Demande de diligence raisonnable pour la gestion des risques liés aux tiers
Demandez un devoir de diligence vis-à-vis des risques liés aux tiers pour déterminer le niveau de risque pour les interactions avec un tiers, un engagement ou un prestataire 4PL à l’aide Gestion des risques liés aux tiers de . Vous effectuez une diligence raisonnable pour prendre conscience des risques associés afin de pouvoir prendre des décisions éclairées, établir des contrôles appropriés et atténuer l’impact négatif potentiel lorsque vous travaillez avec des parties externes.
- Un engagement est la relation informelle ou contractuelle que vous avez l’intention d’établir avec un tiers et qui pourrait potentiellement exposer votre organisation à des risques. L’engagement décrit les services ou les produits qui seront fournis par le tiers et d’autres détails de la relation.
- Un tiers est une organisation ou une personne avec laquelle vous avez interagi ou établi une relation d’affaires. Les tiers peuvent avoir des filiales et peuvent conclure des contrats avec des quatrièmes parties. Par exemple, les départements sont des filiales.
- Une quatrième partie peut conclure un contrat avec d’autres parties. Toutes les parties en aval, telles que la quatrième à la nième partie, supportent le risque de la même manière que les tierces parties.
Pour plus d’informations sur les termes utilisés dans ces sections ou sur les raisons pour lesquelles vous pourriez faire preuve de diligence raisonnable, consultez et TerminologiePourquoi effectuer une diligence raisonnable.
L’infographie suivante illustre le processus de demande de diligence raisonnable.
- Un employé de votre organisation demande une diligence raisonnable pour un engagement tiers.
- Le système envoie une notification par e-mail à l’employé qui a fait la demande.
- Le système envoie une notification par e-mail au groupe d’affectation des demandes de diligence raisonnable.
- Un membre du groupe peut affecter un gestionnaire de risques tiers (TPR) [sn_vdr_risk_asmt.vendor_risk_manager] ou un évaluateur TPR [sn_vdr_risk_asmt.vendor_assessor] pour agir en tant que propriétaire de la demande.
- Le système envoie une notification par e-mail au propriétaire affecté de la demande de diligence raisonnable.
- Le gestionnaire TPR examine la demande de diligence raisonnable relative à l’engagement et l’approuve. Si les informations fournies par le demandeur étaient insuffisantes ou si l’engagement n’est pas possible pour votre organisation, le gestionnaire TPR les rejette.
- Le processus IRQ commence après que le gestionnaire TPR a approuvé la demande de diligence raisonnable.
Pour en savoir plus sur la création ou la surveillance d’une demande de diligence raisonnable, consultez Demander une diligence raisonnable pour un engagement de tiers et Surveillance du processus de demande de diligence raisonnable.
Lors de la création d’une demande de diligence raisonnable, les options suivantes sont disponibles :
- Intégration d’un nouvel engagement Démarrez le processus d’intégration pour un nouvel engagement avec un tiers existant. Pour en savoir plus sur ce type d’intégration, reportez-vous à la section Exemple : intégration d’un tiers.
- Réévaluer un engagement existant Réévaluez un engagement existant lorsque les conditions changent. Par exemple, supposons que vous entendiez des nouvelles défavorables ou que vous ayez des changements dans les lignes d’approvisionnement de votre tiers. Vous voudrez peut-être réévaluer le risque en effectuant une diligence raisonnable supplémentaire.
- Réévaluer un engagement existant pour le renouvellement du contrat Réévaluez le risque avant que votre organisation ne renouvelle le contrat avec un tiers ou un engagement actuel en effectuant une diligence raisonnable.
- Séparation d’un engagement avec diligence raisonnable Déterminez si la séparation (résiliation de la relation) avec engagement est le plan d’action optimal en effectuant une diligence raisonnable. Par exemple, il peut être trop risqué de changer de tiers ou d’engagement même si leurs performances actuelles ne répondent pas aux attentes.
Des circonstances atténuantes peuvent contribuer à la décision. Par exemple, si le tiers s’approvisionne en matériaux difficiles à obtenir, le changement de fournisseur peut être coûteux et introduire des risques supplémentaires. Dans de tels cas, il peut être préférable de continuer avec le tiers existant, avec lequel il existe une relation à long terme, afin d’atténuer les perturbations potentielles et les risques plus élevés.
- Séparation d’un engagement sans diligence raisonnable Demandez la résiliation définitive d’un engagement lorsqu’un engagement prend fin ou lorsque vous souhaitez passer à un autre tiers pour d’autres raisons. Dans ce cas, vous n’avez généralement pas besoin d’effectuer une diligence raisonnable supplémentaire. Le processus comprend toutefois le processus normal de questionnaire sur les risques inhérents (IRQ) pour confirmer que les services fournis par l’engagement ne se poursuivront plus. Pour en savoir plus sur ce type de gestion du départ, reportez-vous à la section Séparation d’un engagement sans effectuer de diligence raisonnable.
L’exemple suivant montre comment une nouvelle demande de diligence raisonnable apparaît.
Pour plus d’informations sur les différents processus qui composent le workflow global de diligence raisonnable, consultez Workflow de diligence raisonnable et Évaluation du risque lié à un tiers.