Effectuer un enregistrement de visiteur

  • Rversion finale: Australia
  • Mis à jour 12 mars 2026
  • 6 minutes de lecture

    • Planifiez à l’avance la visite de votre visiteur ou de vos collègues hors site. Spécifiez les détails de leur visite comme la date, l’heure, le lieu, et plus encore.

    Avant de commencer

    Important :
    Cœur du lieu de travail À partir de (sn_wsd_core) la version 2.1, toutes les mises à jour et nouvelles fonctionnalités sont disponibles uniquement sur le .Espace de travail du Portail de services Les services du lieu de travail fournis par ServiceNow® sont supprimés de la (Cœur du lieu de travail sn_wsd_core) à partir de la Portail de services version 2.1. Pour configurer le catalogue de services du lieu de travail dans , voir Configurer un catalogue dans lePortail de services portail de services.

    Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Soumettez cette demande pour enregistrer un invité. Spécifiez s’il y a des exigences supplémentaires pour la visite sous forme de note privée au personnel de la réception.

    Gestion des visiteurs du lieu de travail Le personnel administratif et d’accueil peut également enregistrer les visiteurs directement depuis l’application. Accédez à la Gestion des visiteurs du lieu de travail > Personnel d'accueil > Enregistrer des visiteurs.

    Vous pouvez également enregistrer un visiteur à l’aide de l’assistance par messagerie instantanée de Virtual Agent (Agent virtuel). Accédez à la Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail > Accueil du portail de services du lieu de travail et sélectionnez l’icône de messagerie instantanée . Saisissez votre question ou sélectionnez Tout me montrer pour sélectionner parmi une liste d’options disponibles pour enregistrer un visiteur.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail.
      Remarque :
      Vous pouvez également émettre une demande à partir du Centre des employés fichier . Sur la page d’accueil, accédez à Espace de travail > Parcourir tout l’espace de travail et sélectionnez le service du lieu de travail.
    2. Ouvrez la catégorie Gestion des visiteurs .
      1. Sélectionnez le catalogue.
      2. Sélectionnez Parcourir par catégories.
      3. Dans le catalogue Services du lieu de travail, sélectionnez Gestion des visiteurs.
        Remarque :
        Si plusieurs catalogues sont configurés sur le portail, accédez à la liste Catalogues et sélectionnez Catalogue de services du lieu de travail > Gestion des visiteurs.
    3. Sélectionnez Enregistrer un invité.
    4. Remplissez les champs du formulaire.
      Important :
      Les champs de date et d’heure se trouvent dans le fuseau horaire de l’emplacement sélectionné.
      Tableau 1. Formulaire d’inscription d’invité
      Champ Description
      Description de la visite Description avec des détails sur le but de la visite.
      Emplacement Le lieu de la visite.
      Hôte Le nom de l’hôte du visiteur. Par défaut, le champ est défini sur votre nom.
      Date et heure d'arrivée Date et heure d’arrivée de la visite, affichés sous la forme d’une icône de date et d’heure d’arrivée.
      Date et heure de départ Ce champ est automatiquement défini sur une heure après la date et l’heure d’arrivée. Vous pouvez modifier ce champ en sélectionnant votre propre heure à l’aide de l’icône de date et d’heure de départ ().
      Invitation toute la journée Option pour les visites d’une journée entière.
      Invitation récurrente Option permettant de faire une invitation récurrente pour le visiteur.
      Pour les invitations récurrentes, vous pouvez configurer les champs suivants :
      • Répéter : fréquence de l’invitation récurrente. Elle peut être quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
      • Durée : durée de l’invitation récurrente. Vous pouvez utiliser les valeurs suivantes.
        • Pour : spécifie la durée de l’invitation en fonction du champ Nombre de jours .
        • Jusqu’à : spécifie la date d’expiration de l’invitation en fonction du champ Fin à cette date .
      Message privé destiné au réceptionniste Exigences supplémentaires ou une note privée à la réceptionniste.
      Co-hôtes Co-hôtes pour le visiteur. Les co-hôtes et l’hôte principal sont informés de l’inscription.
    5. Sélectionnez Add an external visitor (Ajouter un visiteur externe) pour ajouter un visiteur.
      1. Sélectionnez Ajouter.
      2. Remplissez les champs du formulaire.
        Tableau 2. Formulaire Ajouter un visiteur externe
        Sélectionner un visiteur connu Option permettant de sélectionner dans une liste de visiteurs connus si le visiteur a déjà visité. Cette sélection définit automatiquement le nom, l’adresse e-mail et d’autres informations pertinentes du visiteur.
        Type de visiteur Type de visiteur.
        Prénom Le prénom du visiteur.
        Nom de famille Nom de famille du visiteur.
        Titre Un titre pour le visiteur si nécessaire.
        E-mail du visiteur Adresse e-mail du visiteur.
        Numéro de téléphone du visiteur Le numéro de contact du visiteur.
        Organisation L’organisation du visiteur.
        Wi-Fi Option permettant d’accorder l’accès Wi-Fi au visiteur.
        VIP Option pour marquer le visiteur comme personne importante (VIP). Cette option aide le réceptionniste à prioriser le visiteur.
        Préférences de stationnement La préférence de stationnement du visiteur.
        Plaque d'immatriculation Détails de la plaque d’immatriculation du visiteur.
      3. Sélectionnez Ajouter.
      Vous pouvez modifier ou supprimer une ligne de la table de formulaires à l’aide de l’icône Ajouter/Supprimer une ligne ).
    6. Sélectionnez Add a company employee (Ajouter un employé de la société) pour ajouter un collègue.
      1. Sélectionnez Ajouter.
      2. Remplissez les champs du formulaire.
        Tableau 3. Ajouter un formulaire employé de société
        Sélectionner un collègue Le nom de votre collègue.

