Créer et associer un document de politique dans Microsoft SharePoint

  • Rversion finale: Australia
  • Mis à jour 12 mars 2026
  • 6 minutes de lecture

    • Activez l’annotation dans un document de politique qui existe dans votre Microsoft SharePoint emplacement au lieu de créer un document Microsoft SharePoint et de l’associer à l’enregistrement de politique.

    Avant de commencer

    Rôle requis : Rôle requis : sn_compliance_ws.corporate_compliance_analyst ; mp_document_user

    Important :
    Intégration de l’annotation de la politique avec Microsoft SharePoint est disponible à partir de la Washington DC ServiceNow AI Platform version. La fonctionnalité n’est pas disponible même si vous utilisez la version 19.x de Vancouver.

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    En plus d’associer des documents qui résident dans Microsoft OneDrive et Google Drive, vous pouvez désormais associer des documents qui se trouvent dans Microsoft SharePoint le site à votre enregistrement de police.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Politique et Conformité > Espace de travail Conformité .
    2. Dans le Conformité de l'espace de travail, sélectionnez l’icône Liste (icône Listes).
    3. Accédez à la Bibliothèque de conformité > Mes politiques.
      Vous pouvez créer une nouvelle politique ou ouvrir un enregistrement de politique pour associer un document.
    4. Sélectionnez une politique pour associer un document de politique à partir du Microsoft SharePoint site.
      Vous pouvez créer un document dans le site et l’associer Microsoft SharePoint à l’enregistrement de politique lorsque la politique est à l’état Brouillon.
    5. Dans la liste connexe Texte de politique de l’enregistrement de politique, sélectionnez la liste d’actions d’interface utilisateur Activer la modification de document et cliquez sur l’option Créer un document .
    6. Entrez l’URL du site dans le champ URL du site de la fenêtre contextuelle Créer un document Word.
      Vous pouvez obtenir les informations sur l’emplacement de l’URL du site en passant la souris sur l’icône de l’URL du site .
      1. Pour obtenir l’URL du site, connectez-vous au Microsoft SharePoint site.
      2. Sélectionnez la liste Partager et cliquez sur l’option Copier le lien vers la page .
    7. Entrez le chemin d’accès du dossier que vous avez copié dans le champ Emplacement du dossier .
      Ce chemin d’accès est l’emplacement où résidera le document.
    8. Entrez le nom du document dans le champ Nom du document .
    9. Sélectionnez Créer.
      Lorsque vous sélectionnez Créer, le document est créé dans le dossier du Microsoft SharePoint compte que vous avez fourni. Si vous fournissez un lien vers un dossier partagé, vous devez disposer d’un accès en modification pour créer un fichier dans ce dossier.

      Une fois le document créé, les contributeurs et les propriétaires de la politique qui ont accès à la politique à l’état Brouillon peuvent modifier le document pour Microsoft SharePoint ajouter du contenu.

    10. Pour mettre à jour le contenu du champ Texte de politique de l’enregistrement de politique, sélectionnez le lien Mettre à jour sous le lien du document.
      Vous pouvez également sélectionner le bouton Ouvrir dans Word .

      Le contenu présent dans le document spécifié de l’emplacement Microsoft SharePoint est copié dans le champ de texte Politique . Un message indiquant que le texte de la politique est mis à jour avec le dernier contenu du document de politique dans le cloud confirme que le contenu du texte de politique et du document est synchronisé.

    11. Pour afficher les utilisateurs disposant d’un accès en lecture ou en écriture au document, accédez à la liste connexe Accès au document.
      Une fois le document associé à l’enregistrement de politique, l’accès des utilisateurs de la politique au document est également établi. L’accès au document de politique varie selon les utilisateurs en fonction de leurs rôles et de l’état de la politique.
      Brouillon
      Si la politique est à l’état Brouillon, le propriétaire et les contributeurs ont un accès en modification.
      Revue
      Si la politique est à l’état Révision, les réviseurs et les propriétaires ont un accès en modification. Toutefois, les contributeurs et les approbateurs n’ont qu’un accès en lecture.
      Approuvés
      Si la politique passe à l’état Approuvé, toutes les personnes concernées par la politique n’ont qu’un accès en lecture.

