Gestion pilotée par événement : automatiser les processus d’évaluation
Utilisez la fonctionnalité Gestion pilotée par les événements pour configurer des règles qui génèrent et envoient automatiquement des questionnaires et des demandes de documents aux engagements et aux tiers. Pour les engagements et les tiers qui répondent aux critères que vous définissez, spécifiez le calendrier et les modèles d’évaluation. Vous pouvez automatiser tous les types d’évaluation, à l’exception de l’intégration.
Avant de commencer
Procédure
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Utilisez l'une des méthodes suivantes pour démarrer le processus :
- Espace de travail : sélectionner Espaces de travail > Vendor Management Workspace et dans l’onglet Risque , sélectionnez l’icône
de liste . Dans la liste Gestion pilotée par événement , sélectionnez n’importe quelle option : Actif, Inactif ou Toutes. - Hérité : accédez à Tous > Gestion des risques liés aux tiers > Gestion pilotée par événement puis sélectionnez une option : Actif, Inactif ou Tous.
- Espace de travail : sélectionner Espaces de travail > Vendor Management Workspace et dans l’onglet Risque , sélectionnez l’icône
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Sélectionnez Nouveau , puis remplissez le formulaire.
Les paramètres suivants apparaissent dans des sections de la page de l’espace de travail et en tant que listes connexes sur le formulaire hérité.
Tableau 1. Formulaire Règle de gestion pilotée par événement Champ Description Nom Nom significatif pour la règle afin d’aider d’autres personnes à comprendre son intention et son fonctionnement. Numéro Pour chaque règle de gestion pilotée par événement, le système attribue automatiquement un numéro d’ID unique qui commence par le texte EMR. Dans la table de l’historique des exécutions de règles, le système attribue automatiquement un numéro d’ID unique à chaque exécution qui commence par le texte EMH.
L’ID unique est utilisé dans toutes les références à l’élément. Vous pouvez utiliser l’ID pour rechercher ou filtrer l’élément sur lequel vous souhaitez travailler.
Justification commerciale La raison business de la définition du processus automatisé. Description technique les conditions qui déclenchent la course et les types de tiers qui sont affectés. Champ d’application : spécifiez le type d’évaluation à générer et le modèle à utiliser. Catégorie - Évaluation externe : envoyez des questionnaires et des demandes de documents. Dans le champ S’applique à , vous indiquez s’il faut envoyer les documents à des tiers ou à des engagements.
- Réévaluer l’engagement : Réévaluez un engagement existant lorsque les conditions changent. Par exemple, supposons que vous entendiez des nouvelles défavorables ou que vous ayez des changements dans les lignes d’approvisionnement de votre tiers. Vous voudrez peut-être réévaluer le risque en effectuant une diligence raisonnable supplémentaire.
- Réévaluez l’engagement pour le renouvellement du contrat : Réévaluez le risque avant que votre organisation ne renouvelle le contrat avec un tiers ou un engagement actuel en effectuant une diligence raisonnable.
- Engagement de séparation avec diligence raisonnable : Déterminez si la séparation (résiliation de la relation) avec engagement est le plan d’action optimal en effectuant une diligence raisonnable. Par exemple, il peut être trop risqué de changer de tiers ou d’engagement même si leurs performances actuelles ne répondent pas aux attentes.
- Engagement de séparation sans diligence raisonnable : Demandez la résiliation définitive d’un engagement lorsqu’un engagement prend fin ou lorsque vous souhaitez passer à un autre tiers pour d’autres raisons. Dans ce cas, vous n’avez généralement pas besoin d’effectuer une diligence raisonnable supplémentaire. Le processus comprend toutefois le processus normal de questionnaire sur les risques inhérents (IRQ) pour confirmer que les services fournis par l’engagement ne se poursuivront plus. pour des détails importants, reportez-vous à .Séparation d’un engagement sans effectuer de diligence raisonnable
Concerne Ce champ n’est modifiable que si vous définissez la catégorie sur Évaluation externe.
Spécifiez si les questionnaires et les demandes de documents doivent être envoyés à des tiers ou à des engagements.
Modèle de questionnaire interne Ce champ s’affiche si vous sélectionnez une catégorie autre que l’évaluation externe.
Modèle qui spécifie le contenu du questionnaire sur le risque inhérent (IRQ).Remarque :Si la règle est liée à des demandes de diligence raisonnable et que n’est Moteur d'évaluation intelligente pas activée, le modèle IRQ fait référence à la table de modèles classique (asmt_metric_type). Si le Moteur d'évaluation intelligente est activé, il fera référence à la table du modèle TPRM (sn_vdr_risk_asmt_sae_questionnaire_template).Modèle d'évaluation Ce champ s’affiche uniquement si vous définissez la catégorie sur Évaluation externe.
Modèle qui spécifie les questionnaires et les demandes de documents à envoyer.
Options d’exécution : définissez le déclencheur et le calendrier de génération des évaluations. Type d'exécution Spécifiez comment la règle doit être déclenchée.
- Unique : envoyez l’évaluation des risques de tiers à la date que vous spécifiez dans le champ Date de début .
- Récurrent : envoyer l’évaluation des risques de tiers selon le calendrier que vous spécifiez avec le paramètre Fréquence .
