Gestion du portail du tiers
Les contacts de tiers répondent aux questionnaires, aux demandes de documentation, aux tâches et aux problèmes sur le portail du tiers. Le portail est le point d’interaction entre les tiers et les évaluateurs de risques.
Contacts des tiers
Les contacts de tiers sont les personnes qui représentent le tiers. En utilisant le portail du tiers, ils peuvent répondre aux questionnaires, travailler sur des tâches et résoudre les problèmes soulevés par votre équipe d’évaluation des risques de tiers. Les contacts de tiers sont des contacts primaires ou secondaires. La personne-ressource principale est la personne affectée qui reçoit les questionnaires d’évaluation. Chaque tiers doit avoir au moins un contact principal. L’éditeur tiers [vendor_editor], le gestionnaire des risques de tiers (TPR) [sn_vdr_risk_asmt.vendor_risk_manager], l’évaluateur TPR [sn_vdr_risk_asmt.vendor_assessor] ou le contact principal peuvent créer des contacts de tiers.
Vous affectez la responsabilité de contact principal au contact de tiers qui peut répondre directement aux questions d’évaluation ou affectez un autre contact au tiers pour répondre aux questions. Les contacts principaux peuvent gérer d’autres contacts pour le tiers.Deux rôles sont automatiquement affectés aux contacts de tiers : vendor_contact et snc_external. Le rôle vendor_contact fournit aux contacts de tiers l’accès au portail du tiers, tandis que le rôle snc_external est une protection qui restreint l’accès uniquement au portail. Le rôle snc_external permet d’empêcher toute entrée non autorisée dans votre instance. Pour plus d'informations, consultez Configurer des contacts de tiers.
de propriété sn_vdr_risk_asmt.company.name . Reportez-vous à Configurer les TPRM propriétés.Tâches pour les contacts de tiers
Le contact de tiers primaire peut effectuer les tâches suivantes :
- Déléguez les questionnaires, les tâches et les problèmes à d’autres contacts de tiers.
- Affichez et mettez à jour les informations de contact du tiers.
- Mettez à jour les préférences de notification.
Les contacts de tiers secondaires peuvent utiliser le portail pour effectuer les tâches suivantes :
- Affichez les évaluations « Mes affectations » et répondez-y.
- Changer un mot de passe ou demander un nouveau mot de passe.
Les contacts de tiers voient le portail comme illustré dans l’exemple suivant.
États du questionnaire et de la demande de document
La progression est suivie dans les demandes d’évaluation et la progression est indiquée par l’état des demandes dans les questionnaires et les demandes de documents. Voici les états possibles pour les demandes.
- Nouveau
- Une fois les questionnaires et les demandes de documents envoyés, ils sont dans l’état Nouveau .
- En cours
- Une fois que le tiers ou le contact d’engagement a commencé à fournir des réponses dans un questionnaire ou une demande de document, les demandes sont à l’état En cours .
- Terminé
- Une fois que le contact du tiers ou de l’engagement a fourni des réponses à toutes les questions d’un questionnaire ou d’une demande de document et qu’il a enregistré, la demande est à l’état Terminé .Remarque :Une fois que toutes les demandes sont entrées dans l’état Terminé, vous devez revenir à la page d’évaluation et soumettre l’évaluation.
Répondre à des questionnaires à l’aide d’un Microsoft Excel modèle
Les contacts de tiers peuvent utiliser un Microsoft Excel modèle pour répondre à des questionnaires en téléchargeant le modèle, en le complétant et en important la version finale dans le portail du tiers. Le Microsoft Excel modèle de questionnaire contient des instructions pour remplir le modèle. Cela permet aux contacts de tiers de fournir des informations en dehors du portail tiers, rationalisant ainsi le processus de diligence raisonnable. Pour plus d'informations, consultez Utiliser un modèle de feuille de Microsoft Excel calcul pour les questionnaires externes et Répondre à l’aide d’un Microsoft Excel modèle.
