Configurer Employee Travel Safety

  • Rversion finale: Australia
  • Mis à jour 12 mars 2026
  • 10 minutes de lecture

    • Effectuez toutes les tâches de configuration pour vous assurer que les notifications et approbations de voyage sont configurées correctement pour votre entreprise.

    Configurer les approbateurs de déplacement

    Configurez des groupes d’utilisateurs et des rôles afin que les déplacements des employés puissent être approuvés par les gestionnaires ou par les approbateurs de voyages désignés.

    La configuration de l’approbation du gestionnaire ou des approbateurs désignés est une étape de configuration requise pour l’application Employee Travel Safety .

    Approbation du gestionnaire
    Pour configurer l’approbation des déplacements par les gestionnaires, affectez le rôle de approver_user à tous les gestionnaires. Avec ce rôle, les gestionnaires peuvent uniquement afficher et approuver les demandes de déplacement des employés qu’ils supervisent directement.
    Approbateurs désignés
    Pour configurer des approbateurs de voyage désignés, ajoutez des utilisateurs au groupe d’approbateurs de voyage. Les membres de ce groupe peuvent afficher et approuver les demandes de déplacement de tous les employés. N’ajoutez pas de gestionnaires au groupe d’approbateurs de voyages, sauf s’il est acceptable qu’ils consultent et approuvent les demandes de déplacement de tous les employés.

    Par défaut, une demande de déplacement doit être approuvée à la fois par le responsable de l’employé et par un membre du groupe d’approbateurs de voyages. Si l’employé n’a pas de gestionnaire répertorié dans votre ServiceNow instance ou s’il n’y a aucun utilisateur dans le groupe Approbateurs de voyages, une approbation suffit pour approuver la demande de déplacement. La demande de déplacement d’un employé est automatiquement rejetée si l’employé n’a pas de gestionnaire répertorié dans votre ServiceNow instance et qu’il n’y a aucun utilisateur dans le groupe Approbateurs de voyages. Pour plus d’informations sur la modification des paramètres d’approbation par défaut, reportez-vous à la section Modifier le flux d’approbation de déplacement.

    Configuration des propriétés de Employee Travel Safety

    Configurez des Employee Travel Safety propriétés pour vous assurer que les e-mails de vérification de la sécurité du site, les journaux de contacts des employés et les vérifications de l’état de santé des employés sont gérés conformément aux exigences de votre société.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_imt_travel.admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    La configuration des Employee Travel Safety propriétés est une étape de configuration requise pour l’application Employee Travel Safety .

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Employee Travel Safety > Propriétés.
    2. Définissez les valeurs des propriétés suivantes.
      Tableau 1. Propriétés relatives à la sécurité des déplacements des employés
      Propriété Description
      Nom du système de gestion des déplacements de l'entreprise.

      [sn_imt_travel.travel.management.system.name]

      		 Nom du système de gestion des voyages de votre entreprise. Cette propriété est utilisée pour fournir aux employés approuvés pour voyager un lien vers le système de gestion des voyages.
      URL du système de gestion des déplacements de l'entreprise.

      [sn_imt_travel.travel.management.system.url]

      		 URL du système de gestion des voyages de votre entreprise. Cette propriété est utilisée pour fournir aux employés approuvés pour voyager un lien vers le système de gestion des voyages.
      Envoyez un e-mails à vos contacts de déplacement pour leur demander de vérifier la sécurité du site et la conformité aux politiques.

      [sn_imt_travel.email_site_verification]

      		 Lorsque cette option est activée, un e-mail est envoyé au contact principal qu’un employé indique dans sa demande de déplacement pour vérifier la sécurité du site et la conformité aux politiques. Le contact doit répondre à l’e-mail avant que la demande de déplacement puisse être approuvée par un gestionnaire ou un approbateur de voyage.
      Liste de réponses affirmatives séparées par des virgules

      [sn_imt_travel.affirmative_email_responses]

      		 Définit les réponses qui sont acceptées en tant que réponses Oui pour les e-mails de vérification de site.
      Permet d'envoyer des rappels par e-mail aux approbateurs de demandes de déplacement pour les demandes en attente d'approbation.

      [sn_imt_travel.enable_approval_email_reminders]

      		 Lorsque cette option est activée, des rappels par e-mail sont envoyés aux approbateurs et gestionnaires de voyages pour les demandes de déplacement qui n’ont pas été approuvées ou rejetées.
      Durée d’attente (en heures) avant d’envoyer un rappel aux approbateurs de demandes de déplacement. La valeur par défaut est 48.

      [sn_imt_travel.approval_email_reminder_period]

      		 Définit la fréquence des rappels par e-mail envoyés aux approbateurs et gestionnaires de voyages. Par exemple, lorsque cette propriété est définie sur 48, les approbateurs et les gestionnaires de voyages reçoivent un rappel toutes les 48 heures après l’envoi d’une demande de déplacement jusqu’à ce qu’elle soit approuvée ou rejetée. Cette propriété nécessite que la sn_imt_travel.enable_approval_email_reminders propriété soit activée.
      Permet de sensibiliser les employés concernés aux vérifications de santé liées aux déplacements.