      Vous pouvez également vérifier les droits d’accès des utilisateurs en accédant au Microsoft SharePoint document, en sélectionnant la liste Partager dans le document et en cliquant sur Gérer l’accèsMicrosoft SharePoint. Parfois, les droits d’accès dont disposent les utilisateurs sur le ServiceNow document de stratégie peuvent différer de ceux dont disposent les utilisateurs lorsqu’ils collaborent sur le document du Microsoft SharePoint site. Cela est dû aux autorisations racine définies dans Microsoft SharePoint le site, qui sont héritées des dossiers du site. Les utilisateurs des dossiers du site héritent de ces autorisations. Vous pouvez remplacer les autorisations.

      1. Pour remplacer l’autorisation du Microsoft SharePoint site, sélectionnez l’icône Paramètres (icône Paramètres).
      2. Sélectionnez l’option Autorisations du site dans la liste Paramètres .
      3. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier où se trouve le document et sélectionnez Gérer l’accès.
      4. Sélectionnez Paramètres avancés , puis cliquez sur Arrêter d’hériter des autorisations.
        Ce dossier n’héritera plus des autorisations du niveau du parent ou du Microsoft SharePoint site. Désormais, lorsque vous fournissez l’accès au document à partir de ServiceNow, le même niveau d’accès que celui que vous voyez dans la liste connexe Accès au document est également disponible pour les utilisateurs qui collaborent sur le Microsoft SharePoint document.
    12. Si la politique a été rédigée et est terminée, le propriétaire de la politique peut demander une révision en sélectionnant le bouton Demander une révision .
      1. Saisissez un message pour les réviseurs dans la fenêtre contextuelle Demander une revue.
      2. Sélectionnez Demande.
        En tant que réviseur, vous pouvez afficher la politique lorsque vous vous connectez à Mes tâches en attente dans la vue Tâches, si elle est prête à être examinée.
      3. Sélectionnez le bouton Soumettre la révision .
        Vous pouvez examiner le texte de la politique, ajouter un commentaire dans la fenêtre contextuelle Soumettre la révision et le soumettre.
    13. Pour prévisualiser le document et obtenir la dernière mise à jour après révision par vos réviseurs, sélectionnez le lien Mettre à jour dans l’onglet Texte de politique .
      Les réviseurs peuvent ajouter des suggestions et des commentaires dans le document en sélectionnant Revue > Suivre les changements > Pour tout le monde dans le Microsoft SharePoint.

      En tant que propriétaire de la politique, vous pouvez récupérer le contenu mis à jour du document Microsoft SharePoint en cliquant sur le lien Mettre à jour . Cette action maintient une synchronisation entre le contenu présent dans le document en ligne et le contenu du champ de texte de politique de la politique.

      Remarque :
      Les mises à jour fréquentes ne sont pas capturées dans les enregistrements d’historique des Microsoft SharePoint versions de et le contenu peut ne pas être disponible en temps réel. Par conséquent, il peut y avoir un retard dans l’extraction du dernier contenu mis à jour dans le champ de texte de Microsoft SharePoint la politique.

      Toutes les activités entre le propriétaire de la politique et les réviseurs sont capturées dans l’onglet Activité de la liste connexe Détails . Si tous les réviseurs ont terminé la révision, le propriétaire de la politique peut remplir la liste de vérification de publication.

    14. Sélectionnez le bouton Remplir la liste de vérification de publication .
      Si toutes les révisions sont terminées, en tant que propriétaire de la politique, vous pouvez terminer le processus de publication. Cette action crée un playbook. Le propriétaire de la politique doit passer en revue la liste de vérification de publication avant de demander une approbation. Consultez Remplir la liste de vérification de publication pour la politique et demandez l’approbation.

      Une fois le processus de publication terminé, vous pouvez soit joindre la politique au format PDF à l’enregistrement de politique, soit générer un Base de connaissances article lorsque la politique passe à l’état Publié.

    15. Sélectionnez l’icône Pièces jointes ( icône Pièce jointe.) dans la barre latérale de la liste connexe Vue d’ensemble de la politique pour afficher la version PDF de l’article Base de connaissances .
    16. Pour afficher l’historique de la politique, sélectionnez la liste connexe Historique de la politique.
      Pour plus d’informations, consultez Afficher l’historique d’une stratégie avec annotation.