Réponse aux évaluations à l’aide d’un questionnaire SIG
Les tiers peuvent utiliser le Évaluations partagées questionnaire SIG (Standardized Information Gathering) pour fournir des documents d’évaluation dans l’application Gestion des risques liés aux tiers . Le contact du tiers peut charger la feuille de calcul SIG préremplie ou répondre à un questionnaire basé sur un formulaire qui est importé dans l’instance. Pour plus d’informations, reportez-vous à et Utilisation du questionnaire SIG pour une évaluation des risquesRépondre à l’aide du SIG.
du menu Plus d’actions et en sélectionnant Réaffecter. Après la réaffectation du questionnaire, ils perdent l’accès au questionnaire.Lancement du portail
Les contacts de tiers lancent le portail à l’aide de [votre URL d’instance]/svdp).
Apprendre à utiliser le portail : la page FAQ
Les contacts de tiers peuvent sélectionner la FAQ pour afficher les réponses aux questions courantes, telles que la manière d’inviter des utilisateurs supplémentaires sur le portail et d’affecter des contacts principaux aux enregistrements de tiers ou d’engagement.
Gestion des contacts de tiers
- Créez un identifiant pour un nouveau contact de tiers.
- Activez ou désactivez la connexion d’un contact tiers.
- Réinitialiser le mot de passe d’un contact de tiers.
- Affectez un rôle d’utilisateur à un contact de tiers.
- Affectez un contact de tiers à une évaluation.
- Affichez et mettez à jour les informations de contact du client.
- Accédez aux évaluations terminées.
Pour plus d'informations, consultez Configurer des contacts de tiers et Gérer l’accès de vos contacts tiers.
La propriété Autoriser les évaluateurs à répondre aux questionnaires et les modifier pour les contacts de tiers (sn_svdp.allow_assessor_edit) doit être active. Pour plus d’informations sur la configuration de cette propriété, reportez-vous à la section Configurer les TPRM propriétés.
Affectations d’évaluation
Les tiers et les engagements peuvent chacun avoir plus d’un contact principal ou secondaire. Un tiers peut avoir plusieurs contacts, mais chaque contact n’appartient qu’à un seul tiers. Les engagements sont plus flexibles ; Un engagement peut inclure de nombreux contacts, et un seul contact peut participer à plusieurs engagements. Ces relations déterminent la manière dont les évaluations externes sont affectées dans le moteur d’évaluation classique et le Moteur d'évaluation intelligente.
Les évaluations externes sont toujours affectées aux contacts principaux. Lorsqu’il existe plusieurs contacts principaux, le système sélectionne automatiquement le premier contact principal par ordre alphabétique comme délégataire initial. Les règles régissant l’affectation des autres personnes et les personnes qui peuvent soumettre dépendent du moteur d’évaluation utilisé par votre organisation.
- Moteur d’évaluation classique
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Lorsqu’une évaluation externe classique est générée pour un tiers ou un engagement, le système affecte le questionnaire à un seul contact principal, le premier contact principal par ordre alphabétique. Les évaluations classiques ne désignent pas de propriétaire de questionnaire ; Le contact principal affecté peut remplir et soumettre le questionnaire.
- Moteur d'évaluation intelligente
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Les évaluations intelligentes affectent le questionnaire à tous les contacts principaux du tiers ou de l’engagement. Cependant, introduit un propriétaire de Moteur d'évaluation intelligentequestionnaire. Le propriétaire du questionnaire est le premier contact principal par ordre alphabétique et est responsable de la soumission de l’évaluation une fois toutes les réponses terminées.
- Le propriétaire est sélectionné automatiquement par ordre alphabétique par nom.
- Le propriétaire est la seule personne-ressource principale qui peut soumettre le questionnaire.
- Les autres contacts principaux peuvent répondre aux questions, mais ne peuvent pas soumettre à moins que la propriété ne soit réaffectée.
Remarque :Si nécessaire, le propriétaire peut réaffecter le questionnaire à l’aide de l’option Réaffecter dans le menu Actions supplémentaires du questionnaire. Après la réaffectation, le propriétaire précédent perd l’accès.