Utiliser la demande de contrat en libre-service
À utiliser Gestion des contrats Pro pour soumettre des demandes de contrat qui génèrent des documents contractuels à l’aide d’un modèle de contrat et de règles de modèle prédéfinis.
Fonctionnalités
- Modèles de contrats avec des métadonnées, des clauses, des tables et créez des règles métier permettant de sélectionner le modèle le plus pertinent pour une demande.
- Les modèles de contrat au Microsoft Word format facilitent l’examen et la modification du contrat pour le prestataire de contrat.
- Intégrations de signatures électroniques avec Adobe Acrobat Sign et Docusign.
- Prise en charge de la signature manuscrite pour la signature manuelle.
- Intégrations de stockage externe avec Google Drive et Microsoft OneDrive pour stocker les documents contractuels signés.
- Référentiel centralisé des contrats contenant les métadonnées des documents contractuels signés.
- Propriété système permettant de générer une certification d’achèvement pour un contrat signé électroniquement.
Workflow des contrats en libre-service
Lorsqu’un demandeur soumet une demande de contrat en libre-service, un document contractuel est créé à l’aide d’un modèle de contrat standard basé sur les informations contenues dans la demande. Les informations de la demande sont insérées aux emplacements appropriés dans le modèle.
Si nécessaire, les demandeurs peuvent demander des changements spécifiques dans le document contractuel généré. Le prestataire peut gérer et traiter ces changements demandés pour apporter les révisions nécessaires au document contractuel à partir d’un emplacement centralisé. Étant donné que les documents contractuels sont au Microsoft Word format format, l’examen, la modification et la finalisation des documents contractuels sont plus faciles que pour les documents au format PDF ou HTML.
Si le document contractuel généré ne nécessite aucune modification, le demandeur peut l’envoyer aux signataires pour signature électronique. Une fois que tous les signataires ont signé le document contractuel, il est stocké sur l’instance ServiceNow ou sur un système de stockage externe en fonction de la configuration. Le demandeur et les membres du service des contrats peuvent accéder au document contractuel signé à partir du référentiel des contrats.
- Le demandeur du contrat initie une demande de contrat. Pour plus d'informations, consultez Initiation d’un contrat ou d’une demande de modification.
- S’il n’y a pas d’erreur de validation, une demande de contrat est créée avec l’état Travail en cours.
- En cas d’erreurs de validation de signataire, le demandeur du contrat les résout et soumet à nouveau la demande de contrat.
- Un document contractuel est généré à partir d’un modèle de contrat et les métadonnées, les clauses, les signataires et les tables sont ajoutés dynamiquement en fonction de conditions prédéfinies.
- Le demandeur du contrat modifie les demandes de changement et crée une nouvelle version du document contractuel à l’aide de l’option Régénérer ou Synchroniser le document .
- Le demandeur de contrat affiche le document de contrat et effectue l’une des actions suivantes :
- Si aucune modification n’est requise, le document est envoyé pour signature.
- Si des modifications sont requises, le demandeur du contrat envoie une demande de modification.
- En fonction de la demande de changement, le prestataire de contrat peut prendre les mesures suivantes :
- Lance un processus d’examen interne.
- Le prestataire de contrat soumet une tâche de révision pour une révision interne. Remarque :Le prestataire de contrat peut créer des tâches de révision parallèles pour le même document contractuel pour différents groupes de réviseurs. Toutefois, le prestataire de contrat ne peut pas créer une tâche de révision pour le même document avec le même groupe de réviseurs si une autre tâche active existe déjà.
- Un gestionnaire de groupe de réviseurs de contrat peut affecter la tâche de révision ou un réviseur de contrat peut l’affecter lui-même.
- Le réviseur de contrat affecté commence à travailler sur le document contractuel.
- Si les informations sont incomplètes, le réviseur du contrat demande plus d’informations au prestataire du contrat.
- Si une demande pour plus d’informations a été soumise, le prestataire du contrat partage les informations.
- Le réviseur du contrat révise le document, accepte ou rejette les annotations, propose des modifications et ajoute des commentaires.
- Le réviseur de contrat termine la revue et partage le document contractuel mis à jour, le cas échéant.
- Le prestataire du contrat reçoit le document mis à jour et apporte les modifications nécessaires en fonction des commentaires.
- Pour le stockage interne : si des modifications sont requises, une nouvelle version du document est créée après la finalisation du document.
- Pour le stockage externe : les réviseurs collaborent en ligne sur la révision du document contractuel en temps réel. Une fois la révision terminée, le prestataire peut finaliser le document contractuel qui est disponible en ligne ou créer une nouvelle version hors ligne avec les changements.
- Le prestataire de contrat soumet une tâche de révision pour une révision interne.
- L’exécutant du contrat initie une approbation ad hoc des personnes concernées. Si l’examen révèle des changements nécessaires, ces changements sont effectués et une nouvelle révision de document est créée.
- Une fois le document finalisé, le prestataire envoie le document au demandeur.
- Lance un processus d’examen interne.
- Le demandeur du contrat prévisualise le contrat généré et, si aucune modification n’est requise, l’envoie aux signataires. Si des changements sont nécessaires, le processus d’examen et de révision se poursuit.
- Si le stockage externe est configuré, les documents contractuels y sont stockés. Sinon, ils sont stockés dans l’instance ServiceNow .
- Si un signataire refuse le document, il est renvoyé au demandeur pour être retravaillé et la révision est envoyée pour signature.
- Le contrat signé est joint à l’enregistrement de la demande de contrat.
- Le contrat signé est stocké sur l’instance ServiceNow ou sur un système de stockage externe et référencé dans le référentiel du contrat. Le demandeur et les membres du département peuvent accéder au document contractuel signé à partir du référentiel Contrats.