- Sur demande : la règle s’exécute uniquement lorsqu’un utilisateur sélectionne Exécuter maintenant.
Remarque :Quel que soit le paramètre Type d’exécution , vous pouvez sélectionner Exécuter maintenant à tout moment pour exécuter la règle immédiatement. Une telle exécution à la demande n’affecte pas les exécutions planifiées futures. Dans l’historique d’exécution, l’action de déclenchement pour l’exécution est enregistrée comme manuelle.Fréquence Ce champ s’affiche uniquement si vous sélectionnez le type d’exécution récurrente .
Spécifiez la fréquence à laquelle la règle doit être exécutée.
Date de début Ce champ s’affiche uniquement si vous sélectionnez le type d’exécution récurrente ou ponctuelle .
Première date à laquelle une règle active peut être exécutée (en fonction des conditions de filtre spécifiées). Une règle ponctuelle s’exécute à la date de début.
Date de fin Ce champ s’affiche uniquement si vous sélectionnez le type d’exécution récurrente .
Dernière date à laquelle une règle active peut être exécutée (en fonction des conditions de filtre spécifiées). Une règle devient inactive après la date de fin.
Si vous ne spécifiez pas de date de fin, la règle continue jusqu’à ce que vous la supprimiez ou la mettiez à jour.
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Spécifiez les conditions de filtre.
Utilisez l’éditeur de filtre pour spécifier les conditions qui déterminent quels tiers ou engagements doivent recevoir les questionnaires et les demandes de documents.
Lorsque vous sélectionnez Définir, le système applique le filtre et affiche un lien pour vous permettre d’afficher la liste des engagements ou des tiers qui correspondent aux conditions de filtre.
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Spécifiez comment l’évaluateur des risques tiers (TPR) [sn_vdr_risk_asmt.vendor_assessor], le propriétaire et le négociateur des risques contractuels [sn_vdr_risk_asmt.contract_negotiator] sont sélectionnés pour les engagements ou les tiers qui correspondent aux conditions de filtre.
Option Description Utiliser le dernier Affectez l’utilisateur qui a récemment effectué la fonction pour l’engagement. Utiliser l’intégration Affectez l’utilisateur qui a effectué la fonction le plus récemment lors de l’intégration de l’engagement. Spécifier maintenant Lorsque vous sélectionnez cette option, une zone de sélection s’ouvre pour vous permettre de spécifier l’utilisateur. Spécifier ultérieurement Lorsque vous sélectionnez cette option, une fois la règle enregistrée, vous ou un autre utilisateur pouvez spécifier ultérieurement au cours du workflow l’évaluateur TPR ou le négociateur des risques contractuels approprié. Cette option n’apparaît pas pour la sélection du propriétaire. -
Sélectionnez Enregistrer dans l’espace de travail ou Soumettre dans le formulaire.
- Le système enregistre la règle.
- Quel que soit le paramètre Type d’exécution , vous pouvez sélectionner Exécuter maintenant à tout moment pour exécuter la règle immédiatement. Une telle exécution à la demande n’affecte pas les exécutions planifiées futures. Dans l’historique d’exécution, l’action de déclenchement pour l’exécution est enregistrée comme manuelle.
- Le système affiche les valeurs supplémentaires en lecture seule suivantes dans l’onglet Détails de l’espace de travail et sur le formulaire.
Tableau 2. Valeurs supplémentaires Champ Description Actives Option permettant d’activer la règle. Par défaut, les règles nouvellement définies ne sont pas actives.
- Seules les règles actives dont la valeur d’état d’exécution est Prêt peuvent s’exécuter lorsque les conditions spécifiées sont remplies.
- Vous pouvez toutefois exécuter une règle configurée comme Sur demande , qu’elle soit active ou non.
État d'exécution - Prêt : la règle est définie et peut s’exécuter selon les conditions de filtre et le calendrier.Remarque :Seules les règles actives dont la valeur d’état d’exécution est Prêt peuvent s’exécuter lorsque les conditions spécifiées sont remplies.
- En cours d’exécution : la règle est en cours d’exécution (les questionnaires et les demandes de documents sont en cours d’envoi). Pour les règles en cours d’exécution : La durée entre l’horodatage du début de l’exécution et l’heure actuelle indique depuis combien de temps la règle est en cours d’exécution.
Remarque :Quel que soit le paramètre Type d’exécution , vous pouvez sélectionner Exécuter maintenant à tout moment pour exécuter la règle immédiatement. Une telle exécution à la demande n’affecte pas les exécutions planifiées futures. Dans l’historique d’exécution, l’action de déclenchement pour l’exécution est enregistrée comme manuelle.Si une règle semble bloquée pendant une durée excessive :- Accéder à Automatisation des processus > Gestion des flux > File d'attente de l'événement.
- Recherchez la tâche en arrière-plan de la plateforme dont le nom commence par
sn_vdrousn_tprmqui est à l’état d’erreur .
Prochaine exécution planifiée Pour les règles avec un type d’exécution récurrente, la date en lecture seule de la prochaine exécution planifiée est calculée en fonction des conditions de filtre spécifiées et du paramètre Fréquence .
Dernière exécution réussie Horodatage de la dernière exécution qui est à l’état Réussi.