.