Vue d’ensemble de l’admission par e-mail

L’admission par e-mail offre aux utilisateurs un moyen simple et familier de soumettre des tickets ou des requêtes liés à l’IA. Au lieu de naviguer sur un portail ou de remplir des formulaires, les utilisateurs envoient un e-mail à des adresses configurées. Lorsqu’un e-mail est reçu, le système traite le message en extrayant les informations clés telles que l’objet, le corps et l’expéditeur, et crée un ticket ou une requête d’IA. Cette automatisation permet de capturer les soumissions de manière cohérente et immédiate, prêtes à être examinées et actionnées.

Pour obtenir des instructions de configuration étape par étape, reportez-vous à la section Configurer l’admission basée sur l’e-mail pour Risque et conformité de l'IA.

Avantages de l’admission par e-mail

Cette aptitude offre les avantages suivants :

• Les utilisateurs peuvent soumettre des préoccupations ou des questions liées à l’IA à l’aide d’une méthode de communication familière.
• Réduit la saisie manuelle des données et contribue à minimiser les erreurs de génération de rapports.
• Permet de confirmer que chaque soumission est capturée en tant qu’enregistrement traçable.
• Améliore la visibilité en rendant les nouveaux tickets et requêtes immédiatement disponibles pour examen.

Mappage e-mail àServiceNow champ

Lorsqu’un e-mail entrant est traité, les informations de l’e-mail sont utilisées pour remplir les champs de l’enregistrement du ticket d’IA ou de la requête d’IA résultant.

• L’expéditeur de l’e-mail est mappé au champ Demandeur pour les deux types d’enregistrement.
  Remarque :

  Ce comportement dépend de la configuration des e-mails entrants et des paramètres de domaine approuvé. Lorsque la Création automatique d’utilisateur est désactivée, le champ Demandeur affiche Invité.
• La date d’envoi de l’e-mail renseigne le champ Date de découverte pour les tickets d’IA et le champ Date de création pour les requêtes d’IA.
• Le destinataire TO détermine le groupe d’affectation pour les deux types d’enregistrement.
• Tous les destinataires CC sont ajoutés à la liste de surveillance.
• L’importance de l’e-mail détermine la priorité du ticket ou de la demande.
  • Importance élevée : crée un ticket ou une requête d’IA avec une priorité 2 (élevée).
  • Importance normale : crée un ticket ou une requête d’IA avec une priorité 3 (modérée).
  • Importance faible : crée un ticket ou une requête d’IA avec une priorité 4 (faible).
• L’objet de l’e-mail est défini sur le nom de l’enregistrement.
• Le corps de l’e-mail renseigne le champ Description .
• Les pièces jointes d’e-mail sont incluses et liées à l’enregistrement.
• Pour les tickets d’IA, le champ Source est défini sur E-mail.