Explorer Gestion des dossiers du personnel
Avec Gestion des dossiers du personnel, vous pouvez rationaliser la gestion des documents et gérer les documents avec intégrité, précision et contrôles d’accès.
Rationaliser la gestion des documents des employés
- Centralisez les fichiers qui sont actuellement stockés sur plusieurs tickets.
- Déplacez automatiquement ou manuellement les documents d’un employé d’un ticket vers le dossier de l’employé.
- Rechercher des documents à l’aide de balises de métadonnées.
- Placez des conservations légales sur tous les documents d’un employé (profil RH) ou pour tous les documents par type de document.
- Définissez qui peut accéder à quels documents.
- Définissez des politiques de conservation qui déterminent la durée de conservation des documents des employés et empêchent la purge en cas de conservation légale.
- Définir quand purger les documents.
Configurer Gestion des dossiers du personnel
Le système de base fournit des enregistrements préconfigurés qui peuvent être utilisés immédiatement pour accélérer la configuration de Gestion des documents d’employé.
Définitions des documents des employés
Pour utiliser Gestion des documents d’employé, vous devez définir les éléments suivants :
- Type de document : définit la façon dont les documents sont catégorisés et associés au centre d’excellence (CoE), aux catégories de rubriques et aux détails des rubriques. Par exemple, vous pouvez créer un type de document pour tous les documents liés au total des rémunérations ou pour chaque avantage. Les types de documents déterminent également qui peut y accéder, combien de temps conserver et si une conservation légale est en vigueur.
- Périodes de conservation : définit la durée de conservation d’un document d’employé en fonction des réglementations ou de la politique de l’entreprise.
- Politiques de conservation : combinées à une période et à des critères de conservation, déterminent la durée de conservation d’un document d’employé.
- Politiques de sécurité : déterminent qui peut consulter, créer, déplacer ou autoriser à purger des documents d’employés.
Vous pouvez configurer les documents des employés pour qu’ils soient automatiquement déplacés vers le référentiel de documents lorsqu’un ticket RH est terminé et fermé.
Accès administrateur, agent et employé à Gestion des dossiers du personnel
- Les administrateurs configurent l’application Gestion des documents du personnel.
- Les agents téléchargent des documents d’employés au nom des employés ou dans le cadre d’un ticket.
- Les employés qui peuvent charger et afficher leurs documents.
Les administrateurs de Gestion des documents d’employé affectent les rôles appropriés aux employés qui ont besoin d’accéder aux documents des employés. La politique de sécurité détermine l’autorisation d’accès et de purge.
Le type de document ainsi que la politique de conservation associée et la période de conservation déterminent quand purger les documents des employés. La politique de sécurité peut exiger une approbation pour purger. La politique de sécurité exige qu’un utilisateur appartienne au groupe disposant de l’autorisation de purge.
Des mises en suspens légales peuvent être placées sur les profils RH. Les conservations légales empêchent les documents des employés d’être purgés. Vous pouvez également placer et gérer des conservations légales par type de document. La gestion par type de document permet un traitement en bloc pour une efficacité accrue.
Gestion des dossiers du personnel pour les agents
Les agents de Gestion des documents d’employé peuvent :
- Recherchez des documents d’employés existants à l’aide de différents filtres.
- Placez ou téléchargez des documents d’employés directement dans le référentiel.
- Si votre société utilise Prestation de services RHégalement , vous pouvez déplacer les documents des employés du formulaire de ticket RH vers le référentiel. Les documents des employés peuvent également être configurés pour être déplacés automatiquement lorsqu’un ticket RH est fermé.
Accès de l’employé
Les employés peuvent afficher leurs propres documents d’employé lorsque le type de document leur permet d’y accéder. Les documents des employés sont également disponibles dans les tickets RH et sur la page de profil du Portail de services ou du Centre de services aux employés. Consultez Définir des politiques pour un type de document.