      [sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flag]

      		 Lorsque cette option est activée, les employés approuvés pour voyager reçoivent des notifications pour effectuer une vérification de l’état de santé. Pour définir la fréquence des notifications, sélectionnez une valeur pour la sn_imt_travel.health.verification.run.type propriété. Pour en savoir plus sur la vérification de l’état de santé des employés, reportez-vous à la section Contrôle de santé des employés.
      Choisissez entre envoyer les vérifications de l'état de santé au demandeur une seule fois ou quotidiennement.

      [sn_imt_travel.health.verification.run.type]

      Définit la fréquence des notifications de vérification de l’état de santé qui sont envoyées aux employés approuvés pour voyager. Pour envoyer des notifications quotidiennes avant et pendant le voyage, sélectionnez Envoyer quotidiennement. Pour envoyer une notification une fois après l’approbation de la demande de déplacement, sélectionnez Envoyer une fois.

      Les notifications de vérification de l’état de santé ne sont envoyées que si la sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flag propriété est activée.

      Remarque :
      Les employés qui sont déjà inscrits aux vérifications de santé quotidiennes avant l’approbation de leur demande de déplacement ne verront aucun changement. Ils ne recevront pas de notifications supplémentaires et seront toujours inscrits une fois leur voyage terminé.
      Annule une demande de déplacement si une vérification de l'état de santé n'est pas effectuée après un certain nombre d'heures.

      [sn_imt_travel.autoriser.annulation]

      		 Lorsque cette option est activée, les demandes de déplacement sont annulées si les employés n’effectuent pas de vérification de leur état de santé avant la date limite. L’activation de cette propriété nécessite que la sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flag propriété soit également activée.
      Pour l'annulation automatique de la demande, saisissez le nombre d'heures.

      [sn_imt_travel.durée_annulation]

      		 Définit la date limite pour que les employés effectuent une vérification de l’état de santé. Cette propriété nécessite que la sn_imt_travel.allow.cancellation propriété soit activée.
      Permet de sensibiliser les employés en déplacement à leurs contacts de déplacement quotidiens.

      [sn_imt_travel.daily.contact.log.outreach.drapeau]

      		 Lorsque cette option est activée, les employés reçoivent des notifications pour remplir un journal de contact quotidien pendant les déplacements internes. Les notifications du journal de contacts ne sont pas envoyées pour les déplacements externes. Les employés doivent être affectés au rôle sn_imt_tracing.dailylog_user pour recevoir les notifications du journal de contacts. Cette propriété nécessite les Suivi des contacts applications et Sensibilisation d'urgence . Pour plus d’informations sur les journaux de contact, reportez-vous à .Suivi des contacts
      Remarque :
      Les employés qui sont déjà inscrits aux journaux de contacts quotidiens avant leur voyage ne verront aucun changement. Ils ne recevront pas de notifications supplémentaires et seront toujours inscrits une fois leur voyage terminé.
    3. Cliquez sur Enregistrer.

    Modifier le flux d’approbation de déplacement

    Modifiez le flux d’approbation de déplacement pour modifier les paramètres d’approbation de déplacement par défaut.

    Avant de commencer

    Rôle requis : flow_designer

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    La modification du flux d’approbation de déplacement est une étape de configuration facultative pour l’application Employee Travel Safety . Le flux d’approbation de déplacement est prêt à l’emploi, mais peut être modifié pour répondre aux exigences de votre société.

    Si vous décidez de modifier le flux, désactivez-le d’origine et faites-en une copie. Apportez les modifications souhaitées au nouveau flux, puis activez-le. La modification de la copie facilite la mise à niveau de votre ServiceNow instance.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Concepteur de flux > Concepteur.
    2. Dans la section Flux, cliquez sur Flux d’approbation de déplacement.
    3. Cliquez sur Désactiver, puis sur OK pour confirmer.
    4. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l’icône Actions supplémentaires (icône Actions supplémentaires), puis cliquez sur Copier le flux.
    5. Saisissez un nom pour le nouveau flux.
    6. Dans le champ Application , sélectionnez Sécurité des déplacements des employés.
    7. Cliquez sur Copier.
    8. Apportez les modifications souhaitées au nouveau flux.
      Par exemple, si un gestionnaire est répertorié pour un employé dans votre ServiceNow instance et qu’il y a également des utilisateurs dans le groupe Approbateurs de voyages, par défaut, le gestionnaire et un approbateur de voyages doivent approuver la demande. Ce paramètre est défini dans l’action 8.1 du flux. Vous pouvez modifier cette action afin que l’approbation ne soit requise que par un gestionnaire ou un approbateur de voyages, et non par les deux. Pour effectuer ce changement, la condition ET à approuver doit être remplacée par une condition OU.
    9. Lorsque vous avez terminé de modifier le flux, cliquez sur Activer, puis sur OK pour confirmer.

    Personnaliser les e-mails de notification

    Modifiez les e-mails de notification envoyés aux employés, aux responsables et aux approbateurs de voyages, ainsi qu’aux contacts de déplacement des employés, afin de personnaliser les notifications pour votre entreprise.