        Les champs Prénom, Nom et E-mail sont automatiquement définis. Pour modifier des détails, sélectionnez l’icône d’aperçu de l’enregistrement et enregistrez les modifications.
        E-mail Ce champ est automatiquement défini sur t avec l’adresse e-mail du collègue sélectionné. Vous pouvez le modifier.
        Type de stationnement La préférence de stationnement du collègue.
        Plaque d'immatriculation Détails de la plaque d’immatriculation du collègue.
      3. Sélectionnez Ajouter.
      Vous pouvez modifier ou supprimer une ligne de la table de formulaires à l’aide de l’icône Ajouter/supprimer une ligne .
    7. Facultatif : Chargez en bloc une liste de visiteurs à l’aide d’un fichier Excel ou CSV.
      1. Sélectionnez Ajouter des visiteurs à l’aide d’un fichier.
      2. Téléchargez le modèle CSV ou Excel selon vos préférences.
      3. Dans le fichier téléchargé, renseignez les informations du visiteur.
        Les colonnes du fichier correspondent aux champs du formulaire Ajouter un visiteur externe . La colonne d’e-mail du visiteur est obligatoire. Si l’e-mail du visiteur est vide pour une ligne, il est ignoré.
        Remarque :
        Vous ne pouvez ajouter que 50 visiteurs internes et 50 visiteurs externes dans un fichier. Si vous souhaitez augmenter le nombre de lignes pouvant être importées, configurez la propriété globale glide.sc.multirow_set.rows.size et définissez-la sur la valeur souhaitée qui s’appliquera à tous les portails. Pour plus d'informations, consultez https://support.servicenow.com/kb?id=kb_article_view&sysparm_article=KB0818277.
      4. Chargez le fichier à partir de votre système en sélectionnant Charger.
        Le système affiche des informations non valides dans la colonne Valeurs non valides . Assurez-vous de résoudre les problèmes avant de soumettre la demande.

        Vous pouvez modifier ou supprimer une ligne de la table de formulaires à l’aide de l’icône ajouter/supprimer une ligne.

    8. Dans la section Préférences de notification , sélectionnez le canal sur lequel vous souhaitez être notifié lorsque le visiteur s’enregistre dans le bâtiment.
      Vous pouvez lier le Agent virtuel à d’autres canaux comme Microsoft TeamsSlack ou . Pour plus d'informations, consultez Integrating Virtual Agent with other channels.
    9. Sélectionnez Envoyer.

    Résultats

    L’enregistrement de votre visiteur est soumis et vous pouvez consulter vos demandes. Les détails de la visite sont envoyés à l’adresse e-mail du visiteur. Les visiteurs reçoivent également un e-mail de rappel avec le code d’invitation la veille de la date d’inscription. Pour les invitations récurrentes, un seul e-mail est envoyé pour les détails de la visite, mais des e-mails de rappel sont envoyés un jour avant chaque visite.

    Si des politiques pour les visiteurs s’appliquent à la visite, l’e-mail envoyé au visiteur contient des options pour accepter ou refuser les politiques. Si le visiteur refuse les politiques dans l’e-mail, il peut toujours les accepter lors de l’enregistrement via le Guichet des services sur le lieu de travail. Pour plus d’informations sur le processus d’enregistrement au guichet, consultez Enregistrez-vous à l’aide d’une invitation.

    Que faire ensuite

    Vous pouvez vérifier les détails de votre demande. Vous pouvez également modifier ou annuler la demande.
    • Vous pouvez consulter vos demandes en suivant l’une des étapes suivantes.
      • Dans le Centre des employés, accédez à l’onglet Demandes pour afficher vos demandes et réservations.
      • Dans la barre de navigation de l’application Now Mobile , sélectionnez Pour moi et accédez à la section Ma demande pour afficher vos demandes.
      • Dans la messagerie instantanée d’agent virtuel, saisissez votre question ou sélectionnez Tout me montrer pour sélectionner parmi une liste d’options disponibles pour afficher les détails de votre visiteur.
    • Sur l’écran des détails de la demande, vous pouvez annuler une demande en sélectionnant Annuler la demande.
    • Vous pouvez rechercher des visiteurs enregistrés dans la liste des visiteurs à l’aide de l’option de recherche.