Ajouter un nouveau gardien à une question existante en matière d’obligation de conservation

  • Rversion finale: Australia
  • Mis à jour 12 mars 2026
  • 2 minutes de lecture

    • Ajoutez un nouveau dépositaire pour émettre l’avis d’obligation de conservation si un utilisateur est identifié ultérieurement comme responsable de la conservation des données relatives à l’obligation de conservation existante.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_lg_hold.legal_hold_fulfiller

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Demande juridique > Centre de conseil juridique.
    2. Cliquez sur l'icône Liste ( icône Liste.).
    3. Dans l’onglet de liste par défaut , accédez à Questions > Tous
    4. Sélectionnez la question en matière d’obligation de conservation dans la liste.
    5. Dans l’onglet Gardiens , sélectionnez Nouveau.
    6. Dans le formulaire Créer de nouveaux gardiens, dans le champ Nom du gardien , sélectionnez l’icône Rechercher l’enregistrement () et recherchez et sélectionnez le nom du gardien.
      Seuls les utilisateurs ayant le rôle de gardien sont disponibles dans la liste. Pour plus d'informations, consultez Affecter le rôle d’utilisateur juridique à un gardien.
    7. Renseignez les champs restants du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire Créer de nouveaux gardiens
      Champ Description
      Question juridique Question juridique à laquelle le gardien est associé.

      Ce champ est automatiquement défini sur le numéro de la question parente et une description.
      E-mail du gardien E-mail du gardien.

      Ce champ est automatiquement défini sur l’adresse e-mail du gardien lorsque celui-ci est sélectionné.
      Sources de données Type de source de données lié à la question d’obligation de conservation, tels que des documents, des feuilles de calcul, des présentations, des e-mails et des pièces jointes.
    8. Sélectionnez Enregistrer.
      • Un nouveau gardien est ajouté sous l’onglet Gardiens .
      • Une nouvelle tâche est créée pour un nouveau gardien sous l’onglet Tâches , avec l’état initial défini sur Brouillon.
    9. Émettez un avis d’obligation de conservation au gardien nouvellement ajouté.
      1. Sur la page Question juridique, sélectionnez Prévisualiser et émettre une conservation.
      2. Dans l’avis d’obligation de conservation, sélectionnez Modifier.

        Un avis d’obligation de conservation s’ouvre dans un format modifiable.

        Modèle d’avis d’obligation de conservation
      3. Personnalisez le modèle en remplaçant le texte de l’espace réservé par le nom de votre société et en ajoutant toutes les informations supplémentaires que vous souhaitez inclure.
        Avertissement :
        Ne modifiez pas les variables JavaScript marquées d’un ${ } dans le modèle d’obligation de conservation. La modification de ces variables peut corrompre le modèle et empêcher la génération de l’avis d’obligation de conservation.

        Si vous souhaitez annuler les modifications, sélectionnez Annuler les modifications.

      4. Sélectionnez Enregistrer et prévisualiser.
      5. Examinez l’avis d’obligation de conservation modifié et sélectionnez Émettre une obligation de conservation.

    Résultats

    Le message Un avis d’obligation de conservation a été envoyé aux gardiens X s’affiche dans la section Activité .

    Un avis d’obligation de conservation est envoyé au dépositaire par e-mail, avec une copie du prestataire dans le champ Cc .

    Dans l’onglet Tâches , l’état de la tâche passe de Brouillon à Affecté.

    Dans l’onglet Artefacts , l’avis d’obligation de conservation envoyé au gardien est automatiquement joint.