Définition des paramètres du document
Avant d’utiliser l’application Documents gérés, l’utilisateur disposant du rôle document_management_admin doit définir les paramètres qui définissent les types de documents à gérer via l’application. Documents gérés fournit des options de paramètres de base et personnalisés.
Définition des paramètres du document
Les paramètres de document suivants doivent être définis :
- Type : identifie l’objectif du document. Le type détermine également le format de document et le format de nom par défaut.
- Classification : indique le niveau de sécurité affecté au document et détermine qui peut consulter ou modifier le document.
- Public : spécifie les lecteurs prévus du document.
- Format du nom : spécifie le format de nom à utiliser lorsqu’une révision de document est ajoutée.
- Composants de nom : sont des identificateurs individuels utilisés à l’intérieur d’un format de nom. Les composants de nom définissent un chemin de référence (souvent par remontée pas à pas) qui contient la valeur spécifique au document.
- Règles d’approbation : déterminez les approbateurs ajoutés aux documents (en plus des réviseurs spécifiés dans l’enregistrement du document).
Définition des types
Pour définir un nouveau type, accédez à et cliquez sur Nouveau.
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Nom unique pour le type. |
| Code | Code court pour le type. Référencé en tant que composant de nom pour le format de nom. |
| Étiquette | Une étiquette à afficher dans la liste de choix du type . |
| Format de nom | Le format de nom que les documents de ce type utiliseront. |
| Ordre | Nombre indiquant l’ordre du type dans la liste de choix. |
Les types suivants sont disponibles dans le système de base.
| Nom | Code | Étiquette | Format de nom | Ordre |
|---|---|---|---|---|
| -- Aucun -- | null | -- Aucun -- | null | 1 |
| policy | Ligne de bon de commande | Politique | Politique par défaut | 2 |
| Guide de ligne directrice | Interface graphique | Directive | Valeur par défaut | 3 |
| Procédure | PROCÉDURE | Procédure | Valeur par défaut | 4 |
| contrat | DUPER | Contrat | Valeur par défaut | 5 |
Remarque :
Pour les documents ayant un type de contrat, une liste connexe de contrats apparaît sur l’enregistrement du document, répertoriant tous les contrats auxquels le document est associé.