États du cycle de vie d’une évaluation externe
Le processus de collecte des données d’évaluation auprès d’un tiers se déplace entre plusieurs états. Par exemple, pendant l’état Soumis à un tiers , le tiers répond aux tâches, aux problèmes et s’efforce de remplir les questionnaires.
États d’évaluation de tiers
- Brouillon
- Un enregistrement d’évaluation externe est ouvert à l’état Brouillon .
- Modèle d’évaluation : Ensemble de questionnaires externes et de demandes de documents qui sont générés automatiquement en fonction des réponses IRQ. Un administrateur peut également spécifier manuellement les questionnaires et les demandes de documents.
- Cote de risque : La cote de risque globale qui est générée automatiquement en fonction des réponses IRQ.
- Propriétaire : Le propriétaire est la personne qui est propriétaire d’une évaluation à des fins d’audit et qui surveille et gère l’ensemble des processus d’évaluation. Les propriétaires sont responsables de confirmer que l’évaluation est effectuée en temps opportun par le tiers, d’examiner leurs réponses et de créer et résoudre les problèmes. Pour mener l’évaluation jusqu’à son achèvement, les propriétaires sont informés lorsqu’une évaluation atteint une étape particulière. Le propriétaire doit avoir le rôle de gestionnaire TPR ou d’évaluateur TPR.
- Soumis à un tiers
- Les questionnaires et les demandes de documents pour l’évaluation ont été envoyés au contact de tiers. Les personnes concernées en interne attendent des réponses.
- Réponses reçues
- Une fois que les contacts du tiers ont rempli tous les questionnaires et demandes de documents, votre équipe interne de gestion des risques de tiers examine et analyse les réponses. L’équipe peut renvoyer des questions particulières pour un suivi, des éclaircissements ou des réponses manquantes.
- Génération d'observations
- Lorsque toutes les réponses sont terminées, le système peut générer automatiquement des problèmes pour les réponses incorrectes.
Des contacts de tiers répondent aux problèmes. Votre équipe interne dédiée aux risques de tiers décide en dernier ressort d’accepter les réponses ou de corriger les problèmes.
- Finalisation avec un tiers
- Votre équipe de risque de tiers examine toutes les données d’évaluation. Dans certains cas, l’équipe réinitialise l’évaluation à l’état Brouillon pour redémarrer le cycle de vie de l’évaluation.
- Fermé
- Lorsque toutes les données sont acceptables, l’évaluation est terminée et un membre de l’équipe ferme l’évaluation. Si l’engagement doit faire l’objet d’un contrat, l’état Fermé lance le processus de risque du contrat.