Workflow d’objectifs de contrôle
Le workflow d’objectif de contrôle introduit un processus de révision et d’approbation des changements apportés aux enregistrements d’objectifs de contrôle, empêchant les mises à jour non révisées d’affecter immédiatement les objets en aval tels que les contrôles.
Pourquoi le workflow existe
Avant le workflow d’objectif de contrôle, tout utilisateur disposant du rôle d’utilisateur Compliance pouvait directement mettre à jour un enregistrement d’objectif de contrôle sans processus de révision. Étant donné que les objectifs de contrôle sont référencés par des contrôles, des politiques, des problèmes et d’autres objets, les changements non examinés affecteraient immédiatement tous les enregistrements en aval.
Lorsque vous révisez un objectif de contrôle publié, un enregistrement brouillon de travail est créé pour contenir les brouillons de changements. L’enregistrement publié reste actif et disponible pour les processus en aval jusqu’à ce que vous publiiez explicitement les changements intermédiaires approuvés. L’enregistrement intermédiaire est lié à l’enregistrement de version actuelle et est toujours inactif, quel que soit son état de workflow.
Par exemple, un objectif de contrôle peut nécessiter des tests mensuels de gicleurs. Si un auteur de conformité souhaite modifier l’intervalle à deux mois, l’enregistrement publié existant continue de piloter la gestion et l’attestation des exceptions pendant que le changement proposé passe par l’examen et l’approbation dans l’enregistrement intermédiaire. Si le changement n’est pas approuvé, l’enregistrement publié n’est pas affecté.
États du workflow d’objectif de contrôle
Lorsque la propriété de workflow est activée, un objectif de contrôle passe par les états suivants :
- Brouillon
- État initial d’un objectif de contrôle nouveau ou révisé. L’enregistrement est inactif. Les utilisateurs répertoriés dans le champ Propriétaire , les membres des groupes répertoriés dans le champ Groupe propriétaire et les utilisateurs disposant du rôle de gestionnaire de conformité peuvent modifier l’enregistrement et effectuer des actions de workflow.
- Revue
- Déclenché lorsque le propriétaire sélectionne Examen de la demande. Les approbations sont générées en fonction des règles d’approbation dynamiques configurées. Si aucune règle d’approbation ne s’applique, l’objectif du contrôle passe directement à l’état Approuvé. L’enregistrement est en lecture seule pendant la révision.
- Approuvés
- L’objectif de contrôle a réussi toutes les approbations requises. L’enregistrement est en lecture seule, à l’exception du champ Date d’effet . L’objectif du contrôle n’est pas encore actif.
- Publié
- L’objectif du contrôle est actif. Le marqueur actif est défini sur vrai. Les champs de contenu de base (nom, description, recommandation supplémentaire, catégorie, classification et type) sont verrouillés. Les champs de métadonnées tels que les paramètres d’attestation et la règle de regroupement des problèmes, ainsi que les champs de propriété, restent modifiables sans nécessiter d’enregistrement intermédiaire.
- Mis hors service
- L’objectif du contrôle est inactif. Le marqueur actif est défini sur faux. La mise hors service est déclenchée en sélectionnant le bouton Mettre hors service ou en définissant directement le marqueur actif sur faux.
Types de révision
Lorsque vous initiez un changement sur un objectif de contrôle publié, vous devez sélectionner un type de révision. Le type de révision détermine la façon dont les contrôles associés sont affectés lors de la publication du changement.
- Majeur
- À utiliser pour les changements substantiels au sens ou à l’intention de l’objectif de contrôle. Lorsqu’une révision majeure est publiée, tous les contrôles associés reviennent au brouillon, ce qui oblige les propriétaires de contrôle à examiner les changements et à les attester à nouveau.
- Mineur
- À utiliser pour les corrections telles que les corrections orthographiques, les corrections typographiques ou les reformulations qui ne changent pas la signification fonctionnelle de l’objectif de contrôle. Lorsqu’une révision mineure est publiée, les contrôles associés restent dans leur état actuel. Les valeurs de champ mises à jour sont appliquées aux contrôles sans déclencher de nouvelle attestation.
La catégorisation d’un changement comme majeur ou mineur est subjective et n’est pas imposée par des restrictions au niveau du champ. Les réviseurs peuvent rejeter un enregistrement intermédiaire si le type de révision ne correspond pas au champ d’application des changements apportés. Vous pouvez modifier le type de révision à tout moment avant la publication en sélectionnant Mettre à jour le type de révision dans l’enregistrement intermédiaire.
Comportement avec la propriété de workflow activée et désactivée
Le workflow d’objectif de contrôle est contrôlé par la propriété de workflow Activer le workflow d’objectif de contrôle . Le tableau suivant résume comment le comportement diffère en fonction du paramètre de propriété.
| Domaine de comportement | Propriété désactivée | Propriété activée |
|---|---|---|
| Qui peut modifier un objectif de contrôle | Tout utilisateur disposant du rôle d’utilisateur Compliance | Utilisateurs dans le champ Propriétaire , membres de groupes dans le champ Groupe propriétaire et utilisateurs ayant le rôle de gestionnaire de conformité |
| Modification d’un enregistrement publié | Modifications directes de l’enregistrement de l’objectif du contrôle | Les modifications sont apportées à un enregistrement intermédiaire ; L’enregistrement publié n’est pas modifié tant que les changements intermédiaires n’ont pas été approuvés et publiés |
| Champ d'état | Présent mais pas de transitions de workflow. Les nouveaux enregistrements sont définis par défaut sur Brouillon ; les enregistrements actifs indiquent Publié ; les enregistrements inactifs affichent Mis hors service | Transitions complètes du workflow : brouillon → examen → approuvé → publié → mis hors service |
| Actions du workflow | Non disponible | Disponible dans l’espace de travail en fonction de l’état actuel et du rôle de l’utilisateur (Demander une revue, Publier, Mettre hors service, et autres) |
| Champs Propriétaire et Groupe de propriété | Non présent sur le formulaire | Au moins un de ces champs est obligatoire |
| Champ de date d’effet | Non disponible | En option ; publie automatiquement l’objectif du contrôle à la date spécifiée ; renseigné avec la date de publication réelle lorsqu’elle est laissée vide |
| Impact sur les contrôles lors de la publication d’un changement | Tous les contrôles associés passent à l’état Brouillon immédiatement après l’enregistrement | Révision majeure : les contrôles associés passent à l’état Brouillon. Révision mineure : les contrôles associés demeurent dans leur état actuel ; Les valeurs de champ mises à jour sont appliquées sans déclencher de nouvelle attestation |
| Activation de l’objectif du contrôle lors de la publication de la politique | Tous les objectifs de contrôle associés sont automatiquement activés lorsqu’une politique est publiée | Tous les objectifs de contrôle associés doivent être à l’état Approuvé ou Publié avant qu’une politique puisse demander l’approbation. Les objectifs de contrôle approuvés sont automatiquement publiés lorsque la politique associée est publiée De même, les changements apportés à un objectif de contrôle ne peuvent pas être publiés si une politique associée est à l’état Publié, Mis hors service ou En attente d’approbation. Pour publier des changements d’objectifs de contrôle, la politique associée doit être à l’état Brouillon ou Révision. |
| Prise en charge de l’interface utilisateur classique | Accès complet à la modification et à la liste connexe | Préservation de l’accès aux listes d’édition et aux listes connexes ; Actions de workflow disponibles dans l’espace de travail uniquement. Un message d’informations sur le formulaire invite les utilisateurs à ouvrir l’enregistrement dans l’espace de travail pour effectuer des actions supplémentaires |