L’application Gestion des changements réglementaires traite des alertes externes qui peuvent inclure des titres de citation, des numéros de citation et des références à des documents législatifs ou réglementaires relatifs à la conformité.

Chaque enregistrement d’alerte contient des métadonnées qui prennent en charge l’importation du document dans la bibliothèque réglementaire. Les métadonnées comprennent des noms de citation et d’autres informations de référence pertinentes pour une classification et une traçabilité appropriées.

Les alertes réglementaires du type de document source fournissent les titres et numéros de citation lorsqu’elles sont reçues. Les documents sources peuvent renvoyer à des documents législatifs ou réglementaires relatifs à la conformité et à la gouvernance.

Les enregistrements d’alerte de document source non affectés sont évalués pour déterminer leur applicabilité. Si cette option est marquée comme applicable, une tâche d’importation de document source est créée automatiquement. La tâche d’importation provient de l’enregistrement d’alerte réglementaire et suit un workflow ou un cycle de vie défini. Le cycle de vie d’importation du document source commence lorsque l’alerte est marquée comme applicable par un utilisateur disposant du rôle sn_grc_reg_change.manager . La tâche d’importation de document apparaît alors à l’état Prêt à importer pour examen par les personnes concernées.

Les membres de l’équipe de conformité évaluent le contenu des documents de référence associé à l’alerte et déterminent l’action appropriée. Chaque tâche d’importation facilite l’ingestion d’un document source spécifique dans la bibliothèque réglementaire. Les membres de l’équipe de conformité sont responsables de l’importation du document et du maintien de la cohérence au sein de la bibliothèque réglementaire.

Vous pouvez associer plusieurs tâches d’importation de documents sources à une seule alerte réglementaire. Cette configuration simplifie la gestion et améliore le suivi des processus d’ingestion de contenu réglementaire. Chaque tâche ajoute des documents pertinents à la bibliothèque réglementaire pour une saisie et une organisation complètes. Le regroupement des tâches sous une seule alerte améliore la traçabilité tout au long du processus de gestion des changements réglementaires.