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    La modification des e-mails de notification est une étape de configuration requise pour l’application Employee Travel Safety . Par défaut, les notifications utilisent une ServiceNow® bannière et la signature de l’espace réservé Workplace, Co. Mettez à jour les notifications pour utiliser le nom et le logo de votre société.
    L’application Employee Travel Safety utilise les notifications suivantes.
    Notification Description
    Demande de vérification de site Cet e-mail est envoyé au contact principal qu’un employé indique dans sa demande de déplacement afin de vérifier la sécurité du site et la conformité aux politiques. Par défaut, l’e-mail demande au contact de confirmer les politiques suivantes.
    • Le site examine tous les employés et visiteurs pour détecter les symptômes.
    • Tous les employés et visiteurs sont tenus de porter des équipements de protection individuelle, tels que des masques.
    • Tous les employés et visiteurs sont tenus de respecter les règles de distanciation sociale.

    Cet e-mail n’est envoyé que si la sn_imt_travel.email_site_verification propriété est activée.
    Demande d’approbateur de la sécurité des déplacements des employés Cet e-mail est envoyé au responsable d’un employé et à tous les membres du groupe d’approbateurs de voyages pour leur demander d’approuver ou de rejeter la demande de déplacement.
    Rappel de demande de sécurité pour les déplacements des employés Cet e-mail est envoyé aux gestionnaires et aux approbateurs de voyages pour leur rappeler d’approuver ou de rejeter les demandes de déplacement en attente.

    Cet e-mail n’est envoyé que si la sn_imt_travel.enable_approval_email_reminders propriété est activée.
    Approbation de demande de déplacement Cet e-mail est envoyé à un employé si sa demande de déplacement est approuvée. L’e-mail contient un lien vers le système de gestion des voyages de votre entreprise.
    Rejet des demandes de déplacement Cet e-mail est envoyé à un employé si sa demande de déplacement est rejetée.
    Contacts liés aux voyages Cet e-mail demande à un employé de remplir un journal de contacts quotidien. Le courriel est envoyé quotidiennement à un employé pendant toute la durée de son voyage.

    Cet e-mail n’est envoyé que si la sn_imt_travel.daily.contact.log.outreach.flag propriété est activée.
    Vérification de l’état de santé lié au voyage Cet e-mail demande à un employé d’effectuer une vérification quotidienne de son état de santé. L’e-mail est envoyé quotidiennement à un employé une fois que sa demande de déplacement est approuvée pendant toute la durée de son voyage.

    Cet e-mail n’est envoyé que si la sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flag propriété est activée.
    Demande de déplacement annulée Cet e-mail est envoyé à un employé s’il n’a pas terminé une vérification de santé avant la date limite.

    Cet e-mail n’est envoyé que si la sn_imt_travel.allow.cancellation propriété est activée.
    Remarque :
    Toutes les notifications, à l’exception de la Employee Travel Safety demande d’approbateur, sont traduites dans la langue sélectionnée sur le profil d’utilisateur de l’employé. La Employee Travel Safety demande d’approbateur est traduite dans la langue sélectionnée sur le profil d’utilisateur du gestionnaire ou de l’approbateur de voyages. Si aucune langue n’est sélectionnée pour un utilisateur, les notifications sont traduites dans la langue par défaut de l’instance.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Notification système > E-mail > Notifications.
    2. Cliquez sur la notification que vous souhaitez mettre à jour.
    3. Pour afficher la notification par défaut, cliquez sur Afficher l’aperçu de la notification.
    4. Accédez à la section du formulaire Ce qu’il contient .
    5. Dans le champ HTML du message , cliquez sur Insérer/modifier une image , puis sélectionnez votre image de bannière.
      Conseil :
      L’image doit être ajoutée avant le script de courrier afin qu’elle apparaisse en haut de l’e-mail.

      Si vous n’avez pas encore d’image de bannière d’e-mail dans votre ServiceNow instance, vous pouvez charger une image à utiliser. Pour obtenir des instructions, consultez la section Chargement d’une ou de plusieurs images.

    6. Cliquez sur le lien connexe Afficher les scripts de notification .
    7. Dans le champ Script , le code template.print(util.getEmailCompanyLogo()) ; ajoute la bannière par défaut ServiceNow® à l’e-mail.
      Commentez ou supprimez cette ligne de code pour supprimer la ServiceNow® bannière.
    8. Dans le champ Script , remplacez toutes les références à Workplace, Co. par le nom de votre société.
    9. Facultatif : Si vous souhaitez apporter d’autres modifications à la notification par e-mail, mettez à jour le champ Script si nécessaire.
      Si vous modifiez le texte utilisé dans les appels en gs.getMessage ou gs.getMessageLang, vous devez fournir des traductions pour votre texte personnalisé dans la table Message [sys_ui_message]. Pour plus d’informations, consultez Table des messages.
    10. Cliquez sur Mettre à jour.
    11. Revenez à l’enregistrement de notification et cliquez sur Afficher l’aperçu de la notification pour confirmer vos modifications.