Explorer Gestion des contrats Pro
Apprenez-en plus sur l’application Gestion des contrats Pro grâce à un exemple de workflow et passez en revue les avantages qu’elle peut offrir.
Vue d'ensemble de Gestion des contrats Pro
Gestion des contrats Pro La solution vous permet de configurer des modèles de documents contractuels, des clauses et des variations de clauses, et de lancer des demandes de contrat et d’avenant . Il prend également en charge Now Assist l’analyse des contrats pilotés et l’extraction des métadonnées, les signatures électroniques, les signatures manuscrites et les systèmes de stockage externes.
Gestion des contrats Pro utilisateurs
| Utilisateur | Description |
|---|---|
| Administrateur de la structure de base des contrats | L’administrateur de contrat gère les enregistrements de contrat, les rôles d’utilisateur et les configurations système. |
| Configurateur de structure de base des contrats | Le configurateur de contrat gère les configurations liées à Gestion des contrats Pro. Ils configurent les modèles de contrat, les systèmes externes et les règles de configuration. |
| Prestataire de la structure de base des contrats | Le prestataire de contrat initie des actions lors de l’exécution d’un contrat affecté. Cela inclut des tâches telles que la création de révisions, l’ajout de signataires et l’annulation d’affectations de signataires. |
| Utilisateur de Contracts Core | Les utilisateurs de contrat lancent et suivent les demandes de contrat et de modification . |
| Réviseur de contrat | Les réviseurs de contrat examinent les documents contractuels, suivent les tâches de révision et utilisent la bibliothèque de clauses pour ajouter les clauses appropriées. |
| Visionneuse de rapports de contrats | La visionneuse de rapports de contrats affiche les rapports de contrats, analyse les tendances des contrats et contribue à la prise de décisions basée sur les données. |
| Éditeur du rapport de contrat | L’éditeur de rapport de contrat publie des rapports sur le tableau de bord des contrats. |
| Utilisateur de l’obligation | L’utilisateur de l’obligation soumet une demande d’obligation. |
| Prestataire de l’obligation | L’exécuteur d’obligation initie des actions tout en remplissant une obligation. Cela comprend des tâches telles que créer des obligations, approuver, rejeter ou annuler des tâches d’obligation. |
| Administrateur de l’obligation | Fournit un accès administratif à la gestion des obligations et aux données sous-jacentes. |
Workflow de demande de contrat en libre-service
L’image suivante fournit une vue d’ensemble des demandes de contrat en libre-service.
- Le demandeur du contrat initie une demande de contrat.
- Un document contractuel est généré à partir d’un modèle de contrat et les métadonnées, les clauses, les signataires et les tables sont ajoutés dynamiquement en fonction de conditions prédéfinies.
- Le prestataire de contrat affiche le document contractuel et effectue l’une des actions suivantes :
- Si aucun changement n’est requis, obtient l’approbation des personnes concernées. Envoie le document contractuel pour signature.
- Si des changements sont nécessaires, charge une nouvelle révision du document et obtient l’approbation des personnes concernées avant de l’envoyer pour signature.
- Si un signataire refuse le document, il est renvoyé au demandeur pour être retravaillé et la révision est envoyée pour signature.
- Une fois que tous les signataires ont approuvé le document. Le contrat signé est joint à l’enregistrement de la demande de contrat.
- Le contrat signé est stocké sur l’instance ServiceNow ou sur un système de stockage externe et référencé dans le référentiel du contrat. Le demandeur et les membres du département peuvent accéder au document contractuel signé à partir du référentiel Contrats.
Workflow de demande de contrat sans libre-service
L’image suivante fournit une vue d’ensemble des demandes de contrat sans libre-service.
Un workflow pour une demande de contrat autre qu’un libre-service peut se dérouler comme suit :
- Le demandeur du contrat lance une demande de contrat à partir de l’espace de travail.
- Le demandeur du contrat charge un ou plusieurs contrats et leurs pièces justificatives et les classe.
- Le prestataire de contrat affiche le document contractuel joint à la demande de contrat.
- Si nécessaire, l’exécutant du contrat reclassifie le contrat et les pièces justificatives.
- Le prestataire de contrat affiche le document contractuel et effectue l’une des actions suivantes :
- Si aucun changement n’est requis, obtient l’approbation des personnes concernées. Envoie le document contractuel pour signature.
- Si des changements sont nécessaires, modifie le document contractuel, obtient l’approbation interne ou ad hoc si nécessaire. Télécharge une nouvelle révision du document contractuel et l’envoie pour signature.
- S’il existe plusieurs documents contractuels, l’exécutant du contrat prépare les signatures en spécifiant l’ordre. En cas de signature électronique, le prestataire de contrat ajoute les champs requis et envoie le document contractuel pour signature.
- Les signataires examinent le document contractuel.
- Si aucun changement n’est requis, le document contractuel est signé par tous les signataires.
- Si des modifications sont requises, la signature est refusée et l’utilisateur qui travaille sur la demande de contrat génère un nouveau document et le renvoie pour signature.
- Le contrat signé est stocké sur l’instance ServiceNow ou sur un système de stockage externe et référencé dans le référentiel du contrat. Le demandeur et les membres du département peuvent accéder au document contractuel signé à partir du référentiel des contrats.
Gestion des contrats Pro avantages
| Fonctionnalité | Avantage | Utilisateurs |
|---|---|---|
| Modèles de documents Word | Configurez les modèles de documents Word pour le contrat afin de rationaliser et de réduire le besoin de retouches et de maintenir l’uniformité entre les documents contractuels générés. Configurez la génération de contenu dynamique via des mappages et des conditions pour les clauses et les tables. | Configurateur de contrat |
| Gestion des clauses | Gérer efficacement une bibliothèque de variations de clauses. Utilisez des variations de clauses pour placer dynamiquement le contenu d’un contrat en fonction des conditions spécifiées. | Configurateur de contrat |
| Microsoft Word Complément pour ServiceNow Contracts | Utilisez des documents Microsoft Word pour ajouter des contrôles de contenu qui agissent comme des espaces réservés pour le contenu. Les modèles Word sont plus faciles à réviser, à annoter et à modifier. | Configurateur de contrat |
| Demandes de contrat et de modification | Lancez des demandes de contrats en libre-service ou hors libre-service. | Utilisateur de contrat |
| Modifications de contrat | Lancer et gérer les demandes de modification. | Utilisateur de contrat, prestataire de contrat |
| Gestion des obligations | Suivez et gérez les obligations contractuelles pour assurer la conformité et minimiser les risques. | Prestataire de l’obligation ou utilisateur de l’obligation |
| Configurer des applications externes pour Gestion des contrats Pro | Intégration avec des fournisseurs de stockage externe et de signature électronique. | Configurateur de contrat |
| Tableau de bord des contrats | Obtenez un aperçu du volume de demandes de contrat traitées par votre équipe. | Prestataire de contrat |
| Espace de travail de contrat | Utilisez des widgets activables pour catégoriser, classer par ordre de priorité et traiter efficacement les demandes de contrat. | Utilisateur de contrat ou prestataire de contrat |
| Now Assist dans Gestion des contrats | Utilisez Now Assist dans Gestion des contrats pour analyser les contrats à la recherche de clauses non standard et manquantes et pour extraire des informations des contrats signés afin de les ajouter au référentiel de contrats. | Prestataire de contrat Now Assist |
Ce qu'il faut explorer ensuite
Pour en savoir plus sur la configuration et l'utilisation de Gestion des contrats Pro, consultez :