En suivant la disponibilité des espaces de travail, les gestionnaires d’espaces de travail peuvent planifier et mettre en œuvre un retour progressif des employés sur le lieu de travail. Par exemple, après la pandémie de COVID-19, votre organisation peut vouloir autoriser un certain pourcentage (par exemple, 20 %) de l’ensemble du personnel à revenir à la fois dans chaque bureau, en fonction de la configuration du bureau, des recommandations sanitaires locales et d’autres facteurs. Les gestionnaires d’espaces de travail peuvent indiquer la disponibilité de l’espace de travail, en laissant de la place pour la distanciation physique. Ils peuvent évaluer la situation périodiquement et mettre à disposition davantage d’espaces de travail à mesure que les conditions s’améliorent.

En tant que gestionnaire d’espaces de travail, vous pouvez charger les plans d’étage de votre organisation afin que les employés puissent plus facilement afficher et sélectionner les espaces disponibles lorsqu’ils demandent des réservations d’espace de travail.

Évitez les grands rassemblements ou les longues files d’attente sur votre lieu de travail tels que la cafétéria, la salle de sport et les portes d’entrée et de sortie en définissant des intervalles d’arrivée et en demandant aux employés de planifier leurs arrivées.

Les gestionnaires d’espaces de travail peuvent créer des équipes pour les employés et les planifier pour des heures et des jours spécifiques. Ils peuvent utiliser ces données pour commencer à planifier les niveaux d’occupation de vos lieux de travail en affectant des employés et des espaces de travail disponibles à des équipes spécifiques.

Par exemple, les gestionnaires d’espaces de travail peuvent créer un calendrier d’équipe du matin avec des heures de travail comprises entre 08h00 et 13h00. Ils peuvent ensuite affecter des espaces de travail disponibles à cette équipe en fonction des directives organisationnelles. Ces espaces de travail affectés peuvent ensuite être réservés pour les employés opérant à partir du bureau pendant ce quart de travail.

Les propriétaires d’équipes peuvent examiner et modifier les détails des équipes dont ils sont propriétaires. Ils peuvent également consulter les réservations d’espaces de travail et les demandes effectuées pour les équipes qu’ils possèdent.

À l’aide des informations sur les employés et les espaces de travail disponibles, les gestionnaires d’espaces de travail peuvent réserver des zones et des espaces de travail pour les employés. Les gestionnaires d’espaces de travail peuvent également générer des réservations pour plusieurs employés à la fois. L’employé et le gestionnaire du lieu de travail sont informés des réservations par e-mail.

Les employés peuvent demander des réservations d’espace de travail lorsqu’ils sont prêts à retourner au bureau. À l’aide de plans d’étage interactifs, ils peuvent choisir de réserver des espaces de travail pour une plage de dates spécifiée, une seule journée ou quelques heures. En fonction des directives de votre organisation, les demandes de réservation peuvent nécessiter une approbation pour confirmation.

Si les profils de lieu de travail de tous les employés sont configurés, l’application affecte automatiquement les espaces de travail disponibles aux employés en fonction de la date et de l’heure qu’ils ont sélectionnées lorsqu’ils effectuent une réservation.

Pour des options de réservation de lieu de travail plus avancées, utilisez-les Gestion des réservations du lieu de travail dans la Prestation de services de lieu de travail suite. Pour plus d’informations, consultez Gestion des réservations du lieu de travail.

Les gestionnaires d’espaces de travail peuvent surveiller les activités de maintenance planifiées sur le lieu de travail pour chaque équipe. Ils peuvent également planifier des tâches de maintenance planifiées ou à la demande, et générer des rapports pour suivre la progression de ces activités.

À l’aide de visualisations de données, vous pouvez évaluer la disponibilité des espaces de travail et les niveaux d’occupation de vos bureaux, et surveiller la progression des tâches sur le tableau de bord du lieu de travail.