Composants installés avec Gestion des dossiers d’employé
Plusieurs types de composants s’installent avec l’activation du module d’extension Gestion des documents d’employé [com.sn_employee_document_management], notamment les tables, les rôles des utilisateurs et les travaux planifiés.
Remarque :
La table Fichiers d'application répertorie les composants installés avec cette application. Pour savoir comment accéder à cette table, consultez Trouver les composants installés avec une application.
Des données de démonstration sont disponibles pour cette fonctionnalité.
Remarque :
Le module d’extension Gestion des documents d’employé [com.sn_employee_document_management] active la propriété système sn_hr_ef.min_admin_count [sys_properties.list]. Cette propriété vous empêche de supprimer votre seul utilisateur administrateur Gestion des dossiers du personnel en exigeant un nombre minimum (deux par défaut) d’utilisateurs actifs ayant ce rôle.
Rôles et descriptions de la gestion des documents
| Titre du rôle [name] | Description | Contient des rôles |
|---|---|---|
| Administrateur EF [sn_hr_ef.admin] |
Dispose d’un contrôle total sur l’application Gestion des documents du personnel. Peut :
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| Lecteur de Gestion des documents d’employé [sn_hr_ef.document_reader] |
Peut :
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Néant |
| Rédacteur de gestion des documents d’employé [sn_hr_ef.document_writer] |
Peut :
Remarque : Ajoutez ce rôle à l’onglet Accès en écriture de la politique de sécurité du document de l’employé. Consultez Ajouter ou modifier des politiques de sécurité de document. |
Lecteur Gestion des documents d’employé [sn_hr_ef.document_reader] |
| Rédacteur de gestion des documents d’employé Rédacteur de conservation juridique [sn_hr_ef.legal_hold_writer] |
Peut :
|
Néant |
| Gestionnaire Gestion des documents du personnel [sn_hr_ef.responsable] |
Peut :
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|
| Importation de document [sn_hr_ef.import_document] |
Accorde l’accès à la table et au flux de processus d’importation en bloc d’importation des documents de l’employé [sn_hr_ef_import_staging]. | Néant |
Travaux planifiés de gestion des documents
| Tâche planifiée | Description |
|---|---|
| Nettoyer les documents des employés inactifs | Supprime les documents de l’employé chargés mais non soumis. |
| Importation EF en bloc à partir de l’étape intermédiaire : par heure | Traite jusqu’à 100 enregistrements intermédiaires d’importation à l’état Prêt. Il exécute l’étape de capture pour télécharger les pièces jointes et créer un document de l’employé. Cette tâche récupère 100 enregistrements par configuration. Cette tâche récupère d’abord les configurations les plus anciennes, quel que soit le nombre d’enregistrements intermédiaires associés. Par exemple :
|
| Purger les documents des employés | Cette tâche purge les documents des employés marqués comme éligibles à la purge. |
| Tâche quotidienne de notification de purge | Détermine quels documents nécessitent une notification ou une autorisation de purge en fonction de la politique de sécurité. Cette tâche envoie un e-mail contenant un lien vers la liste des documents à tous les membres du groupe affecté. |
| Actualiser les dates de purge pour les documents des employés | Cette tâche garantit que les documents des employés dont la période de conservation a changé depuis la dernière exécution ne sont pas purgés d’un document. Cette tâche planifiée fonctionne avec la propriété sn_hr_ef.purge_stride_length pour déterminer quels documents d’employé pour un enregistrement utilisateur [sys_user] obtiennent des dates de purge recalculées. |
Remarque :
Les travaux planifiés Gestion des documents du personnel s’exécutent quotidiennement par défaut. Pour modifier le moment d’exécution d’une tâche planifiée, consultez Calendriers par défaut.
Tables et descriptions de gestion des documents
| Table | Description |
|---|---|
| Suivi des pièces jointes [sn_hr_ef_attachment_tracking] |
Suit les pièces jointes copiées pour la purge. Également utilisé pour les pièces jointes copiées dans un ticket RH à partir d’une tâche RH. |
| Type de document [sn_hr_ef_document_type] |
Enregistrements sur la catégorisation des documents des employés, l’accès, la politique de conservation et les conservations légales. |
| Document de l'employé [sn_hr_ef_employee_document] |
Enregistrements concernant un document d’employé, le type de document, la conservation de la purge, la date de purge, l’employé, les balises, la taille, le format, la date de création et le créateur. |
| Étape intermédiaire des documents de l’employé sn_hr_ef_import_staging |
Contient des informations sur les documents des employés provenant de votre référentiel source. Ces informations correspondent aux éléments requis pour l’importation dans Gestion des dossiers d’employé. |
| Conservation légale [sn_hr_ef_legal_hold] |
Enregistrements sur la conservation légale placée sur un type de document ou un profil RH. |
| Journal de purge [sn_hr_ef_purge_log] |
Configurable par les propriétés des documents de l’employé. Détermine quels champs apparaissent sur les journaux de purge. |
| Période de conservation [sn_hr_ef_retention_period] |
Enregistrements sur les périodes de conservation, y compris le type de décalage de date, les unités et la quantité. |
| Politique de rétention [sn_hr_ef_retention_policy] |
Enregistrements sur les politiques de conservation, y compris les conditions auxquelles la politique s’applique, la période de conservation et le créateur. |
| Politique de sécurité [sn_hr_ef_security_policy] |
Enregistrements sur les politiques de sécurité, y compris le CoE, l’autorisation de purge, les groupes, les rôles et les créateurs. |
| Politique de sécurité de type de document [sn_hr_ef_m2m_doc_type_sec_policy] |
Associe les politiques de sécurité à un type